Встречать гостей нужно правильно, с соблюдением всех азов этикета, особенно если этот гость с приставкой VIP. Но как не ударить в грязь лицом? Заключить договор с компанией, специализирующейся на подобных услугах, организовать все своими силами или использовать одноразовую услугу автотранспортной компании, которая может называться, к примеру, «встреча в аэропорту»? Выбор в любом случае останется за вами, но многие вещи, даже если вы доверитесь профессионалам, нужно знать.
Журнал «Административный директор» обратился к нескольким компаниям с просьбой поделиться практическими советами. В целом ответы были схожи, но имелись и некоторые расхождения. Мы обобщили их и описали путь от трапа самолета до гостиничного номера.
Кто должен встречать VIP-персону
Для тех, кто еще ни разу не занимался подготовкой встречи VIP-персон, этот вопрос крайне актуален. Так кто же должен присутствовать в аэропорту при прибытии важного гостя? Если это прием гостей высокого ранга, возлагать всю процедуру встречи на водителя не стоит. VIP-персон принято встречать на уровне. Если нет возможности поехать на встречу равному по положению или рангу представителю принимающей стороны, то встречу нужно поручить одному из заместителей, в крайнем случае личному секретарю или помощнику.
Встречать гостя в VIP-зале можно и без таблички. Как правило, он устроен достаточно камерно, там постоянно дежурит администратор, к которому можно обратиться за помощью. Можно также воспользоваться мобильным телефоном, чтобы после объявления посадки самолета условиться с гостем о месте встречи.
Но если встреча происходит уже в зоне выхода из таможенно-пограничного контроля, то табличка, безусловно, нужна. На ней необходимо указать название организации и фамилию, имя, отчество (последнее не во всех случаях) прибывшего, а если прилетели сразу несколько важных персон — просто название организации.
Представляться гостю следует от имени компании, называя свое положение в ней. Беседовать можно на любые нейтральные темы, главное — доброжелательно, радушно и с улыбкой. Можно использовать для начала примитивные, так называемые «английские», темы: о погоде, о полете.
Гость всегда садится сзади
По пути к автомобилю не рекомендуется, оказывая гостю назойливую помощь, отбирать у него ручную кладь. Это дурной тон. При посадке в автомобиль нужно иметь в виду, что места в салоне распределяются строго по ранжиру: на заднем сиденье справа по ходу сидит самый почетный гость, рядом с ним другой гость или гости, а на переднем сиденье, около водителя, — встречающий. Если для встречи гостей подается лимузин, то самые почетные гости садятся на заднее сиденье, напротив них еще два гостя, а рядом с водителем — встречающий руководитель или гость, занимающий самую низкую должность.
Такая рассадка имеет глубокий практический смысл. Место на переднем сиденье, предоставляющее возможность хорошего обзора, в то же время считается самым опасным во время дорожных происшествий. Очевидно, что представитель встречающей стороны не имеет права подвергать своего гостя потенциальной опасности.
Но помимо практического смысла есть еще и этический. Так, в старые времена водитель назывался не иначе как кучер, и на облучке с ним важная особа никогда бы не села. Вот и в автомобиле место рядом с шофером считается непочетным. Помимо вышеперечисленных персон сесть там могут также сопровождающие VIP-персону охранник или переводчик. Поэтому при посадке в автомобиль следует открывать важному гостю заднюю дверь, а не переднюю.
Однако из любых правил, даже если они прописаны по протоколу, бывают исключения, и в некоторых ситуациях можно и даже нужно их нарушать. Скажем, если гостя встречает партнер, который находится за рулем своего автомобиля. Вот тогда, расположившись на заднем сиденье, VIP-персона проявит неуважение к этому человеку — садиться надо рядом с ним. Если встречающих двое, то гостю лучше сесть сзади справа, рядом со вторым коллегой. Хотя протокол вообще-то не рекомендует встречать высоких особ на личном авто.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.