Когда вы выбираете площадку для мероприятия, то досконально ее осматриваете и точно знаете, в какие уголки нужно заглянуть, что спросить. Вы учитываете массу тайных деталей, которые во время проведения события могут стать явными, вы предусматриваете непредусмотренное и выясняете невыясненное.
Конечно, каждое мероприятие уникально, но чтобы не пропустить самое главное при осмотре площадки, можно воспользоваться чек-листом, в котором представлены все самые важные мелочи.
С ним вам будет жить проще, а также останутся время и силы на драйв и креатив. Журнал «Административный директор» предлагает организаторам мероприятий взять на вооружение чек-лист, подготовленный деловым порталом Event-live.ru.
КОНТАКТЫ И КОММУНИКАЦИИ
□ Сколько сотрудников арендодателя будет работать на вашем мероприятии?
□ Кто является контактным лицом арендодателя? С кем необходимо связываться, если возникнут вопросы относительно техники, кейтеринга и прочего?
□ Будет ли предусмотрена радиосвязь с руководством арендодателя? Известны ли мобильные номера руководства?
□ Как быстро можно ожидать реакцию на ваши запросы?
ДОСТУП
□ За какое время до начала мероприятия вы получите доступ к месту проведения?
□ Будут ли в это время открыты все комнаты/зоны?
□ С кем необходимо связаться, если у вас не получится попасть в здание?
□ Является ли место проведения мероприятия доступным для всех?
□ Есть ли в зонах, предполагающих большое скопление народа, условия для комфортного передвижения людей с ограниченными возможностями?
□ На каком общественном транспорте можно добраться до места проведения мероприятия?
□ Какой парковочной зоной и каким входом могут пользоваться посетители?
□ Выделены ли парковочные места для людей с ограниченными возможностями? Сколько их и где они расположены?
□ Платная ли парковка?
□ Есть ли резервные парковочные места?
□ Есть ли парковщики?
□ Есть ли грузовой лифт?
□ Какова процедура разгрузки?
□ К какому времени необходимо будет полностью освободить место проведения мероприятия?
ГАРДЕРОБ
□ Отведены ли специальные места для хранения верхней одежды и багажа посетителей?
□ Когда открывается гардероб?
□ Нужно ли платить за хранение вещей?
НАЧАЛО МЕРОПРИЯТИЯ
□ Где будет располагаться регистрация?
□ Будут ли предоставлены столы и стулья?
□ Есть ли максимальный лимит столов, которые могут уместиться в одном помещении, не создавая неудобств?
□ Есть ли рядом со столами регистрации розетки?
□ Каково максимальное количество вариантов расстановки столов для каждой комнаты?
□ Какие есть варианты информационных указателей? Возможны ли электронные указатели? В каком формате должна быть предоставлена информация? Кому она должна быть отправлена и когда? Возможно ли внести в нее изменения в день проведения мероприятия? Если да, то каким образом?
□ Есть ли указатели направления? Какого размера и формата они должны быть?
ДОСТАВКА
□ Когда можно начать доставку к месту проведения мероприятия?
□ Какой адрес и какие пометки нужно указывать при доставке?
□ Кому нужно сообщать о деталях запланированных доставок?
□ Как будет проводиться сбор доставленного?
□ Каков порядок сбора посылок курьером после мероприятия?
ОКРУЖАЮЩАЯ СРЕДА
□ Как арендодатель решает вопросы вторичной переработки сырья?
□ Какие отходы будут утилизироваться и будет ли за это взиматься отдельная плата?
□ Есть ли возможность передать избыток продуктов на благотворительные цели?
АУДИОВИЗУАЛЬНЫЕ СРЕДСТВА
□ Включена ли стоимость пользования аудиовизуальными средствами в арендную плату? Если да,то какими?
□ Есть ли какое-либо встроенное оборудование в комчатах, например, подвесной проектор, интерактивные доски, экраны?
□ Какова политика обращения к внешним поставщикам программного обеспечения и аудиовизуального оборудования? Существует ли список предпочтительных поставщиков и запрашивается ли дополнительная оплата за обращение к внешним поставщикам?
□ Есть ли лекционная трибуна? Можно ли выбрать кафедру? Возможно ли их увидеть? Достаточно ли на них места для того, чтобы расположить записи спикеров? Воду? Ноутбук (для возможности работать на нем с кафедры)?
□ Будет ли назначен техник в случае работы с аудиовизуальными средствами, предоставленными арендодателем?
□ Где именно будет расположен режиссерский пульт?
□ Как давно обновлялось оборудование?
□ Возможно ли осмотреть сцену? Какого размера сцена, сколько блоков для сцены? Установлены ли перила и ступени?
□ При бронировании места для большего по масштабу или более технически сложного мероприятия есть ли специально оборудованный для спикеров кабинет, где презентации могут загружаться через центральный узел в нужные комнаты?
Продолжение статьи доступно только подписчикам.