Летом прошлого года «Райффайзенбанк» переехал в новый офис, построенный на территории бизнес-парка Nagatino i-Land. Представительство банка разместилось на одиннадцати этажах современного бизнес-центра. Общая площадь здания составляет 24 945 квадратных метров. О переезде как большом проекте журналу «Административный директор» рассказала Светлана Коржева, руководитель административно-хозяйственного управления, исполнительный директор «Райффайзенбанка».
— Светлана, в связи с чем возникло решение переехать в новый офис?
— Это решение было принято для оптимизации расходов и повышения эффективности бизнеса за счет консолидации различных подразделений банка в одном здании. Также одним из ключевых факторов было желание создать офис нового формата — в виде открытого комфортного пространства, способствующего усилению командной работы, взаимодействию и коммуникации между сотрудниками, а также улучшению условий их труда.
— Чем данный бизнес-парк привлек вашу компанию?
— Своей как уже существующей, так и планируемой инфраструктурой. Nagatino i-Land полностью соответствовал нашим достаточно высоким требованиям. Он расположен недалеко от центра Москвы, здесь меньше проблем с парковкой, есть столовые и кафе, объекты социальной инфраструктуры и прочее. А самое главное — в 100 метрах от бизнес-парка до конца 2015 года запланировано открытие новой наземной станции метро «Технопарк».
Мы долго выбирали офис — более пяти лет назад приняли решение о консолидации наших офисных помещений и с тех пор искали подходящий вариант. Отсмотрели почти 120 разных зданий, подробно остановились на 30, детально — на 18. Больше всего обращали внимание на соотношение цены и качества. Качество — это технические особенности здания и эффективность его планировки. Мы не хотели получить высотку с небольшой площадью этажа и сложной конфигурацией, нам нужно было здание эффективной прямоугольной формы с хорошим освещением. Были важны транспортная доступность, расположение офиса не очень далеко от центра и станции метро, пусть и в перспективе. И главное, чтобы здание было безупречно с юридической точки зрения. К сожалению, ряд интересных предложений нам пришлось отклонить именно по этим параметрам.
— Ваша головная компания в Вене как-то контролировала данный проект?
— Да, окончательно сделка одобрялась именно там. По заданию нашего зарубежного руководства был проведен специальный технический аудит здания, брали даже анализ земли и воздуха, но дизайн-проект, генпроектирование и строительство разрабатывались и велись в Москве, все решения были полностью в компетенции российского руководства банка. При таком подходе к сопровождению проекта его строительная часть, включая модернизацию инженерных сетей, установку климатических, охранных и телекоммуникационных систем и финишную отделку офисных помещений, была реализована всего за семь месяцев.
— Новый офис банка чем-то отличается от офисов других компаний?
— Это типичное офисное пространство, отличие только в наличии банковского отделения на первом этаже. Все остальное, как в большинстве других компаний, — open space с небольшим количеством перегородок, так называемое комбинированное офисное пространство. Организация рабочих мест в полностью открытом пространстве у людей зачастую может вызывать негативную реакцию, дискомфорт, напоминает фабрику и создает ощущение, что за персоналом постоянно следят. Поэтому мы добавили зонирующие перегородки, отделили ими или специальными мебельными решениями большие части рабочих помещений от коридоров, чтобы сотрудникам ничего не мешало работать. Проанализировав их потребности, в новом офисе мы сделали 51 переговорную комнату — это более чем достаточно для проведения внешних встреч и командной работы различного рода.
— Банк приобрел здание в собственность, что не характерно для представительств зарубежных компаний, которые предпочитают арендовать офисы, дабы оставаться мобильными в случае непредвиденных ситуаций на российском рынке. Вы приняли другое решение.
— «Райффайзенбанк» — не представительство зарубежной компании, мы крупный российский банк, активно инвестирующий в нашу страну. Поэтому аренда необходимого количества квадратных метров для офиса с точки зрения расходов стала для нас неэффективной. Также мы не хотели зависеть от арендодателя, изменения арендных ставок и прочего. Банк в России надолго, и мы хотим организовывать свою жизнь так, как считаем нужным.
— Сложно ли было определиться с дизайн-концепцией нового офиса, как выбирали архитектора?
— Мы четко сформулировали свои желания, передав на тендер клиентский бриф. Наш архитектор Денис Лобанов лучше всех услышал их, сразу нас понял и предложил решения для реализации. На мой взгляд, успех подобного проекта во многом зависит от того, насколько доверительные отношения сложились между архитектором и заказчиком, а в дальнейшем — между подрядчиком и заказчиком. Одними из главных преимуществ Дениса Лобанова были большой опыт работы в области офисного дизайна и проектирования, знание его специфики с точки зрения различных СНиПов, противопожарных требований, необходимых согласований и прочего.
— Какие пожелания к новому офису у вас были? Как вы их собирали?
— Мы создали специальную рабочую команду, в которую вошли представители административного отдела, а также отдела развития и реконструкции. Вся экспертиза, а именно количество рабочих мест, определение, кому с кем нужно и удобно сидеть, объем документов для хранения, что и каким подразделениям в новом офисе будет необходимо, — вся эта информация уже была нами собрана и консолидирована. Мы знали потребности наших внутренних заказчиков и лишь изредка задавали коллегам уточняющие вопросы.
Нам было важно, чтобы офис воспринимался, с одной стороны, тепло и позитивно, с другой — настраивал на работу. И наш архитектор нашел такой баланс между практичностью и красотой.
— У вас в офисе есть большая настоящая зеленая стена. Она не одна?
— Такое решение подразумевалось на всех этажах, к сожалению, оно оказалось дорогим не только в создании, но и в дальнейшей эксплуатации. Поэтому живую зеленую стену мы оставили только на первом и втором этажах. В других местах Денис Лобанов предложил создать из разных фактур ковролина ее имитацию. На мой взгляд, эксперимент удался — данное решение смотрится эффектно и необычно. Также нам очень понравилась идея архитектора, связанная с лайт-боксами, — по 6—7 штук добавлены в интерьер каждого этажа и являются частью концепции, связанной с использованием природных материалов. Именно поэтому на них фотографии природы, виды и пейзажи самых красивых мест России и Австрии. Причем мы полностью отказались от снежных пейзажей, чтобы максимально сохранять тепло и солнечное настроение. Так что эти лайт-боксы даже в холодные зимние дни придают нашему офису особый комфорт и уют.
— У вас очень много растений, их обслуживает какая-то флористическая компания?
— Нет, это личные растения наших сотрудников. А увеличение их количества, наверное, подтверждает, что сотрудники обжились в офисе и чувствуют себя комфортно.
— Как сотрудники восприняли переезд в новый офис?
— Вопрос транспортной доступности вызывал у них наибольшее беспокойство, поскольку открытие станции метро задерживалось. Но мы постарались сделать все, чтобы компенсировать это неудобство. Банк организовал доставку сотрудников от метро до офиса корпоративным автотранспортом. Был проведен опрос, чтобы определить наиболее востребованные станции метро. Заранее составлен график и маршрут движения автобусов. Автобусы выбрали хорошие, с кондиционерами. После переезда нам потребовалось лишь немного скорректировать график, чтобы сотрудники как можно меньше времени проводили в ожидании транспорта. Плюс ко всему руководство ввело гибкий график работы. Это не только сняло у людей определенный стресс, связанный с тем, что им обязательно требуется быть в банке к девяти часам утра, данное решение также позволило эффективно распределить утреннюю нагрузку на транспорт. Несмотря на то что это дополнительные расходы для банка, такой подход был выбран нами сознательно: транспортная доступность важна, и мы нашли другие области для экономии, чтобы перекрыть стоимость этой услуги. А для тех, кто приезжает в офис на личном автотранспорте, предложены различные варианты парковки за собственные средства, в том числе аренда мест на территории бизнес-парка или за ее пределами, либо свободная бесплатная парковка в пределах 5—10 минут ходьбы от офиса. Очень важно то, как компания информирует сотрудников о возможных проблемах. Порой простое признание проблемы с описанием перспектив ее разрешения может снять весь негатив. Мы рассказывали коллегам обо всех этапах проекта переезда, еще до начала стройки проводили ознакомительные мероприятия в новом здании, а перед самым открытием офиса устроили там праздник с конкурсами, где можно было выиграть различные призы, в том числе и бесплатное место на парковке.
— А как прошел сам переезд?
Продолжение статьи доступно только подписчикам.