Год выдался не из легких. Снижение деловой активности, определенные финансовые трудности, связанные со скачками курсов валют, да и общее положение в стране вынуждают компании пересматривать договоры аренды используемых помещений, приглядываться к площадям подешевле. Это значит, что многим предстоит переезд — очередной вызов для административно-хозяйственного руководителя, с которым он должен справиться подобающе. О том, какие риски при переезде ожидают компании, журналу «Административный директор» рассказали Михаил Колпаков, руководитель отдела развития компании «Деликатный переезд», и Александр Пахмутов, административный менеджер компании «МегаЛабс».
Как правило, в любом офисном переезде заняты два действующих лица — владелец имущества и мувинговая компания, которая осуществляет перемещение этого имущества на новое место. Основными рисками владельца при переезде эксперты называют: утрату имущества, информации, нарушение сроков начала работы компании на новом месте, упущенную выгоду, репутационные риски должностного лица, отвечающего за проект. Среди рисков подрядчика указывают увеличение себестоимости работ, штрафные санкции и также репутационные риски.
Кроме того, эксперты выделяют четыре основных этапа переезда, где эти риски можно выявить и предупредить:
1) Принятие компанией решения о переезде;
2) Выбор компании, предоставляющей услуги по переезду;
3) Подготовка к переезду;
4) Переезд на новое место и обустройство.
1. Выбираем новые площади
Как считает Александр Пахмутов, рассматривая выгодные предложения об аренде, нельзя браться за первое подходящее по цене. Прежде стоит изучить скрытые риски переезда в принципе, определить выгоды и потери компании, которые могут возникнуть. И только взвесив все за и против, принимать решение и определять дату переезда. Компания должна понимать, для чего ей необходим переезд.
Александр отмечает: «Риск неправильного определения необходимой площади будущего офиса — один из главных при переезде. Компания может как динамично расти, так и сокращаться, поэтому необходимо знать планы ее развития как минимум на два года вперед. Ошибиться в выборе площади при переезде очень легко. В своем последнем переезде мы преследовали две основные цели — уменьшить стоимость аренды и увеличить площадь, оставшись в той же примерно локации, где и были. То есть найти большой и дешевый офис в центре рядом со своим маленьким дорогим. Когда мы переехали в предыдущий офис, уже спустя несколько месяцев расти было некуда, только на улицу».
Помимо риска неправильного определения площади, по словам административного менеджера компании «Мега-Лабс», существует также риск выбора офиса с неправильной локацией. Сегодня практически все компании, решившиеся на переезд, рассматривают транспортную доступность нового офиса для персонала.
Известно множество случаев потери ценных сотрудников из-за переезда в новейший, комфортный офис со всеми современными коммуникациями, но неудобный с точки зрения месторасположения.
Кроме того, существует риск переезда в некачественное здание, что повлечет его дооснащение, а значит, потребуются дополнительные денежные средства, которые могут оказаться весьма значительными.
Все эти риски ведут к появлению одного глобального риска для компании — неправильного расчета бюджета на переезд.
Как отмечает Михаил Колпаков, руководитель отдела развития компании «Деликатный переезд», на этапе принятия решения о переезде также важно определить затраты непосредственно на сам переезд в новый офис. Для более точного определения бюджета он рекомендует пригласить сразу несколько мувинговых компаний, попросить их подготовить несколько вариантов смет, ведь на этом этапе, как правило, еще не известен ни график переезда, ни точный перечень имущества. Также необходимо заранее оценить целесообразность перемещения мебели в новый офис — может оказаться, что затраты на ее перевозку выше или близки к стоимости новой мебели. Произвести такую оценку вам также поможет мувинговая компания.
Для корректного расчета стоимости услуг Михаил Колпаков рекомендует заказчику передать мувинговым компаниям максимально исчерпывающую информацию об объеме перевозимого имущества (мебели, техники), характеристиках всего имущества, условиях переезда (сроки), особенностях помещения и прочем. Это поможет исполнителю минимизировать ошибки при расчете времени переезда и количества необходимых специалистов. Не редки случаи, когда клиенты в техзадании указывают лишь общее количество рабочих мест, которое впоследствии не совпадает с реальным объемом. Профессиональная мувинговая компания обязательно попросит уточнить характеристики имущества и условия переезда. Не предоставляя информацию, вы сами увеличиваете риск некорректного расчета бюджета переезда.
2. Выбор организации-подрядчика
Для того чтобы избежать неправильного формирования бюджета на переезд, следует не только корректно рассчитать все затраты на новый офис, разработать план переезда, но и выбрать безупречного подрядчика по переезду. Михаил Колпаков рекомендует еще до начала тендера из списка участников отсеять «фирмы-однодневки», а также подрядчиков с большим количеством отрицательных отзывов: «Одно дело пообещать, а совсем другое — выполнить в срок и с должным уровнем качества. Выясните, дорожит ли подрядчик своей репутацией, всегда ли выполняет взятые на себя обязательства. Это можно сделать, опросив ваших коллег, административных директоров других компаний». В свою очередь, Александр Пахмутов подтверждает, что основной риск при выборе поставщика — вероятность заключения договора с мувинговой компанией, которая предложила лучшую стоимость, не соразмерив свои ресурсы с объемом возлагаемых на нее обязательств. Это, по мнению эксперта, грозит заказчику срывом сроков переезда, порчей или утратой имущества. Чтобы этого избежать, при согласовании условий договора следует учитывать ответственность исполнителя за возможные нарушения, а на этапе проведения тендера убедиться, что мувинговая компания обладает всеми ресурсами для реализации своих обязательств — у нее достаточно транспортных средств для перевозки имущества, есть необходимые для упаковки и транспортировки расходные материалы, достаточно квалифицированного персонала. Также подрядчик должен подтвердить, что данный проект для него не первый и опыта у него достаточно.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.