На Форуме административных директоров выступающие много говорили о перестройках и ремонтах в офисах. У каждого были свой рецепт и свои возможности. Оксана Лабунец, административный директор консалтинговой группы «НЭО Центр», рассказала о том, как сделать в офисе недорогой ремонт и при этом не остановить рабочий процесс.
Мы решили встретиться с Оксаной «на объекте» – в офисе консалтинговой группы «НЭО Центр», своими глазами увидеть, что было сделано, и подробно расспросить о том, как ей удалось максимально оптимизировать ремонтные работы, не сэкономив при этом ни на качестве выполненных работ, ни на материалах.
Работа на дом
– Оксана, прежде всего расскажите, с чем был связан ремонт в офисе?
– Ремонт – один из элементов в целой цепочке изменений, охвативших компанию в связи с приходом нового
генерального директора. Трансформационные процессы идут во всех областях, в сферу моей ответственности входят преобразования, касающиеся условий труда. Для реализации основной задачи – оптимизации рабочих мест, исходя из текущей численности персонала, – была организована группа инициативных коллег. В последнее время возросло количество сотрудников, и стала ощутимой нехватка рабочих мест. К сожалению, сегодня это проблема многих московских компаний – дефицит недорогих и хороших офисных площадей сильно сказывается на условиях труда. Мы рассматривали возможность переезда, но по ряду причин было принято решение место дислокации не менять.
И мы стали искать выход из сложившейся ситуации: делать в офисе ремонт, не мешая при этом рабочему процессу, и параллельно прорабатывать новую для нашей компании систему работы сотрудников. За основу была взята идея Hot desking, которую мы постарались адаптировать под особенности нашей компании. Я не могу сказать, что мы «изобрели велосипед», но аккуратно и четко все прописали и грамотно выстроили процесс преобразований. Четкий алгоритм действий и проработка всех процессов – залог успешной реализации проекта.
Система Hot desking подразумевает наличие в офисе определенного количества мест, не закрепленных за конкретными сотрудниками. Эти места в соответствии с расписанием используют люди, работающие удаленно, если им необходимо появиться в офисе. Мы серьезно подошли к отбору таких сотрудников, проанализировав как профессиональные обязанности, так и личностные качества. Был составлен определенный график, согласно которому тот или иной человек выходит на работу в офис, меняясь таким образом местами с коллегами, уходящими работать в офис к клиенту или домой. Такие «горячие места» выделены ярким цветом среди общего числа рабочих мест в open space, их легко отличить.
Мы пока не беремся утверждать, навсегда ли введена эта система. Потребуется время, чтобы оценить результат, подвести итоги и сделать выводы.
– Такая новость наверняка была принята с тревогой вашими коллегами?
– Безусловно. Для российской компании подобная система пока в диковинку, возникает множество вопросов: не отразится ли это на заработной плате, на коммуникации внутри отдела, с руководством. Сохранятся ли прежние социальные льготы и условия труда, если сотрудник уйдет работать домой.
Перед тем как начать изменения, рабочая группа изучила довольно много материалов на эту тему. Основная проблема – не технический вывод человека на работу вне офиса, а правильный посыл сотрудникам. У многих коллег были сомнения по поводу дальнейшего развития этих преобразований. Были мысли: не станут ли они отдельным департаментом, работающим вне офиса на постоянной основе, не будут ли забыты и брошены на произвол судьбы. Но буквально в первую неделю удаленной работы все эти сомнения развеялись, потому что у нас хорошо отлажена обратная связь, мы постоянно интересуемся, как сотрудникам работается, есть ли технические проблемы. Сомнения были, но мы справились с поставленной задачей.
– Легко ли работать удаленно, самостоятельно, без руководителя, который стоит за спиной и контролирует процесс?
– Как я уже говорила, к процессу отбора сотрудников, которые работают вне офиса, мы подошли ответственно, сопоставив множество различных факторов. Некоторым бывает сложно организовать себя, заставить работать. В этом направлении больше работают сотрудники службы HR, но мы тоже помогаем – рассказываем сотрудникам о том, что можно быть частью компании, не работая в офисе. Объясняем, что это намного удобнее.
Экономия с умом
– Во время ремонта в офисе сотрудники никуда не переезжали. Как вам удалось создать комфортные условия и для своих коллег, и для строителей?
– Это было довольно сложно в организационном плане. На такой случай всегда нужно иметь четкий план. Мы рисовали «дорожную карту» на плане офиса, вместе с подрядчиком отмечали все маркером – когда и что делаем. Таким ремонтом нужно управлять вручную – никакая система не поможет, никакие рассылки по почте и приказы не сработают. Во-первых, должен быть единый центр ответственности. В нашем случае это была я, однако без поддержки коллег ничего бы не получилось. Во-вторых, нужна поддержка топ-менеджеров компании, которые руководят направлениями. Если есть поддержка, все решается легко и оперативно. И третье: естественно, должна быть уверенность в подрядчике. О том, что в выборе подрядчика легко ошибиться, мы знаем. Нам в какой-то степени повезло -мы своего подрядчика проверяли на протяжении двух лет на небольших объектах. Ставили перед ним задачи различного рода – и по срокам, и по сложности, и по бюджету. Проверяли все скрупулезно. Только убедившись в том, что он не подводит на небольших заказах, доверили большой проект. И не ошиблись.
– Как долго длился ваш ремонт?
– Некоторые пожелания руководства мы еще продолжаем воплощать в жизнь. Ремонт вообще такая вещь – если начинается, закончить его очень сложно, нет предела совершенству. Но все основные работы мы проделали за месяц.
– Так быстро?
– На этот месяц пришлись майские праздники, и это нам очень помогло. Как раз в эти дни мы перекладывали ковровое покрытие.
– На форуме вы говорили, что ремонт у вас не был дорогим. Почему экономили? Насколько это удалось?
– Сэкономить можно везде. Важно, чтобы эта экономия была разумной и на качестве никак не отражалась. В нашем случае нам удалось потратить на ремонт меньшие средства в связи с тем, что изначально мы планировали переезжать в новый офис, что потребовало бы гораздо больших затрат, но приняли решение остаться, не обременяя переездом ни сотрудников, ни клиентов. Процесс выхода из аренды уже выбранного помещения сопровождался некими затратами, поэтому перед нами стояла задача в нашем офисе сделать все здорово, красиво, весело, но в какой-то мере компенсировать все затраты, которые компания понесла до этого.
– На чем смогли сэкономить?
– До этого ремонта у меня был небольшой проект, во время которого я серьезно изучила тематику, много общалась с поставщиками (особенно ковролина), изучила всю эту «кухню». На форуме мой коллега говорил о том, что подрядчики могут накрутить свои проценты буквально на всем. Это действительно так. Что касается непосредственно работы, то тут сложно все проверить. Например, покраска стен стоит на рынке определенных денег. Сколько из этих денег подрядчик заплатит маляру, мы никогда не узнаем. Что мы можем проконтролировать сами? Конечно, материалы. Основная доля моего ремонта, практически 50% стоимости, – это ковролин, и я договорилась с подрядчиком, что закуплю материал самостоятельно.
– И подрядчик пошел на это?
– Он сильно дорожил объектом в силу значимости клиента. Но я понимала, что подрядчик на чем-то должен заработать, никто из нас благотворительностью не занимается. Поэтому краску он покупал сам. Хотя все равно мы очень жестко проверяли цены. В нашей компании есть успешно развивающееся направление «Сопровождение строительства», в котором имеется сметно-аналитический отдел. Все сметы и расценки проверяли коллеги, и нам это очень помогало, нас сложно обмануть в этих вопросах.
– И что вы выяснили – подрядчик пытался вас обмануть?
– Нет. Мы с самого начала работы, еще два года назад, жестко проверяли нашего подрядчика. Люди действительно хотели работать с нами, понимали, что заработают, и отдавали себе отчет в том, что если мы поймаем их на некоем превышении, просто возьмем в работу другую компанию.
– Назвать подрядчика можно? Это будет рекомендацией от вас.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.