Корпоративная библиотека— сервис, который становится не просто модной тенденцией, но важным элементом корпоративной культуры, эффективном инструментом мотивации персонала и его управления.
Современные тенденции
Интерес к созданию корпоративных библиотек, возрождающийся в нашей стране после пятнадцатилетнего перерыва, обусловлен усилением роли интеллектуальных ресурсов в условиях обострившейся конкуренции и самой логикой развития бизнеса. Корпоративная библиотека призвана прежде всего сэкономить время и средства на поиске нужной информации, а также способствовать повышению уровня профессиональной грамотности и личностного развития персонала. Собрание специализированных книг дает возможность сотрудникам быть в курсе современных бизнес-тенденций, оперативно и корректно решать конкретные профессиональные задачи, расширять и оптимизировать используемые в работе методики, технологии, инструменты и практики.
Опыт многих организаций доказывает, что наличие в фирме бизнес-литературы по профильной тематике стимулирует не только заинтересованность сотрудников в деятельности, которую они выполняют, но и способствует обмену информацией, опытом, идеями как между отдельными специалистами, так и целыми департаментами.
Кроме того, корпоративная библиотека дает возможность всем сотрудникам получать новые профессиональные знания без отрыва от своих должностных обязанностей и способствует сокращению затрат организации на обучение персонала за счет формирования мало бюджетной информационной среды.
Особую функцию библиотеки выполняют в компаниях, персонал которых нуждается в постоянном отслеживании законодательных и технических норм.
В перспективе корпоративная библиотека может трансформироваться в своеобразный учебно-информационный и культурный центр, на базе которого будут проходить лекции, бизнес-семинары, тренинги с участием специалистов и авторов книг.
Необходимость в библиотеке практически не зависит от размера штата компании. Позволить себе корпоративное собрание информационных материалов могут не только крупные организации, но и небольшие фирмы, состоящие из 15-20 сотрудников.
Во многих компаниях процесс возникновения корпоративных библиотек можно назвать стихийным. Часто их основу формируют специализированные периодические издания, выписываемые компанией, но, как правило, доступные только руководству, топ-менеджерам или сотрудникам определенных отделов.
В некоторых фирмах коллекционируются раздаточные материалы с отраслевых конференций, выставок, семинаров и тренингов, в которых принимали участие сотрудники. Однако следует учитывать, что информация из этих материалов (особенно в наукоемких и технологических отраслях) быстро устаревает и ограничена рамками той или иной темы мероприятия либо деятельности конкретной организации (если речь идет о рекламной полиграфии), поэтому спрос на подобную литературу весьма невелик.
Распространенными проблемами корпоративных книжных коллекций являются несистематизированное хранение изданий, отсутствие мониторинга возраста и актуальности книг и контроля за своевременным их возвратом в библиотечные фонды.
Что касается электронной базы данных, то без разработки специальной навигации, регламентированной системы доступа и участия администратора электронный информационный центр не будет достаточно востребованным и продуктивным.
Идеальная библиотека
Перед сотрудниками, взявшими на себя заботы по созданию и обеспечению работы корпоративной библиотеки, стоят следующие задачи:
1. Документальное оформление корпоративной библиотеки, начиная с приказа о ее создании, заканчивая положением по библиотеке.
2. Выбор и закупка отраслевых и бизнес-изданий.
3. Поддержание библиотеки в активном состоянии: регламентированное хранение, учет и выдача книг, контроль за их возвратом, постоянный мониторинг книжных новинок в интересующих профессиональных областях, доукомплектование собрания изданий.
4. Работа с программным обеспечением для ведения и учета фондов библиотеки: опись книг и новых поступлений, фиксация выдачи и возврата книг, прием заявок от сотрудников и отделов на закупку интересующих изданий, составление списка литературы, планирующейся к закупке и прочее.
Важно помнить, что организация корпоративной библиотеки — это процесс, нуждающийся в планировании, систематизации и строгой регламентации.
Прежде чем начать работу по созданию корпоративной библиотеки, необходимо четко определить задачи, которые она призвана решать, и выбрать направления ее деятельности (одно или несколько). Корпоративная библиотека может выполнять как образовательную, так ы развлекательную функцию. Собрание деловых, специализированных изданий, например, управленческой, экономической, юридической, маркетинговой или научно-технической направленности должно иметься в каждой корпоративной библиотеке, так как это способствует решению важнейших образовательных, исследовательских и бизнес-задач. Обеспечение непрофильных подразделений фонда, таких как досуговая библиотека (развлекательная, художественная литература, популярные периодические издания, книги по психологии, личностному развитию и т. п.) можно передать на аутсорсинг, что позволит оптимизировать расходные статьи бюджета для развития бизнеса.
Создавая корпоративную библиотеку, важно провести мониторинг информационных материалов, уже имеющихся в отделах организации, для предупреждения возможного дублирования. Вполне вероятно, что сотрудники методического или научно-технического отдела, службы управления персоналом, отдела маркетинга или департамента обучения уже собрали собственные коллекции профильных изданий. В таком случае следует принять решение, стоит учреждать новое библиотечное подразделение, передав ему часть функций и полномочий, а вместе с тем и материалы фондов отделов или, наоборот, оптимизировать информационно-аналитическую работу департаментов и сделать их информационные ресурсы доступными для всех сотрудников.
Другим ключевым фактором создания и поддержания корпоративной библиотеки является ее ресурсное обеспечение: комплектация, предоставление помещения, приобретение мебели и технического оборудования, выбор программного обеспечения для обработки информации и обслуживания посетителей, формирование штата. Необходимо также сформировать реалистичный бюджет, учитывающий статус и направления деятельности нового информационного подразделения.
Первым шагом к формированию библиотечного фонда должен стать план комплектации, разделяющий печатные и электронные издания по областям и тематикам. При этом важно, чтобы информационные материалы библиотеки соответствовали целям и задачам компании или ее отдельных специалистов. Например, профильная литература призвана не только знакомить руководство и сотрудников с общими тенденциями, новостями и проблемами отрасли, но и освящать определенные направления и аспекты профессиональной деятельности (например, производство, логистика, сбыт, повышение конкурентоспособности товаров или услуг и др.). Кроме изданий, посвященных области деятельности организации, в корпоративной библиотеке должна иметься и бизнес-литература, в частности книги по управлению персоналом, стратегическому планированию и организационному развитию, которые могут стать незаменимыми помощниками для руководящего звена при решении некоторых управленческих и бизнес-задач. Более того, деловые методические издания служат дополнительным источником мотивации, ценных прикладных знаний и инновационных идей для сотрудников.
В зависимости от направлений деятельности организации корпоративное литературное собрание может подразделяться на следующие тематики:
• нормативные и справочные материалы (договорная, патентная документация, сборники законов, кодексов, указов, постановлений и т. п.);
• отраслевая литература;
• научно-техническая литература;
• методические издания (по психологии бизнеса, технологии продаж, менеджменту, маркетингу, рекламе, PR и др.);
• литература по экономике, бухучету, налогообложению;
• литература по системному администрированию, программному обеспечению;
• художественная и развлекательная литература и прочее.
Ассортимент
Главной проблемой при создании корпоративных библиотек зачастую становится недостаток качественных информационных ресурсов. В настоящее время рынок специализированной литературы переполнен, однако, по оценкам экспертов, действительно полезных книг не так много. Кроме того, ощущается дефицит профессиональной литературы, посвященной технологическим аспектам производства на фоне переизбытка популярных изданий по бизнесу, управлению, маркетингу и экономике. Подбор литературы по «популярным» направлениям может потребовать определенной квалификации и умения ориентироваться в противоречащих друг другу концепциях, теориях и подходах.
При разработке ассортимента книг для корпоративной библиотеки можно опираться на рейтинги ведущих книжных торговых домов Москвы и регионов, продаж крупнейших Интернет-магазинов («Бнблнон», «Озон», «Колибри»), ведущих СМИ («Книжное обозрение», «Книжный бизнес», «Профессиональный учебник», «Университетская книга»), оптовых продаж конкретных книготорговых компаний. Рекомендации ведущих отраслевых вузов, рецензии, публикуемые в деловой периодике, также способны облегчить задачу выбора качественной литературы.
Но в любом случае составление плана комплектации корпоративной библиотеки предполагает знание и учет особенностей современного издательского рынка, анализ информационных ресурсов с точки зрения их актуальности и практической ценности для специалистов компании.
В настоящее время на рынке существуют специализированные фирмы, которые предлагают взять на себя все заботы по формированию ассортимента, организации книгохранилища, системы учета и пополнению фонда. Кроме того, издательскими домами разрабатываются специальные пакетные предложения по обеспечению корпоративных библиотек Однако спрос на подобные услуга сейчас невысок Несмотря на сложности, связанные с подбором книг, систематизацией хранения и учета, большинство компаний предпочитают самостоятельно выполнять весь объем работы по созданию и комплектации своих библиотек
Во многих компаниях планы заказов литературы сопроводить информацией в регламентированной форме: название, автор, имя сотрудника-издателя, место документа в пределах знаний фирмы, уровень секретности, соответствующие перечни по распределению. Также необходимо предусмотреть систему регистрации пользователей, правила для издателей, систему контроля и учета пополнения материалов, средства защиты от несанкционированного удаления данных из электронной библиотеки и доступа к ее материалам со стороны неуполномоченных лиц. Можно стимулировать интерес сотрудников к развитию нового информационного сервиса компании самыми разнообразными способами. Например, ранжировать материалы по количеству обращений к ним и поощрять сотрудников, выложивших в сеть наиболее популярные книги.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.