Новая организация рабочего пространства

В феврале 2017 года компания «Сервье» переехала в новый, современный и комфортабельный офис бизнес-центра «Белые сады». Символично, что этот переезд произошел в год, когда компания празднует свой юбилей: 25 лет деятельности в России.

 

На момент начала нашего сотрудничества с «Сервье», в марте 2015 года, офис компании на Павелецкой разросся до 6,5 тыс. кв. м и расположился на семи этажах в двух зданиях. При этом рост компании сопровождался частыми перепланировками, вызванными необходимостью принимать новых сотрудников. В результате сложившаяся за долгие годы концепция планировки и дизайна в большей части помещений перестала удовлетворять потребности компании. В связи с этим было принято решение о переезде в новый офис, — рассказала нашему журналу Яна Трапезникова, старший консультант отдела услуг корпоративным клиентам компании JLL. — Основными задачами проекта по переезду были названы оптимизация расходов на аренду офиса, обеспечение сотрудников новым современным рабочим пространством для комфортной работы и конструктивными взаимоотношениями с арендодателем. Также стоит отметить, что на всех этапах нашего сотрудничества с компанией «Сервье» все решения по проекту разрабатывались и принимались с учетом долгосрочной перспективы».

Первым этапом проекта стала реализация workplace-стратегии — анализ текущей концепции рабочего пространства и разработка основных стандартов и принципов идеального офиса. После утверждения концепции был детально проанализирован рынок московских офисных площадей и выбрано новое современное здание класса А в центре Москвы.

Важными факторами, повлиявшим на выбор офиса в БЦ «Белые сады», стали: близость метро, наличие необходимого количества парковочных мест, точек питания, панорамное остекление, позволяющее пропускать в помещение необходимое количество дневного света, и современная система вентиляции и кондиционирования.

Рабочие группы офиса мечты

Как рассказала Екатерина Бирюкова, директор по закупкам и бизнес-трансформации компании «Сервье» в ЕАЭС и по совместительству руководитель проекта нового офиса, внимательно изучив 69 объектов в Москве, первая рабочая группа (всего за проект в компании было создано пять рабочих групп), в состав которой вошли представители HR-отдела, отделов закупок и юридического, посетила 23 офисных помещения и оценила каждый с точки зрения соответствия критериям качества нового офиса, сформулированных в компании.
Вторая рабочая группа занималась созданием концепции нового офиса, в нее вошли представители отдела HR, IT и закупок. Она работала над созданием концепции общих зон офисного пространства и составляла бриф для архитекторов. Третья, расширенная рабочая группа с участием представителей всех отделов компании, а это более 20 человек, после утверждения концепции офиса занималась согласованием нюансов дизайна помещения. Ее представители выбирали колористическое решение, мебель, формы организации питания сотрудников, решали вопросы организации парковки. Также участники этой группы давали обратную связь по старому офису, определяя возможности для улучшения.

«В рамках проекта был создан специальный сайт на нашем корпоративном портале, где размещались отчеты о ходе строительных работ, информация о бизнес-центре, правилах работы в новом офисе. Особой популярностью пользовался форум «Вопросы — ответы». Также мы публиковали информацию о том, как обустроены офисы в других крупных компаниях: нам важно было показать сотрудникам, как их коллегам работается в формате open space, ведь в нашем старом офисе существовала кабинетная система, и многие сотрудники высказывали опасения по поводу новой организации офисного пространства, — рассказывает Анна Касаткина, административный менеджер. — Еще одна, четвертая рабочая группа участвовала в разработке квеста по окрестностям Белорусской, который создавался с целью заинтересовать сотрудников компании новым местом расположения офиса. В итоге получилось очень познавательное и веселое приключение, в котором приняли участие более 50 человек. Мы гордимся тем, что придумал квест сотрудник нашего IТ-отдела.

Наша, последняя, пятая рабочая группа совместно с архитекторами и подрядчиками занималась поддержкой проектов по проектированию и строительству, отслеживала процесс реализации нового офисного пространства, отвечала за организацию переезда».

Архитектурные решения нового офиса

К процессу создания нового офиса в компании отнеслись с большим вниманием: проводились тендеры на генерального проектировщика, строительную компанию, тщательно отбирались строительные и отделочные материалы, оборудование. Например, поставщика мягкой мебели выбирали из восьми компаний, которые предоставили на тестирование рабочей группе образцы кресел для рабочей зоны, ресепшена, зоны collaboration, барные стулья и прочее.