Каждая компания хотя бы раз за период своего существования сталкивается с необходимостью переезда в новый офис. В таких случаях перед специалистом, ответственным за передислокацию, возникает целый ряд очень важных вопросов.
В первую очередь, это, конечно, вопрос о местонахождении нового офиса, во вторую — само здание бизнес-центра. Но на этом процесс выбора не заканчивается. Также предстоит определиться с архитектором и генеральным подрядчиком, с компаниями, которые выполняют узконаправленные работы по устройству систем IT, видеонаблюдения и конференцсвязи, а также по наладке систем, обеспечивающих безопасность и противопожарную защиту офисного пространства.
Предлагаю более подробно остановиться на самом важном,
на мой взгляд, этапе — выборе самого здания — и подробно разобраться во всех нюансах этого непростого процесса.
На рынке коммерческой недвижимости Москвы в основном представлено два типа офисных помещений: с отделкой и без отделки. Итак, вы столкнулись с выбором: взять в аренду помещение без отделки (shell and core) или готовый офис с отделкой под ключ. У каждого из этих вариантов существуют свои плюсы и минусы.
Офис под ключ
Казалось бы, что может быть проще, чем уже готовый офис
с добротной отделкой и укомплектованный инженерными системами. Однако на самом деле не все так гладко, как думают арендаторы, выбирающие такие офисные пространства. Во-первых, стоимость таких помещений выше, нежели аналогичных, без отделки. Но этого никто и не скрывает. Так в чем же подводные камни, казалось бы, самого простого варианта?
Предположим, что отделочные материалы, использованные в выбранном варианте, удовлетворяют ваш изысканный вкус и желания перекрасить стены или заменить ковровое покрытие не возникает. Но
если данное офисное пространство уже эксплуатировалось предыдущим арендатором, что весьма распространено на рынке представленных площадей, то наверняка потребуется провести ряд работ: подкраску стен в проходных местах, замену отдельных участков коврового покрытия со всевозможными пятнами, потертостями, устранение дефектов потолка в виде разводов и загрязнений вплоть до замены отдельных поврежденных участков.
Однако на этом доведение до ума такого помещения не заканчивается. Необходимо проверить корректную работу инженерных систем, поддерживающих жизнеспособность, комфорт и безопасную среду офисного пространства. Данные системы требуют особого внимания при выборе и приемке готового офиса. Ведь офис — это не только красивые стены, пол, потолок и мебель, но и огромное количество кабелей, всевозможных трубопроводов и воздуховодов, которые скрыты от посторонних глаз за подвесным потолком и под фальшполом. И эти системы также подвержены износу и выходу из строя.
И вот мы устранили все недостатки отделки, доставшиеся по наследству от предыдущего арендатора, выполнили профилактику и настройку инженерных систем, разобрались со всеми кабелями и автоматикой, но и это еще не все. Скорее всего, та планировка, которая удовлетворяла все потребности прежнего владельца, вам не подойдет. Возможно, потребуются возведение пары-тройки перегородок или демонтаж лишних, дабы с удобством разместить все отделы компании в соответствии с вашей спецификой работы.
И вы наверняка не задумывались о том, что незначительная перепланировка готового офисного пространства повлечет за собой значительные изменения инженерных систем. А это шумные и пыльные работы, которые невозможно проводить в рабочее время в уже действующем бизнес-центре. Следовательно, они выполняются только по ночам или в выходные дни, что влечет за собой потерю времени и финансовые издержки.
Не стоит забывать о необходимости согласовывать производимые изменения с собственником помещения и его инженерной службой. К примеру, устройство одной перегородки, разделившей open space на две части, может стоить заказчику порядка 1 млн рублей и нескольких месяцев согласований данного изменения с собственником здания.
Также помещения под ключ, которые обычно сдаются как полностью укомплектованные, могут потребовать дооснащения дополнительной мебелью или замены недостаточно ярких светильников, регулирования провисших дверей или обновления выцветших жалюзи.
В итоге готовое офисное помещение, которое не было заранее спланировано именно под ваши запросы и нужды, может потребовать дополнительных финансовых и временных затрат.
Shell and core
Что же касается помещений без отделки, здесь вас могут поджидать другие сюрпризы.
Арендаторы зачастую при подсчете количества сотрудников, которое может вместить в себя новая площадь, ошибочно прибегают к простой формуле: делят общую площадь помещения на 10 кв. метров на человека, получая общее количество рабочих мест. Однако это не совсем верно. Не стоит забывать о стандартном наборе помещений, который присущ многим офисным пространствам: ресепшен, переговорные комнаты, серверные, мини-кухни, санузлы, технические и подсобные помещения, архив и гардероб, а также коридоры.
Большое внимание следует уделить инженерным мощностям, выделяемым на конкретную площадь. Есть риск столкнуться с нехваткой объема общеобменной вентиляции, малым количеством выделяемого холодоносителя для системы кондиционирования или недостатком электрической мощности. О таких нехватках мощностей арендатор зачастую узнает от проектировщиков уже намного позже подписания договора аренды и получения технических условий.
Также может оказаться сюрпризом понижение уровня потолка из-за невозможности компактно разместить всю инженерную начинку в запотолочном пространстве. Возможны и прочие инженернотехнические нюансы.
В крупных бизнес-центрах, особенно это касается зданий, распложенных в пределах Бульварного кольца, существуют свои специфичные требования относительно зоны контроля
дизайна. Обычно этот контроль распространяется на 3—5 метров от фасадного остекления в глубь помещений и может затрагивать такие аспекты, как вид штор или жалюзи, материал и цвет перегородок, особенность светильников и конструкция потолка.
Но не будем забывать о положительной стороне помещений без отделки. Безусловно, это их более низкая стоимость, поскольку арендатор получает абсолютно пустое помещение с голыми стенами. При этом он самостоятельно, хотя, конечно, лучше с архитектором, планирует пространство нового офиса с чистого листа, определяет набор помещений, их площадь, количество и расположение исключительно по требованиям и специфике работы компании, а также закладывает оборудование, которое полностью будет удовлетворять его потребности и бюджет.
У каждого помещения есть свои плюсы и минусы, и ваша задача состоит не только в том, чтобы взвесить те, что лежат на поверхности, но и суметь увидеть намеренно скрытые или на первый взгляд кажущиеся незначительными.
Комментарии экспертов
Марк Смит,
основатель и председатель руководящего комитета Московской ассоциации строительства и отделки (MCFO), генеральный директор компании Sunbury Heights
В данной статье говорится о многих важных моментах, которые следует учесть при выборе офиса, и эти аспекты часто остаются без внимания, когда агенты по недвижимости презентуют офисные помещения потенциальным арендаторам. Основная задача агентов — заполучить подписанный договор аренды определенного офиса. На недостатки помещения и технические проблемы они редко указывают, чтобы не поставить сделку под угрозу, и вопросы, как правило, возникают только после того, как договор аренды уже подписан и архитектурная или проектностроительная (проектировочная) компания начала работу над новым офисом.
Самые мудрые клиенты нанимают опытную в офисном сегменте управляющую или инженерную компанию для проведения глубокого технического обследования здания перед подписанием договора аренды. Но бывали ситуации, когда агенты по недвижимости всячески пытались сорвать проведение экспертизы, чтобы сохранить сделку, препятствуя в получении доступа к площадке или к документации, необходимой для выполнения работы.
Случается, что агенты с пренебрежением относятся и умаляют значимость результатов экспертизы. Поэтому не стоит забывать: агент заинтересован в сдаче помещения в аренду, а когда начнутся отделочные работы, его не будет рядом, поскольку он уже получил свое вознаграждение. Бывает, что один и тот же агент представляет интересы и арендатора, и владельца здания, принимая плату от обеих сторон, и при этом не приносит пользы ни одной из них.
Конечно, не все агенты по недвижимости таковы, но подобные ситуации имеют место. Поэтому стоит всегда быть начеку и по возможности получить объективную независимую консультацию от того, кто не имеет финансовой заинтересованности в исходе сделки.
Наталья Шабунина,
административный директор, независимый эксперт
Выбор офиса зависит от нескольких факторов — времени, бюджета и подхода компании. В любом случае необходимо просчитать несколько вариантов развития событий.
Офис с отделкой подойдет новообразованным компаниям, если необходим срочный переезд или требуется снять офис на небольшой срок. Нужно быть готовым к тому, что инфраструктура офиса не продумана под вас: например, лючки с розетками расположены в хаотичном порядке или в стенах по периметру комнаты. Поскольку временное решение может стать постоянным, то здесь очень важно на этапе переговоров согласовать с арендодателем возможность переделки помещения и последующего его возврата в обновленном состоянии.
Аренду офиса без отделки предпочитают средние и крупные компании, которые давно на рынке. Такие помещения снимаются на длительный срок — от пяти лет. Аренда офиса без отделки дешевле, но арендатор будет воплощать свои задумки за счет собственных средств, причем немалых. В случае выбора этого варианта аренды компании необходимо тщательно подойти к вопросу планирования, предусмотрев размещение сотрудников, оборудования, комнат для переговоров, кабинетов и подсобных помещений в зависимости от своих текущих потребностей и ожидаемого роста. Также нужно на этапе переговоров обсудить вопросы согласования проекта застройки офиса, внесения изменений и возврата помещений, поскольку не всегда арендодатель охотно пойдет на какие-то изменения. Зато при выборе данного варианта аренды компания получает офис своей мечты.
Ирина Кузнецова,
член редакционного совета журнала «Административный директор», Country Champion ACTE (Russia), Corporate Clients’ Travel Club President, Honoured member of GBTA, Member of Jury «Best Office Awards», OfficeNext, руководитель нескольких компаний, управляющих строительством и эксплуатацией элитной недвижимости в Подмосковье
Въезжать в офис с отделкой или без — стратегическое решение, принятие которого не в компетенции административного директора. Такое решение, как правило, закрепляется в бизнес-плане компании, составленном минимум на лет пять-шесть вперед. И для того чтобы понимать, в какой офис компания будет въезжать, руководство должно заранее определить оргструктуру организации к моменту переезда, возможный прирост или убыль сотрудников — все это зависит от развития конкретного бизнеса. Административный директор при решении данного вопроса может только давать консультации, чем один вариант будет отличаться от другого. Руководство лучше понимает графики и таблицы — чем яснее и короче, тем легче будет приниматься решение.
Андрей Любимов,
член RICS, руководитель проектов Группы компаний Aeon
Давайте попробуем проанализировать все за и против переезда в офис с отделкой или без отделки.
Основные моменты при выборе офиса с ремонтом:
Плюсы
Продолжение статьи доступно только подписчикам.