Лайфхак CBRE по аренде офиса

Компании, которые проходили через процесс аренды офиса, хорошо знают и его этапы, и длительность. Они уже «набили шишки» на тонкостях коммерческих переговоров, а это и вопросы индексации платежей, и неконтролируемые операционные расходы, и изначально неправильно выбранный метраж. Даже просчет в сроках заезда в новое помещение стоит денег. Чтобы помочь читателям журнала «Административный директор» справиться с этой нелегкой задачей, эксперты компании CBRE разработали инструкции на каждый из этапов аренды: от выбора офиса до въезда в новое помещение.

Метраж

Собственники-арендодатели или их представители признаются, что зачастую получают от клиента первоначальную заявку в такой формулировке: «Нам нужно конкретное количество квадратных метров». Однако в ходе подбора помещений выясняется, что потенциальному арендатору необходим больший или меньший метраж.

Такое обычно происходит по двум причинам: арендатор к моменту запроса предложений не до конца понимает свои потребности либо не знает о существовании на московском рынке двух форматов обмера помещений, каждый из которых выполняет свою функцию, и не понимает разницу между ними.

ТЗ на переезд

Составление ТЗ следует начать с опроса заказчиков переезда и сотрудников. Это поможет учесть максимум пожеланий и сохранить коллектив при переезде, ведь если для кого-то дорога до нового офиса будет занимать два часа вместо привычного часа, сотрудник может потерять лояльность.

Когда вы собрали все пожелания, можно переходить к составлению задания. Стандартное техническое задание на переезд включает:

• количество метров;

• количество людей;

• класс офиса;

• дату переезда;

• парковку: количество машино-мест;

• бюджет;

• район, локацию или направление.

Важно включить в документ и количество метров, и количество людей. Распространенная ошибка: в ТЗ прописывается бюджет и метраж, но метраж определяется на глаз. В итоге происходит следующее: вы заявляете, что компании нужно 300 метров, но при этом не указываете, что в офисе будут работать 60 человек. В итоге при подборе помещения не учитывается такой важный показатель, как количество метров на человека. И получается, что консалтинговое агентство, которое занимается подбором офисов, зря потратило и свое, и ваше время, так как нашло и предложило к рассмотрению офисы с учетом первоначальных параметров и только потом узнало, что 60 человек в нем не разместятся, так как по политике клиента рабочее место должно быть гораздо больше, чем принятые
стандарты, и еще нужно 200 метров. Далее следует пересмотр бюджета, и поиски начинаются заново.

ВОМА или БТИ

Цель арендодателя — получение дохода от своего здания, поэтому расчет площади по ВОМА, деление общих площадей на арендаторов помогает ему оптимизировать доход, который приносит здание. Поскольку все арендаторы пользуются лестницами, лифтовыми холлами и другими местами общего пользования, сторонам арендного договора необходимо определить четкие и открытые правила, по которым понятно, кто и сколько из этого пространства оплачивает и почему. Коэффициент потерь ВОМА дает четкое понимание деления общих площадей, которые есть в здании, между всеми арендаторами. Помимо этого, каждый из стандартов выполняет свою дополнительную функцию.

Примите во внимание:

1. Рынок регулирует ставки аренды: на сегодняшний день, если арендодатель по какой-то причине выставит нерыночную ставку аренды или ОРЕХ, ни один арендатор не захочет к нему «сесть».

2. Профессиональный собственник не заинтересован в том, чтобы вас обманывать.

В чем разница между ВОМА и БТИ для арендатора?

К примеру, вы арендуете 400 кв.м за 19 тыс. рублей за кв.м базовой ставки в год в классе В+. В двух разных системах измерения это будет означать:

• по БТИ — вы снимаете 400 кв. м;
• по ВОМА — полезная площадь меньше на 10-12% и составляет 360-352 кв. м.

При норме СанПиН — 4,5 кв. м на человека. Сколько человек вы рассадите в данном помещении при условии 100% open space без учета кухни, санузлов и дополнительных помещений?

• По БТИ — 88 человек;

• по БОМА — 80-78 человек.

Оба результата возможны только в случае 100% эффективной площади, например, если вы размещаете в этом помещении call-центр с очень плотной рассадкой.

Казалось бы, все просто, стандарт ВОМА, если вам нужно рассадить 88 человек, очевидно невыгоден: нужно доплатить за восемь человек, то есть «добрать» еще 36 кв. м, что приведет к увеличению бюджета на аренду (без учета ОРЕХ, коммунальных платежей и НДС) с 7,600 до 8,284 млн в год.

Именно такой непрофессиональный расчет зачастую заставляет российских арендаторов избегать зданий, которые используют метод по БОМА. Однако такой метод не всегда верен, если смотреть на вопрос с точки зрения размещения людей, а не просто аренды квадратных метров. В этом случае мы возвращаемся к вопросу о том, что необходимо понимать арендатору при создании ТЗ на переезд, а именно к тому, что вы ищете не только какое-то количество квадратных метров, но и возможность рассадить определенное количество сотрудников и обеспечить их всем необходимым, чтобы они могли эффективно работать.

Арендатору нужно мыслить не стандартами обмеров, как это делает собственник, который следит за окупаемостью зданий, а немного другими категориями.

Переплачиваете вы или нет — может совсем не зависеть от стандартов измерения здания.

Оцените следующие факторы:

1. Насколько эффективно вы сможете использовать помещение? Сколько человек получится разместить?

2. Какие у вас эксплуатационные расходы? Что в них входит?

3. Копированы ли контролируемые платежи? Может ли произойти неожиданная и неконтролируемая индексация?

Проанализируйте со всех сторон те самые 400 кв. м, которые планируете взять в аренду по БОМА или по БТИ. А что из них окажется выгоднее с точки зрения базовой ставки аренды, можно будет легко понять, если заказать профессиональный план рассадки у архитектора.

Если в здании эффективные площади, большие этажи, небольшая глубина (от окон), по факту вы сможете рассадить на «одних и тех же» 400 кв. м до 80 человек, даже если это БОМА. И наоборот, у вас могут поместиться в худшем случае только 40 человек, и для оставшихся 60-70 человек вам придется снять еще 600-700 кв. м, таким образом заплатив вместо 7,6 млн рублей без учета ОРЕХ, коммунальных платежей и НДС в год сумму около 19 млн.

ПРАКТИЧЕСКИЙ СОВЕТ: если нужно сравнить, какое офисное здание вам больше подходит по цене, закажите план рассадки.

В зависимости от эффективности площадей в одном здании можно взять больше или меньше квадратных метров. Умножьте их на ставку аренды, учитывая все платежи. Разница в полученных суммах и является искомым ответом на вопрос: какое здание выгоднее?

Бюджет

В настоящий момент на московском рынке офисных помещений класс А обойдется арендатору от 18 тыс. рублей за кв. м в год (за МКАД) до 30 тыс. в центре города. Офисы класса В при таком же расположении варьируются в цене от 12 до 21 тыс. рублей за кв. м в год. Сюда нужно добавить операционные расходы, которые в классе А доходят до 7-8 тыс. рублей за кв. м в год, а в классе В составляют 4-5 тыс. Распространенная практика — ставка «все включено» может давать цифры от 25 до 43 тыс. рублей за кв. м в сегменте класса А и 16-27 тыс. в классе В. В частных случаях возможны отклонения от указанных сумм.

Сроки

На сроки переезда влияют три основных показателя:

• Как долго будут проходить коммерческие переговоры?

• Как долго будет проводиться юридические согласования?

• Важна ли вам отделка, диктуют ли корпоративные требования определенные условия на отделку офиса?

Конечно, самый короткий путь от выбора до заезда — это ситуация, когда арендатор не торгуясь берет помещение с отделкой. В этом случае заезд можно попробовать осуществить в рамках месяца — столько займут юридические согласования договора. Но такая практика — редкость.

Список 40:

кандидаты по ТЗ

На этом этапе арендатору нужно определиться с пулом зданий, которые потенциально могут подойти. Консультант на основе ТЗ подберет и пришлет длинный список из 30-40 зданий с условиями, из которого вы выбираете 10-15 на просмотр.

Список 15:

кандидаты на просмотр

Сначала длинный список обсуждается с консультантом, выбираются здания для среднего списка. Далее арендатор едет смотреть предложения из среднего списка — как правило, их не более 15. После просмотра будет производиться формирование короткого перечня. Именно во время просмотров всплывают какие-то моменты, знание и понимание которых позволяет отсеять их часть. Например, предложенный вариант может не подойти по расположению от метро: вам необходимо пять минут шаговой доступности, а на деле выходит 10 или 15, или вам не понравилось окружение, оно не соответствует специфике вашего бизнеса и т. д.

К кому обратиться:

Собственник, риелтор или консультант — с кем сотрудничать выгоднее?

Снимать офис напрямую у владельца помещения или через посредника? Надо ли избегать консультантов и риелторов или имеет смысл наладить с ними взаимовыгодные контакты? Кто будет сопровождать вашу сделку, давать актуальную информацию и где найти инсайты по поводу собственника? Консультант или риелтор — в чем разница? Разберем подробно по пунктам.

Агрегаторы: машина не заменит человека

Где обычно начинают поиск офиса? Чаще всего с поисковика, который ведет к множеству ссылок по теме или с большого сайта — агрегатора объявлений по коммерческой недвижимости, где можно посмотреть базу объектов. Здесь почти всегда возникает ряд вопросов:

• Эта база актуальна?

• Кто стоит за объявлением?

• Насколько корректно база составлена?

• Честные ли цены опубликованы?

• Кто ответит на вопросы по объекту?
• Что нужно знать о владельце, что поможет при заключении сделки?

• Какие подводные камни могут ожидать на этой сделке, как их обойти?

Большой агрегатор дает вам доступ к широкому выбору, но этот выбор не всегда актуален. Зачастую это иллюзия выбора, за которой скрываются множество конкурирующих агентств, как крупных, так и мелких, опытных и нет. Некоторые из них принесут пользу, другие отнимут время.

Кроме того, за объявлениями может стоять кто угодно: не только собственник или профессиональный консультант. А значит, вы можете потратить много времени на разговоры
с риелторами или брокерами, пока не убедитесь, что дальнейшее общение бессмысленно.

Консультант – представитель собственника

Можно выйти на контакт с собственником напрямую, минуя консультантов и риелторов. Здесь следует учесть три момента:

• Будет недостаточно информации о собственнике: его репутации, истории сделок, особенностях ведения переговоров. Поэтому можно оказаться в заведомо невыгодном положении: у вас не окажется достаточно данных для принятия решения.

• Арендаторов у собственника много, а вот лично у вас взаимоотношений с арендодателями может быть 1-3, не более, на вашей памяти. Получается, собственник более опытен в подобных сделках, перевес на его стороне.

• Собственник — такой же бизнес-партнер, как и любой другой ваш партнер. Он преследует свои интересы, поэтому не всегда готов предложить вам win-win-условия при заключении сделки.

Консультант не только владеет всей нужной информацией, но также выступает в качестве помощника в переговорах. Обладая достаточным опытом, он взаимодействует со многими арендодателями на постоянной основе и владеет необходимым инструментарием для заключения взаимовыгодной сделки.

Консультант и риелтор: в чем разница?

Консультант, брокер, агент, риелтор — кто все эти люди? Суть не в названии, а в той услуге, которую вы получаете. Профессиональная услуга включает следующие пункты: