Банк — это структура, где, на наш взгляд, порядок должен практически культивироваться. Алена Кулаченкова, директор по административным вопросам ПАО «Совкомбанк», рассказала нашим читателям о своем опыте взаимоотношений с сотрудниками на тему соблюдения чистоты в офисе.
Порядок в офисе состоит из двух частей: порядок на каждом рабочем месте и порядок вне зоны рабочего стола
Зона рабочего стола находится под ответственностью сотрудника, который должен соблюдать принятые нормы порядка и руководствоваться собственными понятиями о чистоплотности и здравым смыслом. Все, что касается второй части, — это прямая зона ответственности административного департамента: речь идет о выполнении санитарных норм, исправности всего офисного оборудования, мебели, бытовой техники, наличии необходимых расходных материалов, клининге и прочем.
Чистота рабочего места сотрудника -это компромисс между политикой компании и реалиями рабочего процесса
Существуют политика «чистого стола», система бережливого производства, система 5С — все это, безусловно, экономит офисные ресурсы. Но есть рабочие процессы: например, в некоторых организациях после оптимизации штата многие сотрудники подхватили функционал тех людей, которые покинули компанию. У них стало больше обязанностей, многие вынуждены дольше задерживаться на работе. Вполне естественно, что при такой нагрузке люди становятся менее требовательными и внимательными к самым элементарным вещам: наличию лишних бумаг на рабочем столе, невымытой кружке, небрежно брошенной куртке. С одной стороны, вопиющее нарушение правил компании, с другой — а так ли необходимо «закручивать гайки», если они выполняют свою работу, жертвуя личным временем?
У одного из моих коллег на столе всегда стоит бутылка оливкового масла и бутылка вина. Это совершенно не означает, что сотрудник позволяет себе выпивать на рабочем месте, нет, из этих продуктов он делает заправку для салатов. Но убедить его хранить это на кухне, в холодильнике или даже в специально отведенном месте с ограниченным доступом других людей никак не получается. Почему? Потому что он работает не до 18 часов, а до выполнения рабочих задач и не выключается из процесса, не уходит в кафе, а перекусывает на рабочем месте практически без отрыва от производства, и ему удобно иметь ингредиенты под рукой. С точки зрения эффективности решения бизнес-задач такой вариант руководство вполне устраивает, но в таком случае и сотрудник рассчитывает, что руководство будет закрывать глаза на некоторые несоблюдения общепринятых правил, таких как, например, обед на рабочем месте.
Если вы хотите навести порядок на рабочих столах сотрудников – заручитесь поддержкой руководства
Случается, что все ваши стремления к порядку, чистоте и соблюдению процедур разбиваются о скалу упрямства сотрудников. Когда я работала в крупном call-центре, в мои обязанности входило следить за соблюдением в офисе норм санитарии. Руководство очень придирчиво относилось к по рядку на рабочих местах. Одно из строгих правил компании — сотрудникам за рабочими столами не разрешалось принимать пищу, можно было только пить воду, чай или кофе. К сожалению, мирным путем сделать так, чтобы люди мыли за собой грязную посуду, которая являлась потенциальным источником инфекции, не удавалось. Поэтому было принято решение — забытые на столах грязные кружки регулярно выбрасывать, о чем всех сотрудников предупреждали заранее. Но в какой-то момент было решено изменить тактику — залить в грязные кружки средство для мытья посуды, о чем всех сотрудников уведомили заранее. Таким образом мы рассчитывали заставить людей самостоятельно вымыть свои кружки. На следующий день одна сотрудница все-таки умудрилась налить в кружку со вчерашним чаем и с уже залитым в него средством для мытья посуды свежезаваренный кофе. Можно догадаться, чем все закончилось: она сделала глоток, ужаснулась и устроила скандал. На расспросы, как же можно наливать кофе в остатки чая, сотрудница ответила, что это ее личное дело и ей так привычно! Подобных ситуаций, когда сотрудников в принудительном порядке заставляют наводить порядок, а те сопротивляются, в моей практике было много, поэтому начиная борьбу за чистоту в офисе, стоит заручиться поддержкой руководства.
Время согласовать определение порядка
Порядок на столе — понятие субъективное. Например, существует политика «чистого стола», которую каждый понимает по-своему. Для кого-то чистый стол — это стол, на котором нет мусора, немытой посуды и груды бумаг. В данном случае сотруднику необходимо всего лишь задержаться на какое-то время по окончании рабочего дня и навести порядок на своем рабочем месте. В целом не очень болезненное нововведение. А для кого-то чистый стол — это обезличенное рабочее место, на котором нет даже личных вещей: фотографий, сувениров, статуэток, детских рисунков — всего того, что делает рабочее место уютным. Такая политика тоже имеет право на жизнь, но нужно помнить, что в данном случае компания теряет право позиционировать офис как второй дом, что сейчас очень модно в корпоративной среде. Все элементы корпоративной политики тесно переплетены друг с другом — меняя одно, будьте готовы к изменению всей картины мира.
Вводя нормы чистоты и порядка, будьте готовы ввести и меры наказания сотрудников
Что делать, если место сотрудника по-прежнему не соответствует принятым нормам? Делать ему выговор? Упоминать об этом в общей рассылке? Устраивать конкурс на самое грязное рабочее место? Я сейчас перечислила абсолютно реальные варианты наказаний, которые приходилось воплощать в жизнь. Политика «чистого стола» не будет работать, если вы заранее не продумаете меры наказания офисных грязнуль, иначе любое ваше нововведение они попросту будут игнорировать. И не забывайте, что сотрудники будут обижаться. Если вы вступаете на тропу войны с хаосом и беспорядком, вам следует обладать бездной такта и морем терпения. Ведь именно вам
придется проводить воспитательные беседы, находить компромиссы, убеждать, иногда и давить. Будьте тонким психологом, добивайтесь своего, но не провоцируйте обиды и войны в коллективе.
О любой организации можно составить мнение по чистоте туалетных комнат. Как ни абсурдно это звучит, туалет — лицо компании. Чистота, наличие и качество расходных материалов, запах — вот те критерии, по которым сразу становится понятно, насколько компания заботится о своих сотрудниках и гостях.
Кухня — зона пристального внимания. Халатное отношение к чистоте на кухне или кофе-поинте чревато отравлениями и несчастными случаями. Необходимо регулярно вычищать холодильник, ведь сотрудники имеют обыкновение забывать свою еду. Оптимальный способ — освобождать его по пятницам: холодильник моется, продукты выбрасываются. Разумеется, сотрудники должны знать о проведении данной процедуры и ее времени, чтобы иметь возможность разобрать свои продукты.
Чистота достигается только сообща
Если руководство хочет, чтобы сотрудники соблюдали чистоту и на рабочих местах, и в офисе в целом, предоставьте им условия для этого. Речь идет о таких вещах, как антигрязевые коврики при входе в офис, вешалки для верхней одежды, крючки для сумок и пакетов, ячейки для хранения сменной обуви. Если что-то в офисном облике вас как административного директора раздражает, продумайте, каким образом можно это решить. Нет смысла требовать от сотрудников невозможного, тем более в одностороннем порядке. Предложите им удобное решение, и я уверена, они пойдут вам навстречу.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.