Корпоративный Новый год. Профессиональные советы

В начале осени журнал «Административный директор» при поддержке и участии «Swissotel Красные Холмы» и Национальной ассоциации организаторов мероприятий провел традиционный круглый стол «Корпоративный Новый год. Профессиональные советы». На нашем мероприятии собрались административные менеджеры российских и зарубежных компаний, в чьи обязанности и интересы входит организация корпоративного Нового года.

Редакция благодарит всех, кто проявил интерес к круглому столу и оказал поддержку нашей инициативе — собрать и подарить воспитанникам детского дома новогодние подарки. Все собранные игрушки, книги и другие полезные вещи мы отвезем в городок Духовщина, который находится в Смоленской области, в 400 км от Москвы. Там расположена коррекционная школа-интернат, в которой воспитываются около 100 детей. Подробный отчет о нашей поездке в Духовщину вы сможете прочитать в декабрьском номере журнала.

 

Программа круглого стола была разнообразна и насыщенна. Его участники могли оценить новогодние подарки, которые в этом году своим клиентам предлагает генеральный партнер нашего мероприятия компания «МЕТРО Кэш энд Керри»; вспомнить детство, полюбовавшись на старинные новогодние игрушки коллекционера, художника Ларисы Васильевны Петри-ковой; понять, как устроена настоящая живая новогодняя стена зеленого партнера круглого стола компании «Терра-культур».

Открыла нашу предновогоднюю встречу Екатерина Соболева, исполнительный директор отдела «Конференции и банкеты» «Swissotel Красные Холмы». Она рассказала о возможностях и специальных новогодних предложениях отеля для корпоративных клиентов. Например, при проведении новогоднего корпоратива в период с 19 января по 8 февраля 2015 года предоставляется скидка 40% на аренду зала и 7% на заказ еды и напитков. А при проведении корпоратива с 1 по 18 января 2015 года отель не возьмет денег за аренду зала вовсе и предоставит скидку 7% на еду и напитки. Также при организации новогоднего мероприятия в «Swissotel Красные Холмы» клиенты получат в подарок украшение зала, сцены и танцпола.

О происхождение форм корпоративного ивента, новых форматах и наиболее перспективных направлениях корпоративных спектаклей на примере жанров мюзикла и променад-театра рассказал Дмитрий Калантаров, генеральный директор «Рекламной группы «Сектор», продюсер мюзикла «Алые паруса».

Критерии выбора подрядчика

Выбор подрядчика для проведения корпоративного праздника — непростая задача. О том, как ее успешно решить, рассказал Андрей Дровосеков, руководитель протокольной службы «Трубной металлургической компании». По его мнению, оценивать поставщика стоит не только по объективным критериям, но и по субъективным.

Объективные критерии: оборот денежных средств (за год и за определенный период), отсутствие значимой долговой нагрузки на юридическое лицо, отсутствие судимостей и судебных делопроизводств в отношении учредителей компании, отсутствие претензий у надзорных органов и налоговой службы, возможность оперативного кредитования, наличие постоянного штата сотрудников (постоянных контактов с внештатными специалистами для реализации сложных проектов), деловая репутация и четко сформулированная специализация агентства — наличие релевантного опыта, свежих проектов в портфолио.

Субъективные критерии: комфорт в общении, умение подготовиться к встрече, соответствовать в своих предложениях запросам клиента, не приукрашивать реальный опыт и состояние дел в компании, оценка доверительности.

Для того чтобы понять, как работают агентства, Андрей Дровосеков предлагает задать их представителям ряд дополнительных вопросов. Конкретный организационный «Какое вино вы посоветуете для приема наших партнеров?» или «На ваших мероприятиях вы организуете контроль доступа внутри помещения или на улице?». Вопрос-тест на оперативное управление проектом: «За неделю до приема для клиентов вам сообщают, что площадка застраивается ремонтными лесами, ваши действия?». И просто самый сложный вопрос: «Каковы тенденции на рынке мероприятий?». Ответы на подобные вопросы помогут дополнить картину о поставщике, подтвердят его адекватность и компетентность.
По мнению нашего эксперта, выбор агентства состоит из двух этапов: знакомство с агентством и презентация, защита тендерного предложения. На финальную защиту Андрей Дровосеков рекомендует приглашать не более трех поставщиков. Но прежде заказчику следует конкретизировать объем и список ожидаемых на финальной защите материалов: художественное описание, эскизы, список артистов по блокам, смета — оптимальная и минимальная. Также стоит создать свой шаблон сметы: максимально детализированный — по однотипным событиям (например, цикловая конференция) и укрупненный — под высокохудожественные проекты.

По мнению руководителя протокольной службы «Трубной металлургической компании», основные принципы оценки тендерных презентаций: оценка художественного и финансового предложения, оценка художественного предложения при наличии фиксированного бюджета и наименьшая стоимость.

Новый год без потерь

От новогоднего праздника всегда ожидают чего-то необычного и в офисе, и дома. Организаторы праздника стремятся превзойти ожидания сотрудников и мечтают создать шедевр, о котором будут говорить с теплотой весь год. При планировании праздника много времени уделяют программе, меню, бюджету и чаще всего забывают про безопасность. А праздник преподносит «сюрпризы». О вопросах дисциплины, физической безопасности и сохранности имущества сотрудников и организации, пожарной безопасности, доврачебной медицинской помощи, инженерной безопасности (обеспечение работ основного и резервного электропитания, лифтов, вентиляции, кондиционирования, теплоснабжения, водоснабжения и канализации) напомнила всем участникам круглого стола Алена Кула-ченкова, директор по административным вопросам «Совкомбанка».

Кейтеринг, проверенный на качество

Анна Варшавская, управляющий партнер компании IO-Pro, при заказе праздничного кейтеринга рекомендовала не забыть о таком понятии, как сезонность меню, а также о специфике приглашенных гостей. По ее мнению, проверить заранее следует все: униформу официантов, их общее количество из расчета на количество гостей, включая ВИП-зону, если таковая имеется, объем используемого оборудования, схему расстановки столов, баров, фуршетных линий и прочее.

Неотъемлемая составляющая успешного мероприятия — выезд на площадку с организаторами мероприятия и их техническим подрядчиком, а также тестинг — дегустация с обязательным присутствием шеф-повара, который будет готовить для мероприятия.

Эксперт рассказала участникам круглого стола о том, что является лакмусовой бумажкой при выборе подрядчика. При посещении мероприятия, где работает потенциальный подрядчик, стоит обратить внимание на техническую зону кейтеринга, организацию общей работы, как соблюдаются санитарные нормы, на работу поваров, чистоту, форму и уровень подготовки обслуживающего персонала, наличие медицинских книжек. Для контроля работы кейтеринга можно привлечь технологическую группу, в которую входят банкетный менеджер, технолог, калькулятор. Эта группа станет гарантом соблюдения всех технологических норм, тайминга и логистики мероприятия. Обязательно следует проверить сертификацию используемых продуктов и оборудования. А перед мероприятием стоит на любом столе произвести контрольное взвешивание блюд.

 

Новогодний hand made

К корпоративным подаркам в компании «Иннова» особое отношение. «Иннова» не любит шаблонов, поэтому, как рассказала на круглом столе Ольга Шумилова, административный директор этой компании, каждый подарок начинается у них с брейншторма, на котором определяются его критерии, придумывается идея. И первым делом решается, кому подарок будет предназначаться. В прошлом году условным получателем был Билл Гейтс — успешный человек, у которого все есть, которого сложно удивить и которому не подаришь дорогой ежедневник из кожи крокодила, ведь у него таких миллион. Поэтому было решено, что дороже денег могут быть только эмоции: новогодний подарок должен возвращать в детство, дарить улыбку, а кроме того, не иметь пола, возраста и национальности, то есть быть одинаково хорош и для молодого российского топ-менеджера, и для пожилой американской руководительницы среднего звена. Определяя подарок, креативная команда решила сосредоточиться на поиске идеи, а не подарка, который уложился бы в определенный в бюджет. По словам Ольги Шумиловой, главное было найти идею, а реализовать ее можно практически в любом бюджете. В итоге одним из универсальных, многонациональных и бесполых подарков был признан мед. Мед — это пчелы, кусочек лета зимой, здоровье и бодрость, необходимые в холода. Мед есть во всех странах мира, его любят взрослые и дети, мальчики и девочки. «Мы долго думали, каким будет подарок, что включить в него и в чем будет различие между обычным и ВИП. В итоге сделали 12 разных маленьких баночек меда, которые символизировали месяца года. Дополнили все это свечами и подсвечником, добавили специальную ложечку для меда и елку, но не простую, а hand made. Упаковали в ящики из фанеры и запечатали сургучом с оттиском логотипа нашей компании. Каждому получателю подарка мы написали письмо от Деда Мороза, которое было нарочито фамильярным, на «ты», с милыми шутками, рисунками, сделанными на полях, и напечатано на состаренной бумаге. Письмо также служило описанием подарка. Все вместе это создало ощущение подарка из детства: его было интересно открывать, разглядывать и пробовать, — рассказала административный директор компании «Иннова» и добавила: — Я глубоко убеждена, что чем больше на подарке бренда, тем хуже. Даже если вы подарите какой-то дорогой ежедневник или ручку, но наклеите на это свой логотип, который будет всем виден, этим пользоваться не будут. Тем более если это ВИП-подарок. Логотип должен быть, как этикетка на дорогой, фирменной вещи, — маленький и незаметный».