Автомобиль — дорогостоящее имущество компании, объект лизинга или аренды, которое выдается сотруднику в качестве рабочего или статусного инструмента. Расходы на обслуживание, ремонт и эксплуатацию достаточно высоки, а это значит, что существуют значительные риски различного рода мошеннических действий в отношении корпоративного автотранспорта как со стороны пользователей, так и со стороны управляющих автопарками, представителей отделов закупок и снабжения.
Кому выгоден обман?
Для начала определимся с потенциальными рисками относительно каждой категории сотрудников компании. Топ-менеджеры. Потенциальный риск мошеннических действий в отношении корпоративного автотранспорта со стороны топ-менеджмента компаний крайне низок, так как автомобиль выдается им в качестве статусного (в составе соцпакета и т. д.), доходы у этой категории сотрудников достаточно высоки, и им просто нет смысла рисковать и заниматься различного рода махинациями. Как говорится, имидж дороже.
Торговые представители, представители по маркетингу и т. д. Среди этой категории сотрудников мошеннические действия в отношении корпоративного автотранспорта возможны, поскольку они получают автомобиль в качестве рабочего инструмента, интенсивно его эксплуатируют, ежегодные пробеги их авто велики, эксплуатационные расходы значительны. А когда часть сотрудников базируется в отдаленных регионах страны, может возникнуть соблазн воспользоваться этим и незаконно получить выгоду.
Управляющие автопарками, представители отделов закупок и снабжения. В этой категории сотрудников мошеннические действия в отношении корпоративного автотранспорта также возможны, поскольку они выступают в качестве представителей компаний при закупке, лизинге или аренде автомобилей, заключении договоров на ремонт и ТО, страхование, снабжение топливом, организацию шинного сервиса, мойку, оценку стоимости, продажу и т. д. Финансовые обороты при таких операциях колоссальные, и соответственно, соблазн воспользоваться этим очень велик.
Офисные и персональные водители. Наверное, это та категория сотрудников компаний, среди которых вероятность совершения различного рода мошеннических действий по отношению к корпоративному автотранспорту наиболее велика. Этой категории сотрудников автомобиль выдается в качестве рабочего инструмента, они интенсивно эксплуатируют его каждый день, ежегодные пробеги авто, а равно и эксплуатационные расходы значительны, а уровень дохода сотрудников оставляет желать лучшего.
Как обманывают работодателя?
Какие бывают виды мошеннических действий со стороны сотрудников в отношении корпоративного автотранспорта? Рассмотрим основные виды махинаций:
— наиболее распространенные: сливы, предоставление подложных чеков, накрутка пробега, приписка километража в путевых листах, заправка служебного автомобиля для личных поездок в выходные дни, заправка личных машин за счет компании (по корпоративной топливной карте) и т. д.;
— предоставление подложных чеков за услуги автомойки: зачастую мойка не производится или машина моется собственными силами либо в меньшем объеме;
— использование служебного автомобиля не по назначению, а в личных целях, если это запрещено политикой компании, для перевозки груза и пассажиров за плату (в качестве такси), для учебной езды, а также эксплуатация родственниками сотрудника, если это не предусмотрено политикой компании;
— сокрытие информации о ДТП, непредоставление отчетности об аварии: например, ремонт автомобиля производился на СТОА не у официального дилера за свой счет, так как ДТП произошло в выходной день, а водитель находился в нетрезвом состоянии, соответственно уровень качества такого ремонта может быть крайне низок; кроме того, предоставление подложных справок о ДТП, оформленных задним числом или вообще без показа автомобиля, оформление ДТП по ложному адресу и т. д.;
— мошенничество с контрольно-измерительным оборудованием (деактивация системы мониторинга, расходомеров и т. д.) с целью использования автомобиля не по назначению либо сокрытия хищений, нарушений правил эксплуатации;
— целенаправленное увеличение пробега (накрутка) автомобиля для получения топлива, которое может использоваться для личных нужд или реализации на сторону;
— во время ремонта и технического обслуживания автомобилей накручивается пробег, а затем в сговоре с сотрудниками СТОА ТО или ремонт автомобиля не проводятся (в лучшем случае через раз), и все материалы и запасные части, предназначенные для ремонта, пользователь забирает себе для обслуживания личного авто аналогичной марки или реализации на сторону;
— существуют также следующие мошеннические схемы: при обслуживании автомобиля на СТОА не у официального дилера предоставление завышенных смет, калькуляций, счетов, установка неоригинальных запасных частей и расходных материалов под видом оригинальных, а при сговоре с сотрудниками СТОА и обслуживание личного автомобиля аналогичной марки под видом корпоративного, досрочное списание шин для дальнейшей их реализации и т. д.; получение откатов за сотрудничество от такого рода СТОА — некий процент от объема либо от суммы ремонта, фактически не произведенного, или от завышенной стоимости работ и запасных частей; самостоятельная установка (замена) старых узлов и агрегатов с личного автомобиля на аналогичный корпоративный, хищение комплектующих с корпоративного автомобиля с целью получения страхового возмещения; при страховании автомобилей через различные брокерские агентства завышение стоимости страхования и прочее — это тот вид махинаций, которым в компаниях могут заниматься уже не только непосредственные пользователи автомобилей;
— при покупке автомобилей целенаправленно завышается их стоимость, и как результат — получение «откатов» ответственными за этот процесс должностными лицами;
— занижается оценочная стоимость автомобиля, например, путем сговора с оценщиком либо накрутки пробега, а также в результате целенаправленной неграмотной и неправильной эксплуатации автомобиля с целью снижения его потребительских качеств; существуют варианты проведения неоправданно дорогого или большого объема технического обслуживания, что экономически нецелесообразно непосредственно перед продажей или оценкой автомобиля — такое возможно в том случае, если кто-то уже имеет виды на автомобиль; сюда же можно отнести и мошеннические действия при продаже автомобиля: например, если в компании нет практики проведения аукционов, то автомобиль реализуется по оценочной стоимости, а разница между оценочной и рыночной ценой идет в карман ответственному сотруднику; кстати, проведение как внутренних, так и внешних аукционов по продаже автомобилей не является 100% защитой компании от мошеннических действий: например, при внутренних аукционах возможно образование групп лиц, которые по предварительному сговору будут демпинговать либо отказываться от выигранного лота, чтобы передать второй выигравшей ставке; да и внешний аукцион при умелом подходе может оказаться хорошо закамуфлированной фальсификацией с целью получения отката ответственным сотрудником — в этом случае могут собираться аффилированные покупатели, которые будут делать заниженные ставки, а разница между продажной и рыночной стоимостью возвращаться ответственному сотруднику в конверте — это то направление, в котором возможность присутствия различного рода махинаций необычайно высока.
Как с этим бороться?
Как же выявить мошеннические действия со стороны сотрудников компании в отношении корпоративного автотранспорта? Здесь нет однозначного совета, но это помогут сделать следующие мероприятия: проведение внутренних и внешних аудитов, использование всевозможных систем мониторинга, тщательная проверка счетов от поставщиков,
путевых листов, маршрутов, документации по ремонту автомобилей и т. д.
Сложно найти и рецепт борьбы с подобными мошенническими действиями. Помочь в этом может вывод корпоративного автопарка на аутсорсинг, чтобы сотрудники компании как можно меньше были задействованы в процессе организации обслуживания, приобретения, продажи автомобилей,
а занимались непосредственно подбором, заказом автомобилей согласно правилам корпоративной политики, а также решали оперативные вопросы.
Особо отмечу то, что необходимы выстраивание соответствующим образом политик и процедур в сфере корпоративного автотранспорта, разработка форм договоров, доскональный контроль пробегов, топливных отчетов, путевых листов, применение административных и дисциплинарных мер к провинившимся сотрудникам (штрафы, взыскания, увольнения).
Политика вам в помощь
Конечно, я описал далеко не все потенциально возможные схемы мошеннических действий со стороны сотрудников компаний в отношении корпоративного автотранспорта. Многие административные или флитменеджеры смогут дополнить мой список, кроме того, постоянно изобретаются новые
схемы мошенничества, а старые видоизменяются и модернизируются. Но все же, надеюсь, что мой опыт поможет коллегам выстроить прозрачную схему работы с автопарком компании, создать жизнеспособную и антикоррупционную автомобильную политику, правила закупок товаров и услуг, схемы реализации бывших в употреблении активов, а также оперативно пресекать мошеннические действия со стороны сотрудников компании в отношении корпоративного автотранспорта.
Также хочу отметить, что в большей степени присутствие такого рода мошеннических действий возможно в российских компаниях, так как в западных десятилетиями разрабатываются и совершенствуются различные политики: антикоррупционные автомобильные, по работе с поставщиками, по реализации отслуживших свой срок активов, по компенсациям и льготам, а также всевозможные схемы и процедуры, направленные на снижение коррупционной составляющей.
Комментарии экспертов
Алексей Фадеев,
руководитель отдела управления корпоративным автопарком Loftice
Вопрос злоупотреблений встает в любой компании, где есть корпоративный автопарк. Основными причинами является совокупность факторов: значительный объем средств, выделяемых на автопарк, сложность технического устройства и эксплуатации автомобиля, территориальная удаленность транспорта компании.
Понимание и контроль каждого из вышеуказанных факторов и профилактические меры могут практически полностью искоренить саму возможность злоупотреблений со стороны работника, эксплуатирующего корпоративный автомобиль.
Профилактику, как говорил мой коллега, необходимо начинать с разработки и утверждения транспортного положения, которое будет полностью регламентировать взаимоотношения компании, предоставляющей в служебное пользование автомобиль, и работника, его эксплуатирующего. В данном документе следует детально прописать: сроки эксплуатации автомобиля и службы отдельных часто заменяемых запасных частей, компенсируемые расходы, правила согласования ремонтов и реализации автомобилей, а главное – ответственность работника. Само положение и приложения к нему не должны подразумевать возможности двоякой трактовки, а, наоборот, быть инструментом, где работник может найти всю необходимую информацию, связанную с использованием корпоративного автомобиля.
Второй по значимости момент, который во многом будет способствовать снижению риска злоупотреблений, – это переход на полностью безналичную систему оплаты расходов, возникающих при эксплуатации автопарка. Исключения могут иметь место, но согласование их должно быть настолько сложным и времязатратным, чтобы все стороны не были заинтересованы в работе с наличными деньгами: например, переход на использование топливных карт с установкой персональных лимитов работникам, контроль пробегов автомобиля, жесткие процедуры согласования ремонтов и т. д.
Под управляемостью процессами и персоналом компании я понимаю следующее:
– выстраивание единой политики выбора поставщиков с привлечением отдела закупок;
– утверждение поставщиков не единоличным решением, а комиссией, назначенной генеральным директором;
– многоуровневое согласование расходов по транспорту: они должны сначала согласовываться линейным менеджером, затем менеджером по транспорту и после утверждаться директором соответствующего подразделения компании;
– присутствие в компании процедур, позволяющих компенсировать причиненный работником ущерб.
Главное, на мой взгляд, сформировать у работника осознанное отношение к корпоративному автомобилю, то есть понимание того, что компания заботится о нем, его здоровье и безопасности, но при этом, работая в правовом поле, делает все возможное, чтобы защищать свои интересы как работодателя, что корпоративный автомобиль – это инструмент, позволяющий работнику эффективно выполнять свои должностные обязанности, а не льгота или привилегия, которую он может использовать в личных интересах.
Евгений Антоник,
генеральный директор компании «Пятое колесо менеджмент»
Продолжение статьи доступно только подписчикам.