Все процессы, связанные с недвижимостью компаний, — аренда, покупка, новое строительство, ремонты, а также операционное управление — обычно вызывают массу вопросов и подразумевают серьезные риски.
Одним из решений в управлении этими рисками может стать централизация процессов и работ, связанных с подобной недвижимостью.
Риски в сфере офисной недвижимости эксперты обычно делят на несколько видов. Во-первых, это риски, которые возникают при выборе помещения для последующего его оформления в аренду или собственность. Во-вторых, риски, появляющиеся в процессе взаимоотношений с арендодателем, как с потенциальным, так и с тем, с которым уже заключен договор (так называемые «контрактные» риски). В-третьих, риски, вытекающие из процесса приобретения и обслуживания того или иного оборудования (или услуг), находящегося в помещении и необходимого для обеспечения бесперебойной и эффективной работы компании. В-четвертых, риски взаимодействия с поставщиками этого оборудования или услуг. Также отдельно стоит отметить риски по взаимодействию с регулирующими
органами (например, в случае изменения различных норм действующего законодательства) и мошеннические внутренние или внешние риски.
Пути минимизации рисков
Зачастую в данном сегменте недвижимости наблюдается взаимосвязь всех вышеперечисленных групп рисков, и управлять ими в комплексе — важнейшая задача руководителя. Как же минимизировать эти риски и есть ли какие-то «комплексные» инструменты? Конечно, свести к нулю все перечисленные риски практически невозможно. Однако можно создать единый подход и ввести общие требования или принципы управления рисками.
Обычно в больших компаниях за управление рисками отвечают специальные подразделения. Они курируют и риски, связанные с бизнесом, и операционные, а для самых критических видов составляют специальные карты изменения процессов. Такой комплексный подход позволяет целенаправленно вести работу с разными видами рисков, своевременно получать общую картину на всех этапах и контролировать влияние каждого вида риска на совокупный показатель (уровень или порог) риска.
Что касается недвижимости, то среди решений по управлению рисками в этом сегменте в первую очередь можно отметить эффективное применение превентивных правовых и технических мер. Так, многие организации предпочитают не заключать договоры аренды на помещения, находящиеся в процессе строительства, не создавать арендных соглашений с теми арендодателями, у которых нет документов на право собственности наобъект недвижимости. Особое внимание также уделяется техническому состоянию объектов, которые планируется оформить в аренду или приобрести: например, наличию в них пожарных выходов и степени соответствия этих объектов другим установленным законодательством нормам.
Но даже если все проверено и заключен надлежащий договор, «закрывающий» основные риски арендатора, необходимо постараться обезопасить компанию от возможных проблем, связанных с технической зависимостью от выбранного помещения, ведь демонтаж дорогостоящего оборудования — трудоемкий и совсем недешевый процесс. Возможным решением может стать оснащение арендованного помещения упрощенным оборудованием. Так, например, делают некоторые компании в своих офисах продаж. Тем самым они не только снижают финансовые риски, связанные с прекращением арендного договора по тем или иным причинам, но и создают предпосылки для свободы маневра в случае, если компанию не будет устраивать сотрудничество с нынешнем арендодателем или если появится более привлекательный вариант с точки зрения повышения динамики продаж.
Централизация процессов
Значительно снизить финансовые и операционные риски, а также оптимизировать управление недвижимостью помогает централизация процессов. Так, в некоторых организациях уже давно все решения по вопросам недвижимости принимаются только в центральных офисах, там выработана единая стратегия по управлению недвижимостью и в Москве, и в регионах. Благодаря именно такой форме взаимодействия, а также полученной вследствие централизации возможности видеть и анализировать всю картину целиком многие арендаторы в течение этого года успешно оптимизировали свои затраты. Кто-то просто снизил арендные ставки, кто-то перевел их в рубли, а кто-то уменьшил арендуемую площадь или отказался от старых офисов в обмен на более привлекательные варианты как с точки зрения цены, так и с точки зрения расположения.
Централизация может выражаться не только в создании единых стандартов по работе с заявками на аренду помещений, но и в стандартизации подходов к качеству заключаемых от имени компаний договоров. Например, некоторые организации, чтобы минимизировать контрактные риски, создают специальные инструкции, где описаны основные принципы работы с договорами по аренде недвижимости. Сотрудники периодически проходят тесты, в которых есть как сложные (профессиональные) вопросы, так и вопросы на логику и внимание. В наш век высоких технологий все еще можно встретить низкокачественные и просто «сырые» договоры аренды, предлагаемые некоторыми (иногда даже крупными) компаниями-девелоперами, порой в таких договорах отсутствует элементарная логика. А значит, специалист, отвечающий за договорные отношения, должен уметь не только читать «букву» договора, но и сопоставлять, анализировать получаемую информацию и формировать комплексное мнение по допустимости подписания отдельных договоров аренды со стороны его компании.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.