Офисный план Б

Офис компании можно сравнить с организмом живого существа. Чем крупнее компания и многообразнее ее конечный продукт, тем вариативнее внутренние коммуникации и сложнее управление офисом, особенно его помещением и поддерживающими бизнес-процессами.

 

Уходя в отпуск, на праздники, да и просто на выходные, вы не сможете поставить ваш офис на паузу, он будет продолжать жить своей жизнью. А в жизни, как известно, всякое случается… Хорошо, когда это случается при вас, в трудовые будни. А если нет, то что делать?

У вас должен быть план по управлению рисками, инструкция по действиям персонала в случаях возникновения аварий, алгоритм взаимодействия с ответственными лицами и организациями на случай аварий и прочих форс-мажоров. У вас должен быть офисный план Б.

С чего начать, как составить этот самый офисный план Б?

Шаг 1.

Посмотрите внимательно вокруг себя, на свои функции и процессы. Составьте наихудший сценарий по каждому направлению, по каждой задаче. Особенно обращу ваше внимание, что пожарные риски, охрана труда и прочие поднадзорные виды деятельности регламентированы различными законами и нормами, и потому включаем их в план Б, опираясь на букву закона, а не противореча ей.

Например:

• Что будет, если отключится система вентиляции?

• Как реагировать?

• Как сотрудникам донести эту информацию до вас, если это выходной день?

• К кому обращаться с целью устранения аварии?

• Какова схема эскалации проблемы?

• Что делать, если сроки устранения последствий аварии долгие, а работу офиса прерывать нельзя?

Шаг 2.

Тщательно пропишите ответы на каждую подобную ситуацию. Разработайте понятный алгоритм действий/операций на случай возникновения аварий и прочих чрезвычайных ситуаций (ЧС) или составьте подробную инструкцию по действиям персонала в случаях возникновения аварий.

Например:

Отключение электропитания в офисе.

1. При частичном отключении (по одному из вводов) электроэнергии персонал офиса обязан:

1.1. Немедленно, но не позднее чем через пять минут после отключения, сообщить об отключении по телефону 89 ответственному сотруднику или по телефону 89…… инженеру-энергетику, далее действовать в соответствии с их указаниями.

1.2. Не позднее чем через 10 минут после сообщения об отключении ответственному сотруднику (инженеру-энергетику), ответственный сотрудник или инженер-энергетик обязаны вызвать сервисную организацию, производящую обслуживание и оперативное устранение неисправностей на электрооборудовании офиса (в соответствии с приложением № 1) для определения причины отключения электроэнергии.

1.3. После восстановления электроснабжения офиса немедленно сообщить об этом ответственному лицу либо инженеру-энергетику.

2. При полном отключении (по двум вводам) электроэнергии персонал офиса обязан:

2.1. Немедленно, но не позднее чем через пять минут после отключения, сообщить об отключении по телефону 89…… ответственному сотруднику или по телефону 89…… инженеру-энергетику, далее действовать в соответствии с их указаниями.

2.2. Не позднее чем через 10 минут после сообщения об отключении ответственному сотруднику (инженеру-энергетику), вызвать в офис сервисную организацию, производящую обслуживание и оперативное устранение неисправностей на электрооборудовании офиса (в соответствии с приложением № 1) для определения причины отключения электроэнергии.

2.3. Ответственное лицо (инженер-энергетик) обязан выяснить в аварийной диспетчерской службе энергопоставщика по месту дислокации офиса причину прекращения электроснабжения офиса и прогнозы по срокам выполнения аварийно-восстановительных работ.

2.4. Узнать о причине аварийного отключения электричества в офисе и сроках восстановления подачи электроэнергии можно следующим образом:

— на официальном сайте компании — поставщика электроэнергии (страница www.____.ru);