Особенности ремонта маленького офиса

Статьи о ремонте в большом офисе журнал «Административный директор» публикует практически в каждом номере. Впечатляют рассказы о работе на большом проекте, где размеры офиса превышают тысячу квадратных метров, с большой командой профессионалов, крупными подрядчиками, тендерами и длительным сроком реализации.

А что делать, если вы АХО в одном лице, у вас в распоряжении нет команды профессионалов, офис ваш занимает около 500 кв. м и выделен совсем скромный бюджет на ремонт помещения? В этом случае вы не очень интересны компании по управлению проектом, да и многим архитектурным бюро ваш проект покажется не слишком привлекательным. В довершение всего у вас минимальные сроки на ремонт и переезд. Как спланировать свою работу и учесть все нюансы?

Мы решили посмотреть на этот вопрос и со стороны заказчика, которого в этой статье представляю я, Оксана Лабунец, директор административно-хозяйственной службы Группы компаний Вгаупе, и со стороны подрядчика в лице Александра Поповича, руководителя строительного подразделения компании LM PROSPECT.

 

Весной 2017 года в компании, где я работаю, назрела необходимость поиска нового офиса и его ремонта. Офис нашли оперативно. Привлекали цена и месторасположение. Однако в помещении требовался ремонт. Сроки реализации проекта были минимальными — полтора месяца. На первый взгляд показалось, что в помещении достаточно сделать только косметический ремонт. И задача выглядела легкой. Однако с началом работ стало понятно, что иногда управлять большим проектом намного легче, чем оперативно воплощать в жизнь небольшой. В данном случае нам повезло с подрядчиком, и поэтому все трудности мы успешно преодолели.

По итогам реализации этого проекта мы сделали выводы и свели их в рекомендации, которые, как нам кажется, будут полезны административным директорам, оказавшимся в подобной ситуации. Итак, ремонт в небольшом офисе — с чего начать?

Выбор подрядчика

Заказчик: Если у вас большой проект, то подрядчик находит вас сам: большой проект — большие бюджеты. Если бюджет вашего ремонта небольшой, то найти достойного подрядчика с необходимыми лицензиями и квалифицированным персоналом — работа сложная. При наличии времени, конечно, необходимо заказать проект, получить спецификацию, провести тендер и выбрать подрядчика, но это идеальная история. А что если у вас на выбор подрядчика не более трех дней, вы еще не определились с офисом и про-
считать смету нет возможности, а подписав договор аренды помещения, вы должны сразу приступать к ремонту?

Подрядчик: При отделке небольших офисов чаще всего применяется схема Design & Build. При этом подходе к реализации проекта можно сильно сократить сроки и воспользоваться арендными каникулами для проведения проектных и строительно-монтажных работ, а соответственно, снизить затраты. Наш опыт реализации проектов отделки офисных помещений до 1500 кв. м показывает, что срок реализации такого проекта может занять один-два месяца. Самое главное, чтобы у выбранной вами строительной компании были не только свои строители, но и архитекторы и проектировщики по всем инженерным системам.

Заказчик: Искать подрядчика на ремонт офиса необходимо начинать параллельно с подбором офиса. Изучите компании, которые занимаются ремонтами небольших помещений. Спросите коллег, наверняка кто-то сможет посоветовать уже проверенного генподрядчика. Обратитесь в большие и крупные компании, у них всегда есть субподрядчики, которые могут взяться за небольшой ремонт.

Подрядчик: Привлечение генподрядчика, в штате которого есть свои инженеры, безусловно, поможет вам сделать правильный выбор помещения в том случае, когда вы рассматриваете несколько вариантов. Привлечение специалистов на ранних этапах позволит сразу определить помещения, где существует нехватка выделенных мощностей по электричеству, воздуху и других значимых факторов.

Заказчик: Предлагаю вам рассмотреть шаблон чек-листа по экспресс-выбору подрядчика для ремонта небольшого помещения. Конечно, у вас может быть свой чек-лист, который зависит от индивидуальных требованиий компании.

Чек-лист экспресс-выбора подрядчика для ремонта небольшого помещения

Подрядчик: Дополнительно к этому списку запросите у подрядчика годовой баланс за предыдущий год. Спросите, сколько проектов на данный момент реализует подрядчик и хватит ли у него сил на реализацию вашего проекта. И чтобы окончательно развеять свои сомнения в финансовой состоятельности подрядчика, можете попросить предоставить банковскую выписку о наличии средств на счете. Тогда вы точно будете понимать, что с реализацией вашего проекта у строительной компании проблем не возникнет.

Посетите вместе с потенциальным подрядчиком один из рассматриваемых объектов (может, какой-то из офисов у вас уже стоит в приоритете), определите объем работ и попросите просчитать примерную смету. Затем заполните свой чек-лист и определите подрядчика.

Общение с руководством

Заказчик: Если у вас нет возможности воплотить проект на скорую руку по всем правилам, то необходимо довести до руководства все его риски. Таких рисков может быть очень много, рассмотрим основные из них.

Неконтролируемый бюджет

Заказчик: При выборе офиса и подрядчика на скорую руку, даже если объемы невелики, риск увеличения бюджета проекта есть всегда. Как правило, этот риск — самый большой. Предварительные сметы на ремонт практически не уменьшатся к концу реализации проекта. В лучшем случае вы можете остаться в рамках планируемого бюджета. Но, как правило, спешка при выборе офиса приводит к множеству переделок или к неучтенным работам.

Подрядчик: Заказчик всегда должен понимать, что если нет полностью готового проекта, то просчитать смету со стопроцентной точностью не представляется возможным.

Поскольку этап разработки проектной документации и этап проведения строительно-монтажных работ идут параллельно, то финальный бюджет сформируется где-то к середине проекта. Но всегда есть вариант обезопасить себя! Во-первых, в ходе выбора генподрядчика заказчик должен подготовить подробное техническое задание. Постарайтесь продумать все детали по расстановке оборудования, размещению технических помещений, ожидаемому росту сотрудников и прочему. Во-вторых, пропишите в вашем договоре с подрядчиком условия о фиксировании единичных расценок на работы, а также об оплате только фактически выполненных объемов.

Неконтролируемые сроки Заказчик: Конечно, все хотят сделать ремонт быстро. Однако есть разделы, которые невозможно полноценно просчитать без рабочего проекта в начале ремонта. Некоторые переделки обязательно повлекут за собой увеличение сроков.