KPI для секретаря

Мы находимся в рыночной среде, прибыль компании приносят клиенты, причем довольные клиенты, и удовлетворение их потребностей становится главной целью для всех сотрудников компании. Поэтому важно добиться заинтересованности каждого сотрудника в качественной работе.

В достижении данной цели очень часто стали применять KPI (Key Performance Indicators,

KPI — ключевые показатели эффективности подразделения, сотрудника в отдельности).

 

Если проводить аналогию, то KPI — это своего рода панель управления, показывающая, насколько мы достигаем поставленных целей. Причем это видит не только капитан корабля, но и весь экипаж. У каждого сотрудника есть своя навигационная панель, по которой он может отследить производительность своего труда и предполагаемый доход. Такая обратная связь помогает участникам процесса видеть результаты и вовремя реагировать, делать поправки и вносить коррективы в случае необходимости. Поэтому KPI-показатели прежде всего необходимы для управления достижением целей и получением вознаграждения по результатам.

Позицию секретаря в компании, на первый взгляд, нельзя назвать ключевой. Руководители компании не всегда думают о том, чтобы сформировать показатели KPI для такой позиции. Куда чаще мы рассматриваем KPI для офис-менеджера, руководителя АХС, здесь все более или менее прозрачно, понятно, какие цели ставить: например, экономия бюджета, сокращения затрат и прочее.

Говоря о позиции секретаря, руководители иногда не совсем понимают, как правильно поставить цели сотруднику, сформировать KPI, измерить его и будет ли этот процесс работать на практике? Вопросов обычно достаточно много, и зачастую до формирования показателей KPI для секретаря не доходят
руки, так как это отнимает много времени. Как правило, руководство компании формирует иной подход к премированию сотрудников такого уровня: выплата дополнительного бонуса (оклада) к концу года. Однако при выплате годовой премии порой возникает вопрос о том, что 100-процентная выплата не совсем заслужена, и руководство снижает премию, объясняя сотруднику, что работа в течение года не была столь

качественной, как хотелось бы. Однако конкретизировать недочеты не всегда удается, поэтому рано или поздно, руководство все же задумывается о написании KPI для секретаря.

Так какие цели и задачи можно поставить перед сотрудником, работающим на позиции секретаря?

В таблице № 1 представлены обобщенные KPI секретаря и их доля в общей оценке работы по общим показателям, которые можно сформировать как для секретаря, так и для помощника руководителя.

 

Таблица 1

Таким образом, функциональные обязанности сотрудника формируются в зависимости от целей и задач, которые вы ставите перед ним. Бывает, что функциональные обязанности сотрудника разработаны службой персонала, в таком случае необходимо сделать сверку целей, которые ставятся перед сотрудником, и функциональных обязанностей, чтобы не поставить его в затруднительное положение.

Функциональные обязанности секретаря, которые формируются в должностной инструкции, могут быть весьма разнообразными (таблицы №2,3). В первую очередь это зависит от специфики компании.

 

Таблица 2

Позиция

Секретарь

Офисная зона

Ресепшен в небольшой компании (приемной и входной группы нет);

Ресепшен входной группы;

Отдельное подразделение в крупной компании

Функциональные обязанности

– Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;

– Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие департаменты и службы документов;

– Организует работу по формированию дел и сдаче их в архив;

– Принимает меры по обеспечению сотрудников компании необходимыми инструктивными и справочными материалами;

– Осуществляет контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив;

– Обеспечивает распечатку и размножение документов для сотрудников;

– Участвует в подготовке совещаний, собраний и прочего;

– Организует при необходимости оформление командировочных документов, регистрацию сотрудников, прибывающих в командировку в компанию;

– Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением оргтехники (копировальный аппарат, сканер, факс и прочее);

– Организует проведение конференц-звонков, принимает звонки от клиентов, в отсутствие сотрудников доводит до их сведения информацию, полученную по каналам связи;

– По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы;

– Обеспечивает всем необходимым переговорные комнаты, ресепшен;

– Организует прием посетителей, клиентов;

– Обеспечивает исполнение заявок от сотрудников на транспортные услуги, услуги курьеров и курьерских служб;

– Контролирует работу курьеров, водителей в части исполнения транспортных и курьерских обязанностей и нахождения на маршруте;

– Выполняет поручения руководителя;

– Одевается опрятно, в соответствии с погодными условиями, соблюдает дресс-код, утвержденный компанией;

– Постоянно совершенствует свои знания в сфере секретарского и архивного дела, основ делового общения;

– При общении с адресатами, клиентами, сотрудниками компании корректен и вежлив, соблюдает правила делового этикета;

– Поддерживает позитивный моральный климат в офисе, проявляет взаимовыручку, ответственность, доверие, поддержку, оптимизм

 

Таблица 3

Позиция

Секретарь руководителя