Номинация: Лучший проект по оптимизации процессов. «Московский Кредитный Банк» (МКБ): Управляемая модель офисной инфраструктурой.
Номинант: Александр Курлычкин, руководитель отдела офис-менеджмента МКБ
Цель проекта — оптимизация офисных затрат и процессов управления рабочими местами в условиях изменения форматов работы и моделей присутствия сотрудников.
Традиционные подходы к управлению офисной инфраструктурой, основанные на нормативных показателях и штатной численности, перестали в полной мере отражать фактическое использование офисных ресурсов. В этих условиях для МКБ стало критически важным перейти к управлению, основанному на объективных данных о загрузке рабочих мест и пространств.
В рамках проекта была сформирована управляемая модель, позволяющая сопоставлять фактическое использование офисных ресурсов с затратами на их содержание и использовать эти данные для оптимизации процессов управления офисной средой. Подход внедрен и применяется в офисе МКБ.
Экономический эффект
Полученные данные позволили:
- выявить расхождение между традиционной моделью обеспечения рабочими местами и фактическими сценариями использования;
- определить потенциал оптимизации офисных ресурсов без ухудшения условий работы;
- сформировать основу для управляемого воздействия на удельную стоимость использования офисной инфраструктуры.
Для оценки экономической эффективности в рамках проекта применяется расчет стоимости фактически используемого рабочего места, основанный на аллокации совокупных офисных затрат (включая прямые, косвенные и общеофисные расходы) и сопоставлении их с реальной загрузкой рабочих мест. Такой подход позволяет перейти от оценки затрат «на офис в целом» к анализу стоимости реально используемого ресурса и выявлять зоны потенциальной оптимизации.
Экономический эффект проекта заключается не в разовом сокращении затрат, а в создании устойчивого механизма предотвращения избыточных расходов и повышения управляемости офисных процессов при дальнейшем развитии офисной инфраструктуры.
Качественные улучшения
Реализация проекта позволила:
- повысить прозрачность использования офисных ресурсов для административной функции и бизнеса;
- перейти от ситуационных решений к регулярной управленческой аналитике;
- снизить риски принятия решений, не соответствующих реальным моделям работы подразделений.
При этом оптимизация процессов изначально рассматривалась с учетом влияния на комфорт сотрудников, командное взаимодействие и продуктивность, что позволило избежать механического сокращения ресурсов.
Новизна применяемых технологий / решений
Новизна проекта заключается в переходе от статического управления офисом к динамической модели, учитывающей фактическое использование ресурсов.
В рамках проекта:
- используется совокупность данных СКУД, бронирований, датчиков и опросов сотрудников, консолидируемых в цифровой платформе для управления офисом (Indaspace);
- применяются управленческие метрики Average Utilization Rate, Peak Utilization, Cost per Used Seat;
Подход позволяет принимать решения, одновременно ориентированные на экономическую эффективность и устойчивость рабочей среды.
Масштабируемость
Модель управления офисными ресурсами, реализованная в МКБ, носит универсальный характер и может быть масштабирована на другие офисы и подразделения банка. Подход применим для различных форматов работы и создаёт основу для долгосрочной оптимизации офисных процессов
и затрат.
Проект реализован в 2024–2025 гг. Партнер проекта: Indaspace.
Используемое решение включено в Единый реестр российского ПО.
Проект не носил пилотного характера и используется в повседневной работе офиса.
