Два года назад Валентина Ветчинова возглавила отдел корпоративной поддержки Lamoda. Тревел-процесс в компании на тот момент выглядел так: письма в кадры, Excel-выгрузки, распечатанные приказы, стопки чеков и привычный вопрос: «Где ваш авансовый отчет?».
Сегодня приказ формируется автоматически, отчет закрывается в несколько кликов, а тревел-команда занимается аналитикой и развитием новых проектов. О том, как был выстроен этот путь, что стоит за выбором платформы и почему строгая тревел-политика не всегда помогает экономить, Валентина рассказала журналу «Административный директор».
Валентина, расскажите, что представляет собой ваш отдел и за какие процессы вы отвечаете в компании.
Наш отдел отвечает за корпоративную поддержку бизнеса — все те сервисы, без которых невозможно нормально работать, но которые часто остаются «за кадром», когда говорят об успехе компании. Это тревел, корпоративное такси, мобильная связь, офисная поддержка, документооборот, почтовая корреспонденция. Сейчас мы выходим на централизацию этих направлений не только в России, но и в странах СНГ, где Lamoda тоже представлена.
Бизнес-тревел для нас — один из ключевых блоков. Lamoda — большая розничная компания с собственной сетью доставки, региональными складами и задачами, которые требуют регулярных поездок не только по России, но и за рубеж. Поэтому командировки — это не эпизодическая история, а постоянный рабочий инструмент.
С чего начался проект автоматизации?
Когда я пришла в отдел, коллеги как раз завершили тендер на выбор тревел-агентства. Вместе с агентством мы пытались внедрить автоматизированную платформу, но столкнулись со сложностями интеграции с нашими внутренними системами. Отдельная боль — авансовые отчеты. Сотруднику нужно было собрать документы, распечатать, заполнить специальный файл Excel для оформления авансового отчета, отнести в бухгалтерию, дождаться проверки. После этого ему могли снова написать: чего-то не хватает, нужно уточнить дату, номер документа или приложить еще один чек.
При наших объемах это съедало время у всех — сотрудников, бухгалтерии, тревел-команды.
Как вы пришли к решению проводить отдельный тендер именно на платформу?
Мы поняли, что наша задача шире, чем просто «агентство с интерфейсом». Нам нужна была платформа, которая, во-первых, удобна для сотрудника: интуитивно понятна, похожа по пользовательской логике на Aviasales, чтобы не требовалось долгое обучение. Во-вторых, платформа должна была связываться с нашей системой кадрового электронного документооборота, чтобы приказы формировались автоматически. В-третьих, была нужна интеграция с 1С, чтобы факт покупки билета сразу попадал в бухгалтерию без ручных выгрузок. Мы описали около 150 параметров и с этим техническим заданием вышли на рынок.
Каким оказался рынок тревел-платформ?
На базовом уровне предложений много, а вот глубокую автоматизацию готовы делать единицы. Рынок тревела сильно пострадал во время пандемии. Возможно, поэтому многие платформы так и не пошли дальше базового функционала. Мы приглашали и крупных игроков, и небольшие компании. Уже в процессе общения неожиданно выяснилось, что часть небольших участников связана с крупными российскими игроками и фактически предлагает тот же продукт. Поэтому в итоге выбор был гораздо меньше, чем казался на первом этапе.
Как вы принимали финальное решение?
Помимо оценки технического задания, мы проводили референс-визиты. Это оказалось очень важно. Мы просили контакты реальных клиентов, у которых уже реализованы нужные нам функции, и подробно с ними общались. Компании были готовы делиться опытом, хотя ни у кого не было ситуации, полностью совпадающей с нашей: где-то хорошо реализован один блок, где-то другой. Отдельно мы оценивали не только сам продукт, но и то, как поставщик работает с запросами клиента.
Интеграции почти всегда требуют доработок и нестандартных решений, поэтому нам было важно понять, как команда ведет себя в таких ситуациях: просто выставляет счет за каждое изменение или помогает найти рабочий вариант. Еще один важный фактор: мы специально искали платформу, интеграцию с которой можно было бы сделать силами нашей внутренней разработки. Это позволяло нам не вкладывать огромные деньги в стороннего подрядчика и давало возможность при необходимости безболезненно сменить платформу.
Сколько времени занял проект от идеи до запуска?
В мае 2025 года мы объявили тендер, в сентябре заключили контракт. С октября начались разработка и настройка. В декабре вышли на тестирование с первой группой пользователей. В январе подключили к системе сотрудников. Сейчас мы находимся в активной фазе: ловим баги, шлифуем процесс.
Расскажите про автоматизацию приказов. Это было одним из ключевых требований?
Да. И это, пожалуй, одно из самых показательных изменений. Раньше было так: тревел-отдел писал в кадры, кадры вручную оформляли приказ, а бухгалтерия ждала документ, чтобы рассчитать суточные. Сейчас сотрудник заполняет заявку на командировку, выбирает цель из стандартизированного списка, при необходимости добавляет комментарий. После согласования руководителем данные автоматически уходят в 1С, которая сама формирует приказ — с фамилией, табельным номером, датами, направлением и целью поездки. Ни тревел-отдел, ни кадры в этом процессе не участвуют.
Сотрудник получает приказ на подпись в кадровом электронном документообороте и подписывает его УНЭП через СМС-подтверждение. В штатном режиме нам не нужно вручную сопровождать каждый шаг.
А как теперь рассчитываются суточные?
Раньше бухгалтерия ждала приказ, чтобы рассчитать суточные вручную. Теперь каждый день из кадрового ЭДО приходит выгрузка по всем командировкам: даты, направления. У нас настроена отсечка: за пять дней до командировки бухгалтерия получает уведомление о необходимости начислить суточные. Для российских командировок суточные рассчитываются автоматически по датам поездки. С зарубежными командировками сложнее: там важно учитывать время выезда и возвращения, поэтому этот блок требует дополнительной проверки со стороны бухгалтерии.
Авансовые отчеты вы называете самым сложным блоком. Почему?
Потому что к этой отчетности строгие требования. Нам было важно не просто перевести процесс в электронный вид, а сделать его удобным и для сотрудника, и для бухгалтерии. При переходе на новую платформу мы в первую очередь сделали интеграцию с 1С. Раньше тревел-отдел раз в неделю вручную выгружал Excel-отчеты по купленным билетам и отправлял их в бухгалтерию. Из-за этого данные попадали в учет с задержкой, а любая ошибка в файле превращалась в отдельную переписку. Сейчас все происходит автоматически: в течение 30 минут после оформления билета информация передается в 1С.
Бухгалтерия видит расходы почти сразу, без ручных выгрузок и сверок. Для нас это был важный шаг: тревел-процесс стал не просто удобнее для деловых путешественников, но и прозрачнее для учета. После командировки сотруднику приходит уведомление на платформе. Он открывает отчет и сразу видит документы, которые уже подтянулись автоматически: маршрутные квитанции, ваучеры, данные по купленным билетам. Ему не нужно искать их в почте, скачивать и прикладывать вручную. Ручным пока остается только один участок — дополнительные чеки.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.