Автор: Ирина Кузнецова,
Country Champion ACTE (Russia), Corporate Clients’ Travel Club President, Honoured member of GBTA, Member of Jury «Best Office Awards», OfficeNext, Member of «Administrative Director» editorial team, руководитель нескольких компаний, управляющих строительством и эксплуатацией элитной недвижимости в Подмосковье
Служба mailroom – основа документооборота, она служит централизацией всех отправлений и играет большую роль в коммуникационных процессах организации. Ее масштабность напрямую зависит от сферы бизнеса и объема корреспонденции компании. Сегодня существуют различные формы организации работы почтовой службы, но есть несколько основных принципов, которых следует придерживаться при ее создании.
Mailroom – это прежде всего аккуратность, об этом стоит помнить всегда. Работа с почтой не терпит суеты и неорганизованности. Если под почтовую службу компания готова отвести специальную комнату, то в идеале она должна находиться на первом этаже, не дальше ресепшена. Такое расположение mailroom гарантирует, что курьеры не будут ходить по всему офису в поисках адресата. Почтовая комната должна быть оборудована профессиональной мебелью, предназначенной для раскладки отправлений, иначе корреспонденцией придется заниматься большому количеству сотрудников и путаницы избежать не удастся. Профессиональная мебель позволяет максимально эффективно распределить усилия персонала, работающего с отправлениями.
Если объем получения и отправки корреспонденции огромный, то большую часть этой работы стоит передать на аутсорсинг. В одной из компаний, где я работала, ежедневно принималось и отправлялось около 4500 единиц корреспонденции. Как мы с этим справлялись? Имплант нашего подрядчика, курьерской службы, занимался всей почтой, которая должна была проходить через его компанию: к нему поступали документы, отмеченные определенным стикером для быстрого распознавания такой корреспонденции, затем имплант регистрировал их в
собственной электронной системе, которая была связана с нашей с целью контроля отправок и получений, упаковывал и передавал курьеру своей компании.
Схема принятия решения о том, нужен ли компании имплант от обслуживающей ее курьерской службы, такая же, как и в случае заказа любой другой услуги: собирается статистика отправлений, рассчитывается количество людей, необходимых для того, чтобы компания могла самостоятельно обрабатывать эту корреспонденцию, затем все затраты подсчитываются и сравниваются со стоимостью импланта. Конечно, если у вас 30 отправлений в день – инплант не нужен. Все зависит от объема.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.