С недавнего времени все командировочные документы в нашей компании составляются в электронном формате. Это нововведение позволило максимально облегчить процедуры оплаты и сделать более корректной «сортировку» командировочных расходов. Ранее приходилось специально обрабатывать счет от агентства, которое обслуживает DHL в России по организации бизнес-поездки. Кто-то из сотрудников административного отдела собирал все служебные задания, проверял поставленные на них подписи и штампы, сверял все это с документами, полученными от агентства, и только после этого передавал счет в оплату. Причем на каждое служебное задание необходимо было создавать отдельный платежный документ. То есть проводилось много ручной, не очень нужной работы. Но без этого нельзя было обойтись, потому что все требовало контроля вплоть до оплаты счета агентства.
Нелегкий документооборот
Когда мы этот процесс практически полностью автоматизировали, довольны остались не только мы, административный отдел, но и финансовый, так как его сотрудники тоже избавились от постоянной головной боли – проверять все эти кипы документов.
Конечно же, у нас и ранее действовала автоматизированная система документооборота. Но она работала только внутри компании и не была привязана к документам, которые исходили от агентства, занимающегося организацией наших командировок Это порождало кучу ненужных бумаг и проверок, поскольку агентство не обладало информацией о нашем внутреннем согласовании командировок Менеджеры агентства обрабатывали все заявит, а мне в итоге приходилось разбираться: кто и куда ездил, кто из руководителей подписал эту командировку.
Дружба двух систем
Продолжение статьи доступно только подписчикам.