Нюансы архивного хранения документов

Архивное хранение документов — одна из тех тем, которая на первый взгляд кажется простой, но состоит из множества подводных камней и всегда вызывает массу вопросов не только у представителей компаний, еще только задумывающихся об организации хранения документов, но и у тех, кто на этом «пуд соли съел».

 

Для обсуждения того, как эффективно построить архив и при этом избежать ошибок, журнал «Административный директор» пригласил административного директора AFI Development Татьяну Гавричкину, управляющего директора управления делами группы «Ренессанс Страхование» Григория Анцыгина и коммерческого директора компании «Делис Архив» Александра Фукса. В процессе дискуссии эксперты вскрыли ряд проблем, связанных с архивом: нюансы хранения документов внутри организации, взаимодействия с аутсорсинговыми компаниями, организации электронного архива, проблемы безопасности, оперативности и прочие. Каждый из этих вопросов мы подробно разберем в цикле статей, посвященных хранению документов, в последующих номерах журнала. А начнем обсуждение темы «Архивное хранение» с того, в каких случаях стоит создавать собственный архив, а когда имеет смысл передать его на аутсорсинг.

Татьяна Гавричкина: Для того чтобы понять, как лучше работать с архивом, прежде всего следует определиться с тем, что мы вкладываем в это понятие.

Александр Фукс: Архив организации — это совокупность оконченных в делопроизводстве документов с различными сроками хранения, вне зависимости от их фактического места хранения. Соответственно, архив есть и у организации, имеющей в штате всего одного сотрудника, и у транснациональной корпорации.

Григорий Анцыгин: Наглядно это можно продемонстрировать на договоре страхования ипотечного имущества. Основной договор ипотеки обычно длится около 20 лет, и все это время договор страхования ипотечного имущества не считается оконченным, то есть архивным. К нему могут добавляться приложения, вноситься изменения, и он физически должен находиться в офисе страховой компании все эти 20 лет.

Татьяна Гавричкина: Есть еще документы, практическая надобность в которых истекла, так же как и их установленный законодательством срок хранения, но в дальнейшем они могут периодически запрашиваться сотрудниками компании — это тоже архив.

Григорий Анцыгин: Таким образом, как только у компании начинают накапливаться редко используемые документы, закономерно встает вопрос — где хранить всю эту бумагу? А для того чтобы определить, какая форма хранения архивных документов удобнее, правильнее и выгоднее, собственными силами либо при помощи стороннего поставщика необходимо сравнить стоимость содержания архива внутри организации с ценой на аутсорсинг этой услуги, а также оценить все риски, связанные с обеими формами хранения документов. Если сделать выбор, не проанализировав все возможные варианты развития процесса, последствия могут быть самыми плачевными.

Важно оценить риски

Александр Фукс: К сожалению, большинство руководителей компаний не относятся серьезно к вопросам хранения собственных документов. Часто архив, в их понимании, -никому не нужная обуза, которая требует постоянных затрат, при этом увеличивающихся из года в год. Значимость архива становится очевидна только тогда, когда происходит какой-то неприятный инцидент. Например, пришел запрос из налоговой инспекции, а собственные сотрудники не смогли обработать его в установленный срок и предоставить все документы по запросу; понадобилось какое-то кредитное досье, но найти его в своем архиве не получается; оказалось, что помещение для архива оборудовано с нарушениями, и пожарные выписали штраф или, еще хуже, закрыли деятельность компании на 90 дней. А еще бывают судебные разбирательства и иные форс-мажоры. Вот тогда у руководства и появляется закономерный вопрос — почему это случилось, как избежать таких проблем в дальнейшем. Именно в такие моменты взор устремляется к профессиональным архивным компаниям, которые умеют предотвращать подобные проблемы.

Татьяна Гавричкина: То есть одна из предпосылок передачи архива на аутсорсинг возникает, когда исчерпан лимит нареканий к работе собственной архивной службы. Единственное, что я бы добавила к вопросу о рисках: потери документов присутствуют при любой форме организации архива — и собственной, и на аутсорсинге. Это вопрос ответственности. При передаче архива провайдеру мы, конечно, частично перекладываем часть ответственности на него, но наша собственная ответственность, например перед налоговой инспекцией, не снимается. Риски присутствуют у обеих сторон, однако их предотвращение в любом случае стоит клиенту денег и времени.

В нашей организации архив находится в собственном управлении. Его размеры оценить достаточно сложно, так как он в разрозненном состоянии: несколько помещений отведено в нашем центральном офисе, что-то хранится на других объектах. Ориентировочно это несколько тысяч единиц архивных папок. Мы девелоперская компания, и проблем с местом под архив у нас нет, поэтому пока предпочитаем хранить документы своими силами — так нам кажется проще, удобнее и надежнее. Сейчас у нас сотрудники пересылают запросы на предоставление документов в отдел документооборота и архива и получают их ориентировочно в течение двух часов. Мой прошлый опыт работы с двумя крупными операторами архивного хранения показал, что ожидание документов, запрошенных в срочном формате — это минимум полдня, причем с двойной оплатой за срочность. Как видите, это опять риски, связанные с аутсорсингом, — время, которое оценивается деньгами.

Григорий Анцыгин: У нас в архиве около 20—25 тысяч коробов и несколько миллионов единиц хранения. Учитывая количество ежедневно, ежемесячно и ежегодно продаваемых страховых полисов, кадровые документы со сроком хранения 75 лет и другие документы, которые по новым требованиям регулятора должны храниться 8—10 лет, объем документов, предназначенных для архивного хранения у нас большой, если не сказать гигантский. Причем нам необходимо организовать хранение документов не только центрального офиса, но и региональных филиалов. Мы не можем себе позволить использовать для содержания такого количества бумаги какие-то собственные или арендуемые площади, поэтому, безусловно, пользуемся услугой их стороннего хранения, но при этом все же арендуем несколько помещений под собственный специальный архив. А если вернуться к вопросу о рисках — мы не отдаем на аутсорсинг обработку документов, все сканируется и обрабатывается в компании.

Провайдер занимается только хранением бумажных документов. Когда в «Ренессанс Страховании» появилась система электронного распознавания, сканирования, обработки и хранения документов, практически половина всех документов стала обрабатываться автоматически. Единожды распечатанный и отсканированный документ, а также все важные рукописные файлы попадают сразу в систему тарификации и обработки информации. Потом с ними работают сотрудники отдела урегулирования убытков, продавцы, казначейство, операционный блок и прочие, и сегодня все это делается в электронном виде. За электронный архив ответственность несет операционный блок, а вот бумажные версии — это уже зона ответственности административного отдела. По сравнению с объемом запрашиваемых электронных документов количество бумажных запросов невелико. И сегодня нас также волнует организация хранения электронных копий на магнитных носителях, а это и специальные помещения, и особенные короба — в общем, не должно быть никакого физического воздействия на эти устройства. Но для того, чтобы понять, сколько будет стоить подобное хранение на аутсорсинге, равно как и бумажных документов, необходимо разобраться с параметрами стоимости хранения провайдера, а это не так просто, как кажется на первый взгляд. К примеру, поставщик говорит, что хранение короба условно стоит 5 рублей в месяц, но почему-то в итоговом счете к этой сумме привязывается оплата услуг по маркировке, обработке, перестановке с одной полки на другую, внесению в базу данных, извлечению из базы данных и прочее — в итоге 5 рублей превращаются в 500.

Тайна стоимости услуги

Татьяна Гавричкина: Почему нельзя у провайдера получить точную стоимость? Если вы обладаете информацией, сколько у вас коробов, как вы хотите их хранить — по папкам или по коробам, сколько планируете изымать в течение года и прочее, нетрудно правильно поставить задачу и получить конкретный ответ.

Григорий Анцыгин: Не знаю, как у вас, но в нашем бизнесе это сделать сложно. Мы не можем спрогнозировать количество и объем проверок. Например, в этом году у нас была внезапная проверка Центробанка, его представители в один день пришли во все филиалы компании. За те 10 дней, когда они работали в наших офисах, количество обращений в хранилище и их объем увеличились в разы, что, естественно, привело к большим дополнительным расходам.

Татьяна Гавричкина: Но теперь, имея такой опыт, вы сможете сделать корректировку в своем бюджете, учесть его при составлении задания для провайдера и получить точную стоимость услуги?

Григорий Анцыгин: Безусловно, при составлении ТЗ какой-то разовый скачок можно заложить в бюджет. Но не факт, что это облегчит задачу, и вы узнаете конкретную, конечную стоимость архивного хранения. Так, при написании тендерного задания мы столкнулись с проблемой, что если оно составлено только в соответствии с нашими интересами, определить цену услуги и все риски сотрудничества с поставщиком практически невозможно. Многие пункты, которые были обозначены в итоговых коммерческих предложениях и договорах, не соответствовали нашему запросу, зато, по словам поставщиков, соответствовали их концепциям оказания услуги. Поэтому, чтобы правильно оценить стоимость аутсорсинга, я рекомендовал бы сначала подробно изучить договоры, список услуг и прайс-листы всех потенциальных поставщиков и на основе этой информации составить полный набор необходимых услуг, и сравнивать финальные цифры, предоставленные строго в соответствии с вашим заданием.

Концепция систематизации и учета

Татьяна Гавричкина: Но чтобы написать такое задание поставщикам, также следует понимать структуру архивного хранения документов вашей компании. Например, если у вас много филиалов в регионах, как в «Ренессанс Страховании», то какие-то документы стоит хранить на местах, а какие-то объединять централизованно.

Александр Фукс: Я бы добавил, что помимо понимания структуры хранения документов важно иметь свою концепцию их хранения и учета. И не советовал бы при составлении ТЗ строго привязываться к прайс-листам провайдеров — зачем заведомо идти по пути недопотребления? Лучше все-таки детально прописать те сервисы, которые вам хотелось бы получить, безусловно, не без применения знаний, полученных из документов поставщиков.

Наша компания работает и с ИП, и с банками, и я могу с уверенностью сказать, что при обсуждении вопросов архивного хранения их всех объединяет только одно — бумага. Даже если посмотреть на компании AFI Development и «Ренессанс Страхование», то те проблемы и задачи, которые есть у Григория, пересекаются с проблемами Татьяны только в формулировках, а содержание их сильно отличается. Для Татьяны на данном этапе то количество документов, которое есть в компании, выгоднее обрабатывать и хранить самостоятельно. Для Григория же попытка организовать собственное хранилище для тех объемов, которые он указал в пересчете на одну единицу хранения, выйдет в десятки раз дороже.

Григорий Анцыгин: Безусловно, при написании ТЗ всегда нужно отталкиваться от внутренней потребности компании, которая должна быть сформирована должным образом. У нас давно создана номенклатура дел по всем документам, я знаю, что и где хранится, каков объем и состав документов. Мне известна наша концепция хранения документов — где оперативный архив, где аутсорсинг, а где местное хранение. Исходя из этих знаний, я понимаю, какую услугу в данный момент хочу получить от аутсорсинга: хранение без изъятия или с изъятием, с уничтожением или без и прочее.