KPI для административно- хозяйственной службы

Очень часто, когда понимается вопрос о KPI для административно-хозяйственной службы, коллеги отвечают на него более или менее одинаково: процесс, как правило, не работает. Если их спрашиваешь почему, в ответах можно услышать сомнения: многие цели и задачи в работе АХС нельзя измерить цифрами, а значит, KPI сформировать сложно или невозможно.

Но все же как измерить доброжелательность персонала или оплошность сотрудников АХС?

 

Показатель KPI (Key Peformance Indicators) пришел к нам вместе с американскими и западноевропейскими компаниями. KPI — инструмент, который помогает анализировать эффективность деятельности и уровень достижения цели. Что касается практики, то KPI в компаниях вводится для удобства измерения качества работы сотрудников, а также мотивации сотрудников на достижение поставленных целей. Мотивация — это побуждение сотрудников к достижению целей компании при соблюдении своих интересов. Но если мы говорим о KPI как о мотивации, то здесь необходимо заметить, что мотивация в данном случае может быть только денежная. В большинстве случаев выполнение сотрудником поставленных целей приводит либо к денежному вознаграждению, либо к повышению зарплаты, либо к повышению по службе. Поэтому если вы не можете мотивировать сотрудника тремя вышеперечисленными способами, то формулировать для него KPI не имеет смысла.

Разработка KPI

Прежде чем начать разработку KPI в своем отделе, стоит обратить внимание на общую картину в вашей компании. Есть ли культура ценностей в компании? Разработана ли стратегия? Есть ли система KPI в соседних подразделениях? Если ваша компания идет в ногу со временем и разработка KPI касается всех сотрудников, тогда можно смело браться за работу. Разработка KPI в отдельно взятом подразделении, обособленно от компании очень редко бывает
успешной, если только это подразделение не имеет отдельного плана или цели, например, отдел продаж.

Когда же система KPI будет эффективна, а когда на ее разработку не стоит тратить время и ресурсы?

Разработка KPI будет эффективна если:

— правильно составлено дерево целей компании;

— верно расставлены и взвешены все KPI;

— правильно распределена ответственность за цели (и процессы) между исполнителями;

— система учета позволяет посчитать все расчетные формулы KPI;

— в систему учета своевременно заносятся достоверные данные специально обученными незаинтересованными людьми (то есть не теми, кто выполнял эти KPI);

— если проекты в компании длинные, то KPI (и бонус за их выполнение) стоит привязывать не только к финальным результатам проекта, но и к промежуточным этапам.

Система KPI не работает, если:

— разделены достижение KPI и выплата бонуса за них на период более чем на три месяца; в таком случае сотрудники просто устают ждать, прекращая связывать правильность действий и вознаграждение;

— невозможно посчитать KPI по причине отсутствия данных в системе учета, субъективности либо недостоверности их оценки;

— неверно разработаны KPI — без учета соответствующих индикаторов достижения поставленных целей;

— KPI внедрены не для всех подразделений; система управления в таком случае будет перекошена;

— KPI привязаны к действующей системе мотивации, однако без учета личной мотивации работников, для которых введены KPI.

Кроме стимулирования и мотивации сотрудников KPI зачастую используются руководителем как инструмент анализа деятельности подчиненных, помогающий ясно увидеть, на каком этапе работы у его сотрудника провал или взлет. Если в качестве примера взять KPI офис-менеджера, то ключевые показатели позволяют административному директору выявить такие проблемные точки: делает ли офис-менеджер до-
статочное количество закупок, соблюдает ли бюджет, старается ли экономить на закупках и прочее. Когда отдельные показатели выполняются, а нужного результата нет — значит, у данного сотрудника страдает качество работы: не хватает навыков, знаний, настойчивости. Все эти моменты легко отслеживаются именно по KPI.

В основе разработки KPI лежат две теории: идея контроля и пересмотра целей и управление по целям. Суть теорий сводится к возможности предвидения результатов по поставленным целям и планированию их достижения за счет выполнения KPI.

Система применяется для того, чтобы работники, выполняя текущие обязанности, не забывали о реализации намеченных целей. При выполнении KPI персонал будет вознагражден, что является сильной мотивацией для работников. Ключевые показатели эффективности признаны одной из самых действенных систем стимулирования и одной из самых совершенных систем мотивации на предприятии.

Компания определяет стратегические цели, которые в результате встают перед сотрудниками как показатели KPI для того, чтобы был разработан план работы для каждого. Поэтому, чтобы начать внедрять KPI в компании, необходимо определиться со стратегией компании, ее миссией, целями.