В любой компании службы административно-хозяйственная и IT работают в связке. Опрошенные «Административным директором» руководители хозяйственных служб различных компаний в один голос говорили о необходимости четкого взаимодействия этих двух отделов, особенно когда принималось решение о расширение, выбирался новый офис и начинался переезд.
Среди компаний, которые пережили масштабный переезд и накопили бесценный опыт, – PricewaterhouseCoopers в России. Поскольку речь шла о значительном расширении, компания взяла в аренду около 30 тысяч кв. м в офисном центре «Белая площадь». Но прежде чем приступить к строительным работам, был составлен четкий план по внедрению инновационных решений. В проектировании и создании «умного офиса» с первых дней активно участвовал IT-директор PwC в России Дмитрий Иншаков.
Решения принимаются коллективно
Во многом «успех предприятия» зависел от комитета по переезду, в который вошли руководители и представители всех бизнес-подразделений PwC в России, а также руководители и менеджеры ряда корпоративных служб: административного департамента, отдела маркетинга и внутренних коммуникаций и департамента информационных технологий. Комитет стал настоящим штабом, где коллективно принимались стратегические и тактические решения по проекту. Так что же за «умный офис» был построен при содействии IТ-департамента компании?
Как рассказывает Дмитрий Иншаков, в качестве основы IT-инфраструктуры нового офиса была выбрана интеллектуальная структурированная кабельная система (СКС) на базе решения SYSTIMAX iPatch и сетевого оборудования Cisco. Она включает в себя локальную вычислительную сеть, средства связи и телекоммуникаций. Средства интеллектуального мониторинга сетевой инфраструктуры контролируют работу компонентов сети в режиме реального времени, что позволяет не только обеспечивать надежную защиту от несанкционированного доступа, но и администрировать компьютерную сеть с привлечением минимального количества ГТ-специалистов.
СКС охватывает 14 этажей здания, содержит 6400 портов и рассчитана на поддержку до 3000 сотрудников. В здании построен Центр обработки данных (ЦОД), а на каждом этаже установлены коммутационные центры. Новым элементом инфраструктуры стала интегрированная аудиовидеосистема, объединившая более 30 переговорных комнат, тренинг-классы, конференц-залы и видеопанели в open space. Система позволяет транслировать презентации и различный мультимедиаконтент в переговорных комнатах, показывает программы внутреннего телевидении HD-формата на нескольких десятках LCD-экранов.
Аудиовидеосистема построена на оптических каналах, а традиционная СКС представляет собой комбинированное решение: между этажами проложены оптоволоконные каналы, а разводка внутри этажей выполнена на витой паре категории 6, обеспечивая пропускную способность до 1 Гбит/с на рабочее место. Принимая во внимание, что срок аренды здания более 10 лет, СКС была создана с запасом – на случай выполнения новых задач.
Стоит отметить, что все ключевые решения принимались сообща. Дмитрий Иншаков и IТ-менеджер проекта Денис Гурко презентовали на заседаниях комитета по переезду ключевые аспекты IT-инфраструктуры нового офиса, выносили на обсуждение варианты решений, согласовывали порядок внедрения систем в новом офисе. К примеру, именно комитетом были приняты решения о 100% покрытии нового здания сетью корпоративного Wi-Fi для обеспечения мобильности сотрудников и гостей компании, о сроках и порядке переезда, времени и продолжительности приостановки IT-сервисов.
Нововведения – только до или после
«Мой совет коллегам: если у вас есть инновационные IT-проекты, которые связаны с переездом, не стоит выполнять их непосредственно в это время. На первый взгляд, нововведения в период переезда – вещь вполне логичная, но мой опыт участия в восьми переездах различных компаний говорит о том, что надо максимально развести во времени переезд и существенные изменения в IT-инфраструктуре. Это позволяет снизить стресс для сотрудников компании, не нагружая их изучением новых IT-решений в этот напряженный период времени. Также это нужно для того, чтобы не добавлять работы сотрудникам IT-департамента, которые загружены вопросами подготовки и осуществления переезда», – говорит Дмитрий Иншаков.
Именно до переезда в двух прежних офисах PwC была внедрена централизованная система печати с авторизацией по карточкам электронных пропусков сотрудников. Эта система позволяет отправлять задание на единый «виртуальный» принтер и затем при помощи личного электронного пропуска получать распечатку на любом принтере в офисе. Если бы эта система осталась прежней, пришлось бы проводить сложное планирование изменений рассадки сотрудников и расположения принтеров, составлять схему привязки конкретных компьютеров к оргтехнике. А это трудоемкая и достаточно сложная работа, при выполнении которой неизбежно возникли бы ошибки. Таким образом, сотрудники в первые недели после переезда гораздо чаще обращались бы в службу поддержки в попытках найти принтер, на который с рабочего компьютера отправлен документ. Поэтому новая система была внедрена в двух старых офисах, и сотрудники до переезда успели привыкнуть к работе с ней.
Также именно до переезда было принято решение о полном переходе на IP-телефонию. Речь идет не только об IP-каналах для бесплатных звонков между офисами фирмы, но и о том, что все телефоны в офисе были заранее заменены на IP-телефоны. Это позволило переносить их в любое помещение старого или нового офиса и просто подключать к компьютерной сети. Телефон тут же получает свой IP-адрес, соединяется с офисной станцией Avaya и автоматически программируется на заданный телефонный номер. Это дает инфраструктуре дополнительную гибкость, позволяя не устанавливать временную АТС в период переезда. Неважно, в какой географической точке физически находится телефон, – он всегда может быть подключен к корпоративной сети.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.