Любой переезд организации в новый офис либо внутри него — отдельный проект для административного директора. А переезд в рамках этого проекта руководителя компании — особое задание, подходить к которому необходимо максимально ответственно. Эксперт нашего журнала директор по административным вопросам ПАО «Совкомбанк» Алена Кулаченкова организовала переезд не одного топ-менеджера. Даже в тот день, когда мы пришли к ней на интервью, она занималась переездом руководителей банка из временных помещений в только что отремонтированные кабинеты. Так что свои вопросы мы задавали практически по горячим следам.
— Алена, какие нюансы следует учесть при подготовке переезда руководителя?
— Это во многом зависит от того — переезжает руководитель на постоянное место или временное. Можно сделать ЗЭ-визуализации, точные планы. Это дорого, но у вас будет меньше забот с нюансами. Однако я предпочитаю не тратить время и деньги компании, а доработать план расстановки на месте во время переезда.
Если это будет временный кабинет, то прежде всего необходимо выяснить уровень доступа к руководителю, который влияет на степень закрытости зоны помещения. Также следует учесть то, что даже на временной основе под кабинет руководителя нужно найти немаленькое пространство, предусмотреть зону ожидания для посетителей, даже туалетные комнаты, которые зачастую становятся весьма тонким моментом. Если у руководителя была отдельная уборная, то и при переезде надо помнить об организации отдельной санитарной точки. Для одних это несущественно, для других — немаловажно.
— А что делает руководитель во время переезда?
— Как правило, продолжает работать. Наши топы чаще всего пользуются ноутбуками — это огромный плюс, ведь они могут взять эту технику и где-то пару часов пересидеть или поработать из дома, но это максимум, на который мы можем рассчитывать. Ведь есть кабинеты, оснащенные необходимым руководителю оборудованием, которое не всегда целесообразно воссоздавать в домашних условиях, поэтому нужно торопиться.
— Среди руководителей часто встречаются капризные персоны, которые возмущаются, что на новом месте все не так, как обычно…
— Да, бывает и такое. Поэтому для создания привычного комфорта я рекомендую делать фотографии существующего кабинета, чтобы максимально точно восстановить обстановку. Я фотографирую даже то, как лежат бумаги на столах, чтобы точно разложить их на новом месте.
— Наверное, упаковывать их вещи тоже надо как-то по-особенному?
— Обычно у руководителей в кабинетах хранятся какие-то сувениры, награды, иногда даже дорогие коллекции. Поэтому на этапе упаковки к внутреннему перевозчику может присоединяться служба безопасности с целью разделить ответственность за сохранность дорогих вещей. На время переезда такие вещи обычно помещаются на внутренний склад либо арендуется хранилище или банковская ячейка. Решение об уровне сохранности подобных предметов следует принимать заранее, ни в коем случае его нельзя оставлять за перевозчиком.
— А как выбирать перевозчика для VIP-переезда?
— При проведении тендера первое, что я спрашиваю — предыдущий опыт работы с аналогичным уровнем заказчиков. Причем я не смотрю рекомендательные письма, а звоню контактным лицам, которые в них указаны, и спрашиваю, что понравилось, что не понравилось, какие возникали сложности. Затем оцениваю стоимость и предлагаемые сроки исполнения работы. Также важно понять, с какими именно людьми предстоит работать. В погоне за оптимизацией можно столкнуться с грузчиками, плохо владеющими русским языком и с трудом ориентирующимися в пространстве. Указание «поставьте левее и разверните немного направо» может понять не всякий. Люди должны контактировать с вами и не оспаривать указания, не вздыхать, если вы пятый раз подряд просите переставить один и тот же столик, пытаясь найти для него оптимальное место. Я сразу предупреждаю мувинговую компанию, что придется «поиграть в тетрис», поэтому мне нужны опытные исполнители. Учиться они должны не на перевозках категории VIP, а на заданиях попроще.
И, конечно, необходимо всегда лично контролировать переезд.
— Как эффективно взаимодействовать со службой безопасности в подобного рода переездах?
— С этой службой необходимо начать контактировать на самой ранней стадии планирования переезда. Важно предусмотреть необходимое ей время для работы со своими системами и освободить территорию от посторонних людей. После того как эта служба закончит свою работу, вы можете предоставить помещение перевозчику. Тот же процесс повторится и в момент заселения в новое помещения.
— А что происходит, когда все вещи и системы оказываются на новой территории?
Продолжение статьи доступно только подписчикам.