Допускаем, что первой реакцией, когда вы прочитали название статьи, была такая: «Да над нами решили постебаться! Каким бы сложным ни было финансовое положение компании, экономия на туалетной бумаге – это паранойя!»
Мы согласимся с вашей реакцией и примем ее при одном условии: Вы сможете назвать точную (или относительно точную) цифру затрат вашей компании на туалетную бумагу, полотенца, моющие средства, канцтовары и прочие расходные материалы (назовите хотя бы цифру по компании в целом. Мы уже даже не претендуем на наличие данных в разрезе подразделений!)
Если вы пустились в рассуждения типа «эти затраты у нас раскиданы по разным статьям/субсчетам/учетным регистрам и надо делать выборку», то, значит, этих данных у вас нет. А если, все-таки, вы сможете их получить, то, не сомневаемся, схватитесь за голову. Сумма с несколькими «нолями» удивит вас настолько, что Вам захочется прекратить закупки туалетной бумаги, мыла и карандашей и обязать сотрудников носить все это из дома.
Конечно, доля данных расходов в общих расходах компании будет существенно различаться для разных сегментов бизнеса. Одно дело сегмент HoReCa (гостиницы, кафе, рестораны), где за сутки проходят сотни гостей, и существуют повышенные требования к чистоте. Другое дело – производственное предприятие, на котором туалетной бумагой экипирован только «белый дом», и то один его «генеральский этаж». Но, повторяем, в абсолютном выражении в любой компании величина затрат на расходные материалы будет такой, что вы пересмотрите свое снисходительное отношение к данным затратам.
Изменить свое отношение к затратам на расходные материалы нас заставил один доклад, с которым мы получили счастливую возможность ознакомиться на выставке индустрии гостеприимства ПИР, в далеком и непростом 2009 году. Доклад был подготовлен и представлен компанией «Триал-Маркет» – компания является как раз таки поставщиком расходных материалов. Оговоримся сразу, что мы не рекламируем данную компанию, но мы продвигаем ту методологию сокращения затрат на «расходники», которую эта компания предложила
Когда были озвучены цифры – сколько в месяц тратит на расходные материалы средненький отель, средненькое кафе и средненькое промышленное предприятие – то стало немного не по себе. Запомнилось, что когда слушали этот доклад, то в головах только одна алчная мысль вертелась – «Это ж сколько домиков в Подмосковье на эти деньги можно выстроить!»
Технологиям аудита на подобные затраты и был посвящен доклад, т.е. главная его задача состояла в том, чтобы представить способы, позволяющие снизить затраты на «хозтовары», «химию» и «канцелярию». Содержание и назначение основных из этих способов мы сейчас и рассмотрим.
Прием 1. Нормирование
Что такое нормирование, полагаем, особо подробно пояснять не нужно. Нормирование – это установление норм потребления какого-либо ресурса на некоторую единицу, характеризующую деятельность компании. Звучит, конечно, несколько вызывающе.
«Это что же, – скажете вы – нам теперь нужно определять, сколько погонных метров туалетной бумаги в месяц требуется на одного сотрудника?» Может и вызывающе. Но только нормы эти установить придется: сколько миллилитров моющего средства требуется для мытья 100 тарелок, сколько миллилитров «Доместоса» надо на однократное мытье одного этажа заводоуправления, сколько ручек надо на одного бухгалтера в месяц и т.д.
Да, для этого понадобится время. Но не настолько много, чтобы отказываться от нормирования. Два-три дня – и все самые ходовые виды расходных материалов вы сможете отнормировать.
Для чего необходимо нормирование?
Во-первых, для планирования потребностей в «расходниках», деньгах на их приобретение и затрат в связи с их потреблением.
Во-вторых, чтобы контролировать потребление ресурсов и предотвращать злоупотребления со стороны сотрудников.
(Если, например, в соответствии с установленными нормами у уборщицы на помывку помещений заводоуправления в месяц должно уходить 1,5 флакона «Доместоса», то она уже не сможет получить на складе 3 флакона и не унесет «сэкономленное» домой.
Конечно, пытливый ум русского человека сделает попытку обойти нормы. «Ударница половых работ» может вместо положенных 20 граммов на ведро воды заливать только 10 граммов и, таким образом, достигнет «экономии» в пользу своего домашнего хозяйства. Но, во-первых, потенциальные потери, при наличии норм, все равно будут меньше, чем при их отсутствии. Сравните: при наличии норм максимальный размер «экономии» составит 1,5 флакона, а при отсутствии норм «королева чистоты» сможет «наэкономить» и 3 флакона, и 5 флаконов в течение месяца.
А во-вторых, соблюдение норм можно и нужно контролировать. Ту же уборщицу можно просто «взять на понт»:
«А ну-ка, красавица, дай из твоего ведерка зачерпнуть водички на пробу. Сейчас в лаборатории ее проверят на соответствие требованиям к химсоставу!»
Разумеется, никакого анализа моющего раствора и определения концентрации в нем «Доместоса» можно не проводить. Достаточно просто будет продемонстрировать девушке, что ее работа контролируется.
Прием 2. Правильный выбор закупаемых и используемых ресурсов
Конечно, при закупке ресурсов очень хочется приобретать ресурсы по минимальной цене. Но при этом не надо забывать, что кроме стоимостных характеристик у всякого ресурса есть и потребительские (качественные) характеристики. А потому выбор ресурсов надо осуществлять на основе сопоставления двух указанных групп характеристик – стоимостных и потребительских. В основе этого сопоставления лежит хорошо знакомое вам соотношение «Цена / Качество».
Например, в санузлах кафе и ресторанов, а также в «продвинутых сортирах» производственных компаний используется жидкое мыло. При этом, в большинстве случаев, люди, которые осуществляют его закупку, не особо вдаются в качественные характеристики этого ресурса – «Мыло – оно и есть мыло!» Вот и закупают его, глядя, исключительно, на цену. А между тем, на уровень потребления данного ресурса (а, значит, и на затраты на данный ресурс) очень сильно влияет такая его характеристика, как вязкость. Стандартной литровой емкости дозатора, если ее заполнить «очень жидким» жидким мылом, хватит на мытье рук у 200 человек. А если залить жидкое мыло с вязкостью в два раза большей, то удастся обслужить уже 400 человек. Да, «более густое» жидкое мыло будет стоить на 25 % дороже. Но за счет куда меньшего потребления, себестоимость одной «человеко-помывки» будет существенно ниже. (Например, «очень жидкое» мыло мы покупаем за 100 рублей литр. В этом случае, помывка «одной пары рук» будет стоить 100 рублей / 200 человек = 50 коп.
А литр «более густого» встанет нам в 125 рублей, т.е. одну «пару рук» мы будем мыть за 125 рублей / 400 человек = 31 коп.)
Еще пример – мешки для мусора. Купим сверхдешевые пакеты. Но при этом они окажутся «тоньше тонкого». И чтобы в процессе использования они не рвались, придется сразу использовать два мешка: один вставляя в другой. Ну и что толку, что купили мы эти мешки на 30 % дешевле «нормальных» мешков, если по сравнению с «нормальными» у этих расход будет в два раза выше. Надо сказать, что нет недостатка в данных о результатах различных тестов и исследований по определению эффективности различных видов расходных материалов. Так что без особых проблем можно отыскать в Интернете информацию о том, например, что себестоимость мытья одной тарелки «Досей» составляет 4 копейки, а «Пчелка» эту задачу решит за 7 копеек. К тому же, выполнение данных «лабораторных исследовательских работ» не требует особых навыков и специального оборудования, так что вы вполне можете провести их сами.
Еще один вариант оптимизации закупаемых и используемых ресурсов – это повышение степени их унификации за счет использования универсальных видов ресурсов. Например, использование универсальных моющих средств, которые могут быть использованы для очистки самых разных поверхностей. Какой эффект можно получить от этого? Сокращается номенклатура используемых ресурсов, и управлять пополнением запасов расходных материалов становится проще.
Прием 3. Использование сопряженных с потребляемыми ресурсами технических средств
Что такое «сопряженное техническое средство»?
Это любое техническое устройство, которое используется вместе с потребляемым расходным материалом и которое призвано, в первую очередь, «облегчить жизнь» потребителя «расходника».
Например, таким сопряженным техническим средством является держатель, в который устанавливается рулон туалетной бумаги. Но у этих технических устройств, кроме задачи обеспечения удобства пользователей, есть еще и одна задача – оптимизировать расход ресурсов.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.