заместитель директора отдела корпоративных клиентов департамента
офисной недвижимости Knight Frank
Меня спросили, что сейчас актуально — консолидация офисных помещений компании в одном месте или разделение на несколько помещений в разных частях города?
На мой взгляд, нет прямого ответа на этот вопрос. Точнее, есть другой ответ: сейчас актуальны решения, приводящие к финансовой экономии и повышению эффективности операционной деятельности, либо решения, приводящие к экономии, но без ущерба операционной деятельности. В рамках поставленной таким образом задачи каждая компания принимает решение, которое эффективно в данный момент.
Единое пространство
Для чего компании консолидируются? Для снижения затрат на аренду, подчеркивания своего бренда, улучшения логистики бизнес-процессов и реализации корпоративной культуры и корпоративных стандартов в рамках группы компаний.
Представьте, что вы — компания, которая приобрела за последние три года двух-трех конкурентов. Теперь вы хотите стать единым целым, крупной организацией, где сотрудникам предоставляется рабочее пространство одинакового качества, с одинаковым корпоративным дизайном. На деле же у вас, к примеру, один офис открытой планировки с рабочими столами рационального размера, второй — с кабинетной рассадкой по два человека и столами, размеру которых может позавидовать министр. Очевидно, что в рамках объединенной компании такое различие стандартов недопустимо. Консолидация в новом помещении, планировка которого соответствует актуальным корпоративным стандартам, решает не только эту, но и ряд сопутствующих проблем: единое качество мини-кухонь, единый корпоративный дизайн, единый класс помещений с соответствующим качеством климатических систем и освещенности, единое административное обслуживание, единые требования по безопасности и так далее.
Также при объединении офисов в одном здании возникает возможность арендовать целиком здание и разместить на крыше корпоративный знак, а также получить в свое распоряжение ресепшен в вестибюле первого этажа. Тогда логотип компании будет виден всем в округе, а посетители и сотрудники увидят его, как только войдут в здание. Таким образом, если здание новое, качественное и грамотно спроектированное, бренд компании будет ассоциироваться с современными технологиями и инновациями.
При консолидации уменьшаются затраты на перемещения между подразделениями, которые раньше были расположены в разных районах города. Также сокращается численный состав вспомогательного персонала: секретари, техники и прочие. Сокращаются затраты на услуги клининга и безопасности, затраты на связь и IT-инфраструктуру.
При консолидации существенно увеличивается арендуемая площадь в пределах одного здания и возможность претендовать на роль «якорного» арендатора. В такой ситуации арендатор может добиваться существенных скидок по арендной плате, а также других особых условий аренды, которые были недоступны, пока компания разделялась на несколько офисов существенно меньшего размера. Таким образом, при консолидации в новом помещении, сравнимом по качеству и расположению, компания получает существенное снижение арендной ставки.
Еще один источник экономии — это снижение общей арендуемой площади. При консолидации итоговая площадь помещений обычно бывает меньше суммы площадей объединяемых подразделений, поскольку при расположении группы компаний в пределах одного здания сокращается общая потребность в ряде помещений: переговорные комнаты, зоны ресепшена, туалеты, мини-кухни, серверные, архивы и другие.
Таким образом, консолидация является средством экономии по арендной плате, если группе компаний необходимо остаться в здании, сопоставимом по качеству и расположению, а значит, и по стоимости аренды. Консолидация также позволит решить ряд внутренних вопросов, связанных с корпоративными стандартами рабочих мест, позиционированием бренда и логистикой бизнес-процессов.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.