По разным оценкам, словосочетание «электронный документооборот» в России стало приживаться лет 10-12 назад, когда во всем мире система уже вовсю успешно функционировала.
Как иронизируют некоторые специалисты области, история внедрения СЭД в нашей стране чем-то напоминает массовое насаждение кукурузы из не столь отдаленного прошлого, когда руководство привезло из-за границы диковинку и попыталось адаптировать ее на нашей земле. Однако если с кукурузой все было просто и ясно, то в случае с системами электронного документооборота возникает множество вопросов. Далеко не всем понятно, что это такое и зачем «оно нужно».
То и дело слышатся удивленные возгласы и критика. В этом номере мы попытаемся хотя бы немного разобраться, что же такое этот загадочный электронный документооборот.
Как все начиналось
Зачатки электронных систем документооборота появились в конце 1980-х – начале 1990-х, когда произошла «электронная революция» и компьютеры уверенно начали занимать важное место в жизни общества. Персональные компьютеры, объединенные в сети, превратились, по сути, в основной инструмент офисной деятельности. Автоматизация делопроизводства (создание документов, их регистрация, перемещение, контроль и хранение) стала одной из первых насущных задач, которую попытались решить компьютерные гении. Именно за системами автоматизации делопроизводства впоследствии и закрепилось определение системы электронного документооборота (СЭД). На первом этапе СЭД обеспечивали лишь учет документов в централизованной делопроизводственной службе конкретной организации: например, в секретариате или канцелярии. В таких системах хранилась и обрабатывалась, главным образом, регистрационно-контрольная информация о документах, их перемещении и исполнении; кроме того, хранились и электронные версии самих документов. Все это позволило благополучно забыть о «пещерных» методах журнально-картотечного учета и регистрации. Далее СЭД стали применять и в подразделениях головных организаций, что помогло ускорить процесс обмена информацией о направленных в адрес подструктур документах, а в ответ получать оперативные сведения о состоянии работы с ними.
Постепенно СЭД начали выходить за рамки одной отдельно взятой структуры и стали обеспечивать документационную деятельность между различными сотрудничающими учреждениями. В дальнейшем к системам электронного документооборота стали подключать рабочие места всех сотрудников, которые по роду службы участвуют в работе с документами: не только представителей руководящего звена, но и исполнителей. Со временем стало очевидно, что для многих людей, в первую очередь, важна работа не столько с учетной информацией, сколько непосредственно с самими электронными документами. Это обусловило рост доли электронного документооборота во внутреннем документообороте организации в целом.
СЭД сегодня
Закономерные процессы развития СЭД привели к тому, что сегодня системы электронного документооборота позволяют сотрудникам полностью отказаться от работы с бумажными документами внутри своей организации, но только до конечной стадии – выпуска официального документа. Работа в электронном формате завершается созданием бумажной документации, которая и следует на подпись к начальству. В архивы тоже направляются именно бумажные оригиналы документов. Поэтому получается, что в наши дни СЭД, по большому счету, служит лишь средством оптимизации работы с бумажными носителями. И пока полностью уйти в сфере документооборота от «реальности» в «вирту-ал» не представляется возможным. Причин этому множество: от нежелания руководителей переходить от привычного бумажного «общения» к электронному и недоверия к безопасности СЭД до неполноты нормативной базы использования электронных документов. Между тем события последних лет навязчиво заставляют задуматься о пересмотре представлений о месте информационных технологий в нашей жизни. Активное развитие сети Интернет, мобильных устройств, всевозможных высококлассных гаджетов, а также появление нового поколения руководителей и управленцев, которые предпочитают использовать самые последние достижения информационных технологий во всех сферах своей жизни, обусловили необходимость создания так называемого электронного правительства, основанного на безбумажных формах общения. Сторонники такого взаимодействия отмечают, что СЭД экономит не только время и деньги, но и человеческие ресурсы.
В 2009-2010 годах в России начался кардинальный пересмотр законодательства и прочих нормативных актов с целью устранения препятствий к введению повсеместного использования электронных документов. Была утверждена программа «Информационное общество. 2011-2020 годы», приступили к реализации проекта межведомственного электронного документооборота органов власти РФ (МЭДО). Он предусматривает поэтапный переход от бумажного взаимодействия к электронному посредством СЭД. Для решения этой задачи была создана защищенная «почтовая» система, обеспечивающая инфообмен между госструктурами. СЭД органов власти подключаются к этой почтовой системе и с помощью преобразующих спецпрограмм принимают и отправляют документационную информацию в СЭД других ведомств в едином формате. К осени 2011 года 47 федеральных госучреждений осуществляли обмен электронной документацией с аппаратом Правительства и администрацией Президента РФ. Одни считают, что это хороший показатель, другие уверяют, что крайне низкий, называя цифру «провальной». Так или иначе, но Росархивом начата работа по созданию федерального госархива электронных документов, который будет обеспечивать централизованное хранение наиболее ценных электронных документов страны.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.