Первый офис Herbalife был открыт в России в 1996 году в районе метро «Юго-Западная», в «Нефтяном доме».
В 1998 году компания переехала на Проспект Мира, и только спустя 19 лет было принято решение переехать в новый бизнес-центр «Ситидел» рядом с метро «Курская».
О том, как компания выбирала и строила новый офис в 2000 кв. м, журналу «Административный директор» рассказали Карина Щербакова, старший финансовый и операционный директор, Россия, СНГ, Монголия и Израиль, и Павел Тарасов, старший менеджер по операционной деятельности центров продаж в России и странах СНГ.
Корр.: Расскажите, пожалуйста, как устроен ваш новый офис.
Павел Тарасов: Он состоит из трех зон: бэк-офис, фронт-офис и общая зона для приема гостей и проведения внутренних встреч. Фронт-офис — это маркетинг, call-центр, отдел продаж; бэк-офис — операционный отдел, финансовый и логистика.
В зоне для гостей находятся пять переговорных комнат и большая кухня. Здесь происходят все наши встречи. В старом офисе нам не хватало места, было всего две переговорные комнаты, и зачастую мы встречались в кабинетах директоров в период их отсутствия.
Наш офис расположен на двух этажах, на каждом из которых есть кофе-поинты. Основная концепция пространства — open space, но есть и «полукабинеты» для директоров — специально выделенные небольшими перегородками зоны, и четыре полноценных кабинета для топ-руководства.
Корр.: Как долго вы искали новый офис?
П. Т.: Лет десять планировали переезд, с 2008 года присматривались к различным бизнес-центрам. Это помещение нашли в конце 2016 года. В подборе нам помогали коллеги из Cushman & Wakefield, нашего глобального партнера, с которым Herbalife работает по всему миру. Думаю, люди, задействованные в проекте подбора нашего офиса, к концу 2016 года стали лучшими знатоками рынка недвижимости в Москве.
Корр.: Какие основные требования у вас были к новому офису?
Карина Щербакова: Наш предыдущий офис находился на проспекте Мира, рядом с одноименной кольцевой станцией метро. За долгие годы существования в этом офисе мы практически сроднились с этим районом. Поэтому основной задачей при выборе нового пространства было максимально возможно сохранить наших сотрудников, не допустить ухода из компании по причине переезда. А это значит, что мы не могли кардинально менять локацию. Новый офис у метро «Курская» оказался наиболее подходящим местом с этой точки зрения. И после переезда нам удалось сохранить коллектив без потерь.
Помимо месторасположения, у нас был комплекс требований к новому офису: нам было важно знать, что это за бизнес-центр, кто им управляет, качество строения и, конечно же, стоимость аренды.
Корр.: Традиционно в мире офисы Herbalife находятся в центре?
К.Щ. : Только штаб-квартира в Лос-Анджелесе находится в центре, там сидят руководство и фронт-офис, а весь бэк-офис расположен за городом. В Лондоне офис находится на последней станции метро. На самом деле у нас нет знаковых офисов в центре. Их дислокация чаще всего привязана к центрам продаж, которые должы располагаться как можно ближе к дистрибьюторам.
Я думаю, нам помогло то, что стоимость аренды старого офиса была высокой. И даже несмотря на то что здесь мы взяли больше квадратных метров, нам удалось серьезно сэкономить.
Корр.: Кого привлекали в партнеры при реализации проекта?
П. Т.: Project management нам делала компания JLL. Вместе с ней мы провели тендеры на дизайн, инжиниринг и строительные работы. Архитектурный проект пригласили сделать Дениса Лобанова, в строители выбрали Fort Project. Следует заметить, что у нас был непростой проект, который требовалось реализовать в сжатые сроки. Строительство началось в конце июня, а в сентябре мы уже должны были заехать в новое пространство.
Корр.: Какая задача стояла перед архитектором?
К. Щ.: Во-первых, нам нужен был просторный open space. С другой стороны, мы довольно шумные, постоянно идет какая-то коммуникация, поэтому пространство требовалось организовать так, чтобы людям было комфортно сосуществовать. Также нам нужны были «изюминка», красота и стиль. Мы просили архитекторов хорошо проработать маршруты перемещения сотрудников по офису, чтобы всем было удобно.
П.Т.: У Herbalife очень много офисов по всему миру, мы глобальная компания. Безусловно, у нас есть галерея примеров брендирования, мы что-то взяли оттуда, что-то модифицировали. В компании существует система бренд-надзора. Когда проект нового офиса был нарисован, а согласованные элементы брендинга интегрированы в него, мы отправили проект в штаб-квартиру. Там его изучили и дали очень ценные рекомендации.
Корр.: Какие элементы брендинга были воплощены в новом офисе?
К. Щ.: Витрина с наградами и продуктами компании, фартук рабочей зоны на кухне, надписи на стенах — все это элементы корпоративного брендинга.
П. Т.: Нельзя не сказать о доске почета наших дистрибьюторов. Это не сотрудники, а Независимые Партнеры, которые достигли больших высот в Herbalife. Практически в каждом офисе компании по всему миру присутствует такая доска.
К. Щ.: Еще знаковым элементом можно назвать большое фото Криштиану Роналду. Он наш бренд-амбасадор, и у него есть своя история, связанная с Herbalife. Он не просто лицо бренда. Сейчас мы запускаем с ним новый продукт CR7 для людей, которые поддерживают активный образ жизни. Да, сначала мы размахнулись с брендингом, пространство казалось большим, и было желание использовать в офисе побольше корпоративной атрибутики. Но когда подробная схема проекта была готова, стало понятно, если чрезмерный брендинг перегрузит офис, людям будет некомфортно находиться в помещении. По мере появления оборудования, коммуникаций, мебели мы пришли к лаконичному стилю, когда сотрудникам ничто не мешает работать.
Корр.: Кроме местоположения нового офиса какие-то пожелания сотрудников еще были воплощены?
П. Т.: Названия переговорных в честь городов, где у нас находятся основные офисы: Москва, Лос-Анджелес, Краков и другие.
К нам, конечно, обращались с различными пожеланиями, но мы понимали — если мы по каждому вопросу будем советоваться с коллективом, то никогда не закончим проект. В итоге, как мне кажется, мы угодили всем по максимуму. Новый, светлый офис в шаговой доступности от метро, с хорошей и современной инфраструктурой, много места, просторно, достаточно санузлов, а раньше была постоянная очередь в туалет. Кухня стала больше, появились кофе-поинты на всех этажах. Улучшения во всем!
Корр.: Расскажите про команду, которая занималась проектом переезда.
К. Щ.: Эта команда — настоящие профессионалы. Такого высокого результата мы добились только благодаря людям, которые управляли проектом.
У нас были созданы комитеты, каждый из которых занимался каким-то одним направлением переезда. Так, комитет по внутренней коммуникации работал с сотрудниками с момента объявления о переезде. Его задачей было информировать сотрудников о том, что происходит на стройке, рассказывать об этапах переезда и подготовки к нему. Необходимо было предусмотреть возможные негативные реакции, поскольку не все любят перемены, поэтому в коммуникации на первый план мы выдвигали преимущества нового помещения: новая, удобная локация, инфраструктура и так далее.
П. Т.: Также были созданы тендерный и финансовый комитеты (инвестиции, затраты), IT-комитет. У нас был отдельный комитет, который занимался только переездом, сбором вещей, мебели, техники и так далее. Сотрудники должны были получить четкую инструкцию, когда и что делать. Это было непросто, так как дата переезда выпадала на сезон отпусков, к тому же в это время чуть ли не половина сотрудников офиса уезжала на внутреннее мероприятие.
С комитетами мы собирались еженедельно по четвергам. Руководителем проекта была Карина Щербакова. Большую поддержку оказывал наш коллега Мэт Слоте из Европы. Он отвечает в компании за facility management, прекрасно разбирается в стандартах брендинга, в организации тендеров и управлении большими проектами.
С проектной группой — JLL, Fort Project, архитектурным бюро — встречались по пятницам. Обсуждали, на каком этапе находимся, какие есть вопросы.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.