29 июля 2026 года журнал «Административный директор» провел в Москве ежегодную конференцию «Сервисный импульс компании». Мероприятие прошло в Meeting Point на Охотном Ряду и собрало административных и HR-руководителей, специалистов по закупкам, корпоративным сервисам, деловым поездкам, офисным технологиям и внутренним коммуникациям.
В центре программы оказался вопрос, который сегодня волнует практически каждую административную команду: как сохранить качество внутренних сервисов, повысить их управляемость и не наращивать ресурсы вслед за ростом количества задач. Спикеры представили корпоративные кейсы, модели управления и практические инструменты. Разговор шел о благополучии сотрудников, эффективности офиса, автоматизации командировок, цифровом управлении корпоративным транспортом, организации мероприятий, клининге, технологиях умного офиса и применении искусственного интеллекта в ежедневной работе административных подразделений.
Благополучие сотрудников как системная программа
Екатерина Холодкова, руководитель проектов по повышению благополучия и управлению здоровьем сотрудников «Лемана ПРО», открыла деловую программу. Она представила программу «Забота Лемана ПРО», которая объединяет социальную политику, кафетерий льгот и программы благополучия. Поддержка распространяется на сотрудников с первого дня работы, а отдельными возможностями могут пользоваться и члены их семей.
В программе пять направлений: физическое, ментальное, финансовое, социальное и карьерное благополучие. Сотрудникам и членам их семей доступно более 100 инструментов: от ДМС, телемедицины и консультаций психологов до программ финансовой грамотности, поддержки родителей, детей и сотрудников, оказавшихся в сложной жизненной ситуации.
По данным внутренних опросов компании, более 80% сотрудников считают, что проекты, связанные с благополучием, помогают им решать сложные жизненные вопросы и развиваться внутри компании. Программами охвачены все регионы присутствия «Лемана ПРО» в России и Казахстане. Важной частью системы стали цифровые решения и инструменты на основе ИИ, которые делают поддержку доступной сотрудникам независимо от подразделения, региона и графика работы.
Офис должен доказывать свою ценность для бизнеса
Ксения Каширина, ex-руководитель службы управления офисами и сервисами «Яндекса», предложила отказаться от оценки офисных инициатив на уровне «нравится – не нравится». По ее словам, любая идея, от создания кофе-пойнта до изменения планировки, должна начинаться с конкретной бизнес-задачи.
Для проверки инициативы важно ответить на пять вопросов: для какой аудитории и какую проблему она решает, что именно должна изменить, какие существуют альтернативы и чем будет подтвержден результат. В качестве примеров Ксения Каширина разобрала работу кофе-пойнтов и корпоративных спортивных программ, показав, почему количество посещений само по себе не доказывает пользу сервиса.
Отдельное внимание она уделила рабочей среде: шуму, качеству воздуха, освещению, температуре и эргономике. Эти факторы, по ее словам, являются не дополнительными бонусами, а полноценной производственной инфраструктурой. Для оценки новых инициатив она предложила использовать единый индекс приоритета, который учитывает масштаб проблемы, влияние решения, достоверность данных, стоимость и сложность реализации.
Командировка – это не только билет и гостиница
Тему деловых поездок раскрыл Илья Плясунов, руководитель отдела продаж и развития ключевых клиентов «OneTwoTrip для бизнеса». Он показал, сколько невидимых операций стоит за каждой командировкой: согласование бюджета, оформление приказа, выдача аванса, сбор чеков, подготовка авансового отчета, исправление ошибок и архивирование документов.
При ручной модели сотрудник становится просителем, а административный отдел – контролером лимитов и документов. Автоматизация меняет распределение ролей: сотрудник получает возможность действовать самостоятельно в рамках тревел-политики, а административная команда настраивает правила и подключается только к нестандартным ситуациям. В представленном кейсе компании Togas переход к единой платформе сократил среднее время бронирования билетов и гостиниц до двух минут, а подготовку закрывающих документов и передачу отчетности в бухгалтерию – до пяти минут.
Валентина Ветчинова, руководитель отдела корпоративной поддержки Lamoda, рассказала о внедрении собственной модели автоматизации бизнес-тревела. До начала проекта работа строилась на письмах, бумажных приказах, оригиналах посадочных талонов и чеков, Excel-выгрузках и ручной подготовке авансовых отчетов.
Проект прошел путь от тендера в мае 2025 года и подписания контракта в сентябре до разработки, пилота и запуска системы для всех сотрудников в январе 2026 года. После автоматизации время оформления одной командировки сократилось с 40 до 4 минут, удовлетворенность сотрудников платформой выросла с 54 до 89%, а авансовый отчет теперь можно подготовить примерно за 180 секунд. Экономический эффект за шесть месяцев был оценен примерно в 2,4 млн рублей.
При этом административная команда не была сокращена: высвободившееся время направили на аналитику, новые проекты и развитие сервиса. Этот пример подтвердил одну из ключевых идей конференции: автоматизация нужна не для механического сокращения людей, а для освобождения специалистов от повторяющихся операций.
Умный офис начинается не с датчиков
Анна Горлова, основатель и генеральный директор Anima Technologies, предложила начинать проекты умного офиса не с выбора приложения, датчиков или системы бронирования, а со стратегической задачи бизнеса. Современный офис, по ее словам, объединяет пространство, инженерные системы, безопасность, климат, мультимедиа, сервисы бронирования, пользовательские интерфейсы и данные, поэтому локальная закупка технологии без общей модели может не решить проблему, а лишь добавить сотрудникам новые действия.
В качестве примера была рассмотрена задача разместить 500 сотрудников в офисе на 200 рабочих мест. Более точная постановка цели предполагает не просто внедрение бронирования, а обеспечение рабочего места не менее чем для 95% сотрудников, планирующих визит, удержание пиковой загрузки в пределах 90% и возможность размещать команды рядом. Результатом стратегической сессии, по словам Анны Горловой, должен стать комплект для запуска проекта: цели, карта сценариев, приоритеты, метрики, функциональная модель, паспорта пилотов, дорожная карта и бриф для IT-команды, архитекторов, подрядчиков и интеграторов.
Клининг как часть опыта сотрудников
Отдельным блоком программы стал открытый разговор «Невидимая инфраструктура: почему клининг стал частью нового опыта и решений». В дискуссии приняли участие Юрий Рябичев, президент НКО «Ассоциация Русских Уборочных Компаний» и председатель правления «Ассоциации Клининга и Фасилити Операторов», Ксения Панкова, руководитель административно-хозяйственного отдела «Сервиса путешествий Туту», и Валерия Макарова, менеджер по запуску и поддержке новых продуктов B2B-направления профессиональной бытовой химии «Арнест ЮниРусь».
К экспертам также присоединилась Циала Биниашвили, заместитель генерального директора по финансово- хозяйственной части Meeting Point, и Дмитрий Вахранёв, представитель компании “DD Клининг”.
Участники Открытого разговора обсудили, как меняется рынок клининговых услуг, из чего складывается качество сервиса, какие показатели действительно отражают результат и чем отличается уборка обычного офиса от обслуживания сервисного пространства.
Особое внимание было уделено спецификациям профессиональной химии. При выборе средств важно учитывать площадь и назначение помещения, материалы поверхностей, интенсивность эксплуатации и характер загрязнений. Дискуссия показала, что клининг уже нельзя оценивать только по факту выполнения графика: он влияет и на восприятие офиса сотрудниками и гостями, и на бизнес-результат в целом.
От заказа такси к управлению корпоративной мобильностью
Артем Башмачников, директор по продажам Swiftdrive, рассказал, почему корпоративная мобильность перестает ограничиваться одним агрегатором такси. Зависимость от единственного поставщика особенно заметна в периоды высокого спроса: стоимость поездок растет, время подачи машины увеличивается, а у компании не остается возможности выбрать другой сценарий.
Решением становится мультимодальная платформа, объединяющая разные виды транспорта, единые лимиты, роли, отчетность и интеграции с корпоративными системами. В одном из кейсов волновой алгоритм распределения 379 080 заказов позволил сократить расходы на 24%, или на 49,8 млн рублей, по сравнению с использованием одного агрегатора. В кейсе из банковской сферы при 3918 поездках расходы были снижены на 35%, или на 1,71 млн рублей.
Как «Магнит» сделал корпоративное такси цифровым сервисом
Ольга Хохлова, руководитель проектов по оптимизации бизнес-процессов АО «Тандер» («Магнит»), представила кейс перехода от ручного управления корпоративным такси к единой цифровой платформе. Ранее административная команда обрабатывала обращения, вручную согласовывала изменения и контролировала исполнение. Скорость сервиса напрямую зависела от пропускной способности сотрудников.
Проект объединил агрегаторов, корпоративные политики, роли, лимиты, бюджеты, отчетность, аналитику и антифрод-механизмы. Система определяет, кому доступен сервис, при каких условиях, с какими лимитами и ограничениями. Нарушения, например превышение разрешенного класса автомобиля, поездка после увольнения сотрудника или выход за установленный лимит, блокируются до возникновения затрат.
В цифровой контур включено 20 000 пользователей и 3200 подразделений. Полномочия получили 3200 бизнес-администраторов, реализовано пять типов ролей, действуют десять политик и антифрод-сценариев. Административная функция в этой модели перестает быть диспетчером отдельных запросов и становится владельцем цифрового сервиса, который управляет правилами, данными, рисками и пользовательским опытом.
Деловые мероприятия – в едином окне
Антон Харченко, руководитель отдела международного развития MICE Smartmice, обратил внимание на скрытую стоимость ручной организации корпоративных событий. В смету мероприятия обычно не попадают часы, потраченные на сбор и сравнение коммерческих предложений, пересчет бюджета после каждой правки, поиск старых согласований, сверку счетов и получение закрывающих документов от разных подрядчиков.
Централизация позволяет собрать заявки, сметы, коммуникации, логистику участников и документы в одном окне. Это особенно важно для компаний, где филиалы и подразделения параллельно проводят собственные мероприятия с разными подрядчиками, ценами и требованиями к качеству. В Smartmice предварительную смету можно сформировать с помощью ИИ еще на этапе идеи, а после мероприятия получить единый пакет закрывающих документов.
ИИ как рабочий инструмент административной команды
Ксения Панкова, руководитель административно-хозяйственного отдела «Сервиса путешествий Туту», показала, как специалист без IT-бэкграунда может использовать искусственный интеллект для создания прототипов внутренних сервисов. Источником идей становятся ежедневные вопросы сотрудников, сообщения в чатах, заявки, задержавшиеся договоры и повторяющиеся жалобы.
ИИ помогает перевести формулировку «нам неудобно» в описание пользовательского сценария, структуру экрана, перечень рисков, метрики и вопросы к IT, информационной безопасности и юристам. Так в команде появились прототипы помощника для работы с договорами внутри защищенного контура, инструменты для быстрых опросов и паспорта функций административно-хозяйственного отдела. В одном из примеров опрос по организации кофе-сервиса был подготовлен за один день: три вопроса позволили получить первый срез и принять решение без длительных согласований.
Две практические лаборатории
Завершилась деловая программа «Админ-лабораторией», в рамках которой участники выбрали одно из двух практических направлений. Марина Лобынцева, руководитель проектов журнала «Административный директор» и B2B-платформы Adminpriority.ru, провела семинар «Не спрашивай – управляй. Новая конкуренция в профессии: быстрее, проактивнее, с AI». Участники работали с инструментами искусственного интеллекта и разбирали, как перейти от отдельных запросов к системному использованию ИИ в рабочих процессах.
Олег Калиничев, психолог и бизнес-тренер, провел семинар «От эмоций к результату: как один разговор меняет вовлеченность сотрудников и качество сервиса». Практическая работа была посвящена эмоциональному интеллекту, сложным разговорам и тому, как коммуникация руководителя влияет на качество внутренних сервисов.
Административная функция становится архитектурой бизнеса
Практически во всех выступлениях прозвучала общая мысль: современная административная функция уже не ограничивается сопровождением офиса и обработкой заявок. Она проектирует сервисы, формулирует правила, управляет данными и пользовательским опытом, проверяет решения через пилоты и переводит повседневные проблемы сотрудников на язык бизнес-задач.
Офис, командировки, клининг, корпоративный транспорт, мероприятия и программы благополучия перестают быть изолированными направлениями. Они складываются в единую внутреннюю инфраструктуру компании – ту самую, которая определяет, насколько быстро сотрудники могут работать, принимать решения и взаимодействовать друг с другом.
Конференция «Сервисный импульс компании» стала площадкой для честного разговора о том, как создавать эту инфраструктуру в условиях ограниченных ресурсов, растущих ожиданий сотрудников и стремительного развития цифровых инструментов.
Питание участников обеспечила команда кейтеринга «Культура Вкуса». Сервис был организован так, как и должен работать на деловом мероприятии: своевременно, слаженно и без лишнего внимания к организационным деталям, позволяя гостям сосредоточиться на программе и общении.
Главный партнер конференции: Meeting Point
