эксперт
Михаил Хургес – директор по развитию и совладелец компании ServiceDirect. На рынке офисной печати с 1997 года Начинал карьеру в компании Teko (крупный дистрибьютор офисной техники и расходных материалов), из которой ушел в конце 2008 года с позиции CEO. C 2009-го отвечает за развитие компании ServiceDirect. За это время под его руководством были реализованы проекты для компаний Siemens IT Solutions, «Инфосистемы Джет», IBS Platformix,
«АБ Россия», «Совкомбанк», «Газпром энергохолдинг» и многих других. Закончил отделение менеджмента Школы-студии (ВУЗ) им. Вл. Ив. Немировича-Данченко при МХАТе им. Чехова, а также программу Executive MBA UAMS.
Безбумажный офис – один из регулярно декларируемых и столь же регулярно невыполняемых посулов компьютерных гуру. Как показывает практика, электронный оборот документов чаще всего не сокращает, а увеличивает объем печати: вместо бумаги с подписями, которая путешествовала по цепи согласований, теперь странствует документ электронный, и каждый, кто не любит читать с экрана, распечатывает свою копию. Кроме того, вал бумаг порождается нашим законодательством: бухгалтерская и кадровая отчетность, товаросопроводительные документы, договора и т. д. Поэтому проблема организации оптимального процесса офисной печати хорошо знакома многим компаниям.
Обычно эта проблема исчерпывается, если решены две основные задачи: обеспечение надежности (бесперебойности) печати, необходимой для нормального течения бизнес-процессов компании, и контроль затрат на печать и их сокращение. Как человек, чьи профессиональные интересы уже более дюжины лет связаны с рынком офисной печати, я попытаюсь предложить решения для каждой из перечисленных задач.
Обеспечение надежности
Чаще всего надежность печати пытаются обеспечить избытком техники. В офисах сплошь и рядом видно, что аппаратов расставлено явно больше, чем надо. Вот стоит один принтер, очереди к нему никогда нет, а рядом, буквально в трех шагах, ставят второй – на случай, если первый сломается. Плюсы такой организации, конечно, очевидны, ведь выйти из строя одновременно все принтеры не могут. Но такая надежность стоит дорого – приходится нести большие расходы не только на закупку, но и на эксплуатацию, администрирование, поддержку резерва расходных материалов. К тому же, если вышедшие из строя принтеры своевременно не чинить, любой избыток рано или поздно закончится.
Также надежность пытаются обеспечить, создавая собственный подменный фонд из аппаратов, новых или бывших в употреблении, которые до поры стоят в подсобке или в каком-то другом специально отведенном месте. Их купили не для того, чтобы установить в офисе, а, что называется, на всякий случай, для замены на время ремонта отказавшего аппарата. Такая схема позволяет быстро реагировать на проблему и достигнуть достаточной надежности при сравнительно небольших дополнительных затратах. Но есть нюансы. Не всегда подменная техника соответствует по характеристикам неисправной. И опять-таки даже подменная техника требует внимания персонала, вынужденного организовывать и контролировать ремонт, вести базы данных и конфигураций по перемещающейся технике, не говоря уже о затратах на перемещение аппаратуры и ее подключение. Последнее связано с особыми расходами для так называемых распределенных компаний, например банков, располагающих, как правило, большим количеством небольших объектов по разным адресам.
В последнее время обрела популярность передача заботы о собственных принтерах стороннему провайдеру. Заключая договор на аутсорсинг в таком формате, компания надеется добиться восстановления аппаратов в точно выдерживаемые сроки и за приемлемые деньги, что должно привести к снижению косвенных и инвестиционных затрат. Однако надежность работы провайдера нельзя оценить заранее. Обязательно следует попросить рекомендации нынешних партнеров компании или заказчиков с похожей инфраструктурой и SLA (Service Level Agreement – соглашение об уровне сервиса, в случае с поддержкой печати основной параметр SLA -предельный срок восстановления). При этом пусть незначительно, но прямые затраты все же возрастают. Чаще всего это приводит к росту бюджета на 3-7 %, а управление парком устройств в части расширения, обновления, учета и утилизации по-прежнему остается головной болью компании.
При передаче всей инфраструктуры печати на аутсорсинг с последующей оптимизацией процессов провайдер услуги отвечает не только за работоспособность техники, но и за придание ей такой конфигурации, при которой аппаратура, выполняя все необходимые работы, действует в режиме, обеспечивающем минимально возможные издержки в расчете на одну страницу. При правильном выборе провайдера, например, на открытом тендере с четко описанными требованиями, можно не только обеспечить качественное исполнение SLA, но и добиться существенного (до 20-30 %) сокращения прямых затрат. Более того, происходит резкое снижение нагрузки на собственных сотрудников. Но и у такого подхода есть свои минусы. Оптимизация парка техники всегда означает сокращение количества устройств, что автоматически вызывает недовольство пользователей, которым надо теперь ходить за распечаткой.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.