Компания «Деловые решения и технологии» (ДРТ), до 2022 года работавшая в России под брендом Deloitte, в скором времени планирует переезд в строящийся бизнес-центр Dubinin Sky в районе Павелецкого вокзала в Москве. Об этапах подготовки к масштабному переезду и о том, какие изменения произошли в компании за последние три года, нашему журналу рассказала Юлия Жуковская, директор по корпоративной поддержке бизнеса.
— Ваша компания долгое время арендовала большой офис в бизнес-центре «Белая площадь». Почему решили переезжать?
— Мы начали рассматривать возможность переезда еще в 2020 году, когда удаленная работа стала практически нормой и число сотрудников в офисе значительно сократилось. В результате офис использовался не в полную силу. Пандемия коронавируса добавила свои сложности в эту ситуацию. Наша компания пыталась отказаться от лишних этажей, но сложные условия договора с арендодателем не оставили нам выбора. В конечном итоге мы заняли три этажа и попытались сдать лишние площади в субаренду, что оказалось довольно сложной задачей.
— Как выбирали новое место для офиса?
— Несмотря на мнение брокеров о нехватке вакантных площадей на рынке, мы исследовали около 40 объектов — как новые, так и только что освободившееся площади. В результате наш выбор пал на Dubinin Sky — строящийся проект, который, по нашему мнению, скоро станет новой стратегической локацией, подобной старой «Белой площади». Однако поскольку этот офис будет готов только в 2026 году, а аренда в «Белой площади» у нас заканчивается в 2025-м и продлить договор практически невозможно, нам пришлось принять решение о поиске временного места размещения. И мы совсем недавно переехали в бизнес-центр Riverside Towers на Павелецкой. Этот шаг дал нам возможность существенно сократить офисные площади — с 7000 до 3500 кв. м, а также избавиться от всего лишнего и навести порядок.
Мы спланировали временный офис с учетом реальных потребностей бизнеса и сотрудников. В скором времени здесь будет внедрена система бронирования рабочих мест и переговорных, а также приема заявок. В этом офисе мы проведем год, обобщим приобретенный опыт и сделаем выводы, прежде чем переехать в наш идеальный офис на Дубининской.
— Коворкинг как временное решение не рассматривали?
— Нет, для всей компании это невозможно. У нас значительное количество сотрудников, и с учетом того, что мы занимаемся аудиторской деятельностью, требующей высокой степени конфиденциальности, коворкинги нам просто не подходят.
— Как сотрудники отнеслись к переезду во временный офис?
— Отклики разные. Для некоторых, кто 15 лет пешком ходил в офис на Белорусской и купил квартиру неподалеку, этот переезд — не самая радостная новость. Однако многие готовы к изменениям и ожидают чего-то нового, поскольку устали от старого офиса. Переезд — это всегда чувствительный момент, но в целом сотрудники настроены на перемены.
Мы стараемся сделать новый офис таким, чтобы его не сравнивали с прежним, а воспринимали как новый дом. Планируем организовать экскурсии по району, показать Дом музыки и предложить новые мотивационные программы. Да, для кого-то дорога будет занимать больше времени, но это все же не за пределами города. Кроме того, сотрудники могут работать в гибком формате — как в офисе, так и удаленно.
— Как вы готовитесь к переезду?
— Поскольку у нас в «Белой площади» были пустые этажи, которые не сдали в субаренду, мы решили воспользоваться этой возможностью и забрали оттуда мебель для обустройства нового офиса. Мы постарались сделать процесс максимально незаметным — сотрудники даже не почувствовали, что идет переезд. Во временном офисе сделали ремонт, подготовили и оборудовали рабочие места, доукомплектовывали их всем необходимым. Установили вендинговые аппараты и кофемашины — это может показаться мелочью, но на самом деле очень важно.
Все работы проводили собственными силами: мы занимались планированием пространства, организацией рабочих мест и перевозкой мебели. При этом параллельно шел переезд офиса в Санкт-Петербурге — с двух этажей на один, подобная активность велась и во Владивостоке. Все это создавало большую нагрузку на команду, но мы понимали, что это идет этап подготовки к светлому будущему. Поэтому все проходило гармонично, и новый офис складывался как пазл.
— У вас большой профессиональный опыт в административной сфере?
— Да, я начинала свою карьеру в Deloitte в качестве руководителя отдела закупок, а до этого работала в закупках крупных международных компаний. Когда я пришла в компанию, централизованной функции закупок не существовало — каждое подразделение решало эти вопросы самостоятельно. Я с нуля собрала команду, разработала закупочную политику и внедрила систему Ariba. За три года мне удалось наладить все процессы, после чего я ушла в поисках новых вызовов.
Когда международная компания Deloitte покинула российский рынок и в организации началась трансформация, меня пригласили оценить текущие процессы и предложить пути их развития. Вскоре мне доверили не только закупки, но и весь административный блок, включая региональные офисы. Так я стала руководителем отдела корпоративной поддержки бизнеса, которому сама и дала название.
— Какова сегодня структура вашего отдела?
— В отделе работает множество специалистов, каждый из которых выполняет важную роль. Состав команды включает закупщиков, административную команду, специалистов по эксплуатации недвижимости, центр административного обслуживания, партнерских и административных ассистентов, службу поддержки, почтовую службу, ресепшен, тревел- и транспортных менеджеров, организаторов мероприятий, команду, отвечающую за проекты ESG.
Вся корпоративная поддержка бизнеса, включая региональные офисы, находится в зоне моей ответственности. У нас большая команда — около 100 человек. Заметная часть моего времени уходит на сплочение и обучение коллектива, что, безусловно, играет ключевую роль в нашей работе.
— Вы часто работаете удаленно. Как удается эффективно управлять большой командой на расстоянии?
— Пандемия кардинально изменила наши рабочие привычки, и сотрудники уже не готовы возвращаться к строгому графику. К счастью, компания не требует обязательного присутствия в офисе, и мы даже планируем переход на четырехдневную рабочую неделю. Наша цель — создать максимально комфортные условия для сотрудников, чтобы они могли выбирать формат работы, сохраняющий баланс между личной жизнью и работой. Мой личный девиз — не work-life balance, а life and work balance: сначала жизнь, потом работа.
В отделе корпоративной поддержки бизнеса создано несколько групп, и каждая из них имеет своего руководителя, на которого я могу положиться. Мы активно используем рабочие чаты, что позволяет мне быть в курсе всех процессов, быстро реагировать на изменения и поддерживать команду. Вся коммуникация построена так, чтобы мы работали как единый живой организм, независимо от того, где находимся физически. Это позволяет поддерживать высокий уровень взаимодействия и эффективности, даже работая удаленно.
— Какие личные качества вы считаете ключевыми при подборе сотрудников?
— На первом месте для нас стоят мотивация и ориентация на результат. Важно быть гибким, не ограничиваться рамками должностной инструкции и быть открытым к новым задачам. Способность быстро обучаться также является значительным преимуществом. Мы высоко ценим неравнодушие, любознательность и готовность брать на себя ответственность. Иногда эти качества не проявляются сразу, но мы внимательно отслеживаем их в процессе адаптации новых сотрудников. Ведь настоящая эффективность команды зависит не только от профессиональных навыков, но и от личных качеств каждого ее участника.
— Что для вас важнее при выборе кандидата: профессиональные навыки или личные качества?
— Все зависит от конкретной позиции. Например, для делопроизводителя важен минимальный опыт работы с документами и знание Word, а нашим внутренним системам мы обучим. Что касается ресепшена, то здесь ключевой является коммуникабельность — это лицо компании.
В административной команде мы акцентируем внимание не столько на опыте, сколько на софт-скиллах, адекватности и желании быть частью корпоративной культуры. Мы обучаем молодых специалистов внутри компании, многие из которых затем переходят в другие отделы, такие как HR, управление проектами, становятся бизнес-аналитиками. Благодаря этому внешняя текучка среди сотрудников минимальна.
Однако в отдел эксплуатации я, например, приняла на работу специалиста старше 50 лет, который прекрасно разбирается в технике, хотя его навыки коммуникации не столь сильны. Важно, чтобы каждый был на своем месте.
— Как вы мотивируете свою команду?
— Мы делаем акцент на вовлеченности. Для этого организуем корпоративные мероприятия, деловые выезды, вечера настольных игр и отмечаем дни рождения сотрудников. Компания постоянно экспериментирует с форматами и ищет свой уникальный рецепт создания сплоченной команды. Например, когда в офисе на Белорусской не удалось сдать этажи в субаренду, мы решили превратить их в пространства для встреч и отдыха. Эти зоны оборудованы массажными креслами, из окон открываются красивые виды, что сделало их центром неформального общения и отдыха.
— Что лично вас вдохновляет на работу?
— Я по натуре оптимист, люблю наводить порядок, внедрять новые процессы и видеть результат. Для меня важна гибкость: я мама двоих детей, воспитываю их одна и ценю, что могу работать в удобном для себя ритме. Главное — это результат, а не то, где и когда ты его достигаешь. Я стараюсь делать все «как для себя», и меня вдохновляют масштабные проекты, новые задачи, возможность реализовывать свои идеи и видеть, как они делают жизнь коллег проще и приятнее. Каждый мой день в компании — шанс сделать что-то значимое и быть частью команды, которая стремится к успеху. В конечном итоге, именно это и поддерживает мой энтузиазм и желание продолжать работать в этой сфере.
Беседу вела Виктория Тот
