Безбумажный офис – один из регулярно декларируемых и столь же регулярно невыполняемых посулов компьютерных гуру. Как показывает практика, электронный оборот документов, чаще всего, не сокращает, а увеличивает объем печати: вместо бумаги с подписями, которая путешествовала по цепи согласований, теперь странствует документ электронный, и каждый, кто не любит читать с экрана, распечатывает свою копию. Кроме того, вал бумаг порождается нашим законодательством – бухгалтерская и кадровая отчетность, товаросопроводительные документы, договора и т.д. Поэтому проблема организации оптимального процесса офисной печати хорошо знакома многим компаниям.
Обычно эта проблема исчерпывается, если решены две основные задачи: обеспечение надежности (бесперебойности) печати, необходимой для нормального течения бизнес-процессов компании, и контроль затрат на печать и их сокращение. Как человек, чьи профессиональные интересы уже более дюжины лет связаны с рынком офисной печати, я попытаюсь предложить решения для каждой из перечисленных задач.
Обеспечение надежности
Чаще всего надежность печати пытаются обеспечить избытком техники. В офисах сплошь и рядом –видно, что аппаратов расставлено явно больше, чем надо. Вот стоит один принтер, очереди к нему никогда нет, а рядом, буквально в трех шагах, ставят второй – на случай, если первый сломается. Плюсы такой организации, конечно, очевидны, ведь выйти из строя одновременно все принтеры не могут. Но такая надежность стоит дорого – приходится нести большие расходы не только на закупку, но и на эксплуатацию, администрирование, поддержку резерва расходных материалов. К тому же, если вышедшие из строя принтеры своевременно не чинить, любой избыток рано или поздно закончится…
Также надежность пытаются обеспечить, создавая собственный подменный фонд из аппаратов, новых или бывших в употреблении, которые до поры стоят в подсобке или в каком-то другом специально отведенном месте. Их купили не для того, чтобы установить в офисе, а, что называется, на всякий случай, чтобы заменить на время ремонта отказавший аппарат. Такая схема позволяет быстро реагировать на проблему и достигнуть достаточной надежности при сравнительно небольших дополнительных затратах. Но есть нюансы. Не всегда подменная техника соответствует по характеристикам неисправной. И опять-таки даже подменная техника требует внимания персонала, вынужденного организовывать и контролировать ремонт, вести базы данных и конфигураций по перемещающейся технике, не говоря уже о затратах на перемещение аппаратуры и ее подключение. Последнее связано с особыми расходами для так называемых распределенных компаний, например, банков, располагающих, как правило, большим количеством небольших объектов по разным адресам.
В последнее время обрела популярность передача заботы о собственных принтерах стороннему провайдеру. Заключая договор на аутсорсинг в таком формате, компания надеется добиться восстановления аппаратов в точно выдерживаемые сроки и за приемлемые деньги, что должно привести к снижению косвенных и инвестиционных затрат. Однако надежность работы провайдера нельзя оценить заранее. Следует обязательно попросить рекомендации нынешних партнеров компании, заказчиков с похожей инфраструктурой и SLA (Service Level Agreement – соглашение об уровне сервиса. В случае с поддержкой печати основной параметр SLA – предельный срок восстановления). При этом, пусть незначительно, но прямые затраты все же возрастают. Чаще всего это приводит к росту бюджета на 3-7%, а управление парком устройств в части расширения, обновления, учета и утилизации по-прежнему остается головной болью компании.
При передачи всей инфраструктуры печати на аутсорсинг с последующей оптимизацией процессов провайдер услуги отвечает не только за работоспособность техники, но и за придание ей такой конфигурации, при которой аппаратура, выполняя все необходимые работы, действует в режиме, обеспечивающем минимально возможные издержки в расчете на одну страницу. При правильном выборе провайдера, например, на открытом тендере с четко описанными требованиями, можно не только обеспечить качественное исполнение SLA, но и добиться существенного (до 20-30%) сокращения прямых затрат. Более того, происходит резкое снижение нагрузки на собственных сотрудников. Но и у такого подхода есть свои минусы. Оптимизация парка техники всегда означает сокращение количества устройств, что автоматически вызывает недовольство пользователей, которым надо теперь ходить за распечаткой.
Cокращение затрат
Как сократить затраты на печать, а точнее – как этими затратами управлять? Очевидно, что управлять можно только тем, что поддается контролю или хотя бы измерению. К сожалению, когда мы говорим об офисной печати, большинство компаний не обладают полной картиной своих затрат.
Обычно экономить начинают с расходных материалов (закупка картриджей, их восстановление или заправки). Это прямые и легко измеряемые в деньгах затраты, которые составляют самую большую статью в непосредственных расходах на печать.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.