Проект «Система управления офисным пространством», который на общественных слушаниях премии журнала «Административный директор» представляла Людмила Андрюцкая, старший менеджер функции «Сервис и хозяйственное обеспечение» компании СИБУР, стал победителем в номинации «Лучший проект по оказанию сервисных услуг». Мы попросили Людмилу рассказать читателям нашего журнала о нюансах внедрения новой системы в компании.
Корр.: Что послужило импульсом к появлению системы управления офисным пространством?
Людмила Андрюцкая: В 2017 году СИБУР анонсировала масштабную цифровую трансформацию – повышение эффективности за счёт внедрения новых технологий по всей цепочке создания ценности. Не осталась в стороне и функция «Сервис и хозяйственное обеспечение», цифровые проекты которой были направлены, в первую очередь, на автоматизацию рутинных операций и выравнивание процессов. Это был ряд инициатив, ключевые из которых: создание единой электронной системы подачи заявок на услуги (клининг, питание, обеспечение рабочих мест и прочее), внедрение системы управления офисным пространством, цифровизация автотранспорта.
Корр.: Как раньше работали эти направления и что изменилось после внедрения новой программы?
Л.А.: Раньше все заявки на наши услуги отправлялись по электронной почте ответственным сотрудникам, которые при необходимости связывались с заказчиком, и затем пересылали эти заявки подрядчикам для исполнения. После перехода на цифровые решения нам удалось оптимизировать процесс – заявки поступают в единую систему и автоматически распределяться по исполнителям.
Внедрение системы управления офисным пространством было связано с необходимостью разобраться с нехваткой рабочих мест, при том что 20% из них обычно пустовало по причинам отпуска или командировки сотрудников. Пандемия и режим самоизоляции поставили перед нами новые вызовы. Мы понимали, чтобы оставаться успешной компанией, нам необходимо было максимально оперативно подстроиться под ситуацию и переосмыслить культуру организации работы в офисах, изменить подход к распределению офисных площадей в долгосрочной перспективе. Поэтому, опираясь на накопленный опыт дистанционной и гибридной работы за период самоизоляции, компания достаточно быстро внедрила новую концепцию работы офиса.
В основе подхода – меньшее количество личных кабинетов и выделенных рабочих мест, больше незакрепленных рабочих мест и пространств для коворкинга, предназначенных для укрепления социальных связей не только между сотрудниками функциональных, но и проектных команд, а также для обучения и коллаборации.
Пока часть сотрудников, к примеру, в корпоративном центре в Москве, работает в удаленном формате, каждому присвоена отдельная категория по принципу частоты присутствия в офисе: постоянное, требующее выполнения задач со стационарного рабочего места, гибридный формат работы и полная дистанционная занятость. В новом «гибком» подходе сотрудники смешанного формата работы могут в специальной ИТ-системе Staffmap забронировать свободное место в офисе на необходимо им количество времени.
Корр.: Интересно, как можно в цифровом формате взаимодействовать с клинингом?
Л.А.: У нас есть базовые услуги, которые выполняются клининговой компанией «по умолчанию». А есть услуги по заявкам, например, химчистка, генеральная уборка и прочие. В подобных случаях внутренний заказчик подает заявку на такую услугу в систему, она сразу же поступает исполнителю. При этом, менеджер, ответственный за клининг, при необходимости может посмотреть статус выполнения заявки, проверить срок исполнения, качество, расставить нужные акценты, приоритеты. Плюс системы в том, что в ней сразу можно поставить оценку исполнителю и получить обратную связь.
Корр.: В чем заключается цифровизация транспортной функции?
Л.А.: Транспортные услуги нам оказывают аутсорсинговые компании. Мы — производственная компания, поэтому помимо легковых автомобилей есть и автобусы, доставляющие сотрудников на предприятия, и спецтехника. При помощи IT-системы заявки на транспорт напрямую поступают подрядчикам, исключается функция диспетчеризации, при этом сохраняется полный контроль, в том числе и бюджета. Кроме этого, система подбирает оптимальные виды техники в зависимости от видов работ, объединяет заявки.
Корр.: Вас обслуживают разные компании. Как удалось объединить их на одной платформе?
Л.А.: У нас создана единая система подачи заявок — витрина корпоративных услуг (ВКУС), в которую поступают заявки на различные сервисы. Подрядчики тоже к ней подключены в качестве исполнителей заявок по направлениям своей деятельности.
Предпосылки создания Системы управления офисным пространством в СИБУРе
Основные:
«ручной» формат учета рассадки;
отсутствие информации о загруженности офиса в оперативном режиме;
в среднем 20% мест всегда пустуют;
необходимость дополнительной аренды;
необходимость размещения командированных сотрудников.
Дополнительные: пандемия.
Корр.: Как создавалась система управления офисным пространством?
Л.А.: Мы задумали ее до пандемии, но режим самоизоляции и переход на дистанционный формат работы офиса подтвердил, что мы движемся в правильном направлении. СИБУР — динамичная компания: инициируются новые проекты, образуются новые подразделения, кросс-функциональные проектные команды — все время требуются дополнительные рабочие места или изменения в конфигурации пространства. Периодически возникали моменты, когда не хватало имеющихся площадей и нужно было смотреть в сторону новой аренды, хотя при этом в офисе были разрозненные свободные рабочие места. Для эффективного управления офисным пространством нам нужна была полная картина, и чтобы ее получить, мы обходили этажи, считали людей «по головам», вручную вели таблички и схемы, периодически их обновляли, сравнивали. Чтобы оптимизировать процесс и сократить трудозатраты мы решили внедрить цифровую платформу. Это помогло создать единую базу рабочих мест, четко понимать, кто и где сидит, на сколько заполнен офис. Параллельно появилась идея создать пространство с незакрепленными рабочими местами по типу коворкинга и бронировать их с помощью системы. Мы планировали, что наличие такого пространства поможет организовывать работу проектных команд и это станет первым шагом к формату незакреплённый рабочих мест. Для нашей производственной компании это была бы революция. Но к моменту старта проекта началась пандемия, переход на дистанционный формат работы. И получилось, что мы не только зону коворкинга перевели в формат незакреплённый рабочих мест, а практически весь офис. А инструментом управления рабочими местами этого офиса как раз стала новая ИТ-система Staffmap.
Корр.: Вопрос выбора поставщика подобной платформы актуален для многих наших читателей. Компаний, предлагающих таких продукты, много, разброс цен также велик. Расскажите, как вы выбирали платформу?
Л.А.: Staffmap — это коробочное решение, которое мы адаптировали под свои потребности. Мы рассматривали разные IT-программы, в основном это были тяжелые, основанные на учете имущества, системы. А потом нашли то, что было нужно — решение с дружелюбным интерфейсом и интуитивно понятным функционалом по бронированию рабочих мест, которое развернули внутри компании за три недели.
Система позволяет оперативно мониторить загруженность офиса, выгружать аналитику и отчеты, в ней есть простая навигация. Платформа синхронизирована с нашей кадровой системой. Она обладает большой гибкостью, при необходимости всегда можно что-то изменить. Так, к примеру, уже в процессе ее запуска мы доработали отображение шахматной рассадки, и сотрудники при бронировании понимали, какие места можно занимать, а какие нет. В системе можно увидеть оборудование рабочего места, где расположены кофе-пойнты, принтрумы и локеры для хранения личных вещей.
Что было важно при выборе платформы для системы управления офисным пространством в СИБУРе:
легкость восприятия, дружелюбный интерфейс, интуитивное управление;
удобный поиск по сотрудникам;
функционал бронирования рабочих мест, в том числе командированными сотрудниками из других локаций;
наличие информации о наполнении рабочего места (оборудование, мебель и т. п.);
отчетность;
возможность синхронизации с кадровой системой компании и тиражирования на другие офисы.
Что получили дополнительно:
широкий спектр информации о сотруднике, его контактные данные с возможностью связаться прямо из системы, о местах общего пользования (локеры, принтрумы, кофе-пойнты, гардеробные и т. д.); потенциал для использования продукта в процессе инвентаризации.
Корр.: Насколько вы зависимы от поставщика?
Л.А.: Все находится на наших серверах. Партнеры помогают нам в части доработок и дальнейшего тиражирования системы на предприятия компании. Техническая поддержка оказывается, как собственными силами, так и силами подрядчика в зависимости от специфики.
Корр.: Как шел процесс внедрения?
Л.А.: Была сформирована кросс-функциональная проектная команда, в которую вошли сотрудники функции Сервис и хозяйственное обеспечение, диджитал специалисты и представители подрядчика. Нам требовалось как можно быстрее запустить это IT-решение, чтобы после первой волны пандемии сотрудники, выходившие в офис, уже могли бронировать рабочие места. Поставщик оперативно загрузил планы этажей. Если чего-то не хватало, мы рисовали от руки, а дизайнеры подрядчика переводили наши рисунки в цифровой формат. Потом все рабочие места пронумеровали, загрузили информацию о сотрудниках. Параллельно шел процесс разворачивания системы на нашей корпоративной платформе с соблюдением всех требований информационной безопасности.
По мере использования этого инструмента у нас возникают новые идеи, расширяется функционал. Мы ограничили сроки бронирования рабочих мест на будущее одним месяцем, добавили бронирование парковочных мест, внедрили автоматическое продление закрепленных рабочих мест, настроили отправку уведомлений о том, что место забронировано, на электронную почту. Реализовали проект интеграции новой системы с системой кадровой поддержкой. Мы постоянно дорабатываем, наполняем карту офиса, на ней уже появились гардеробные, места размещения канцелярских товаров. Начался процесс тиражирования системы на наши предприятия.
Реализовано в рамках Системы управления офисным пространством в СИБУРе:
планы;
нумерация мест;
деление офиса на зоны в зависимости от подразделения;
предоставление закрепленных рабочих мест;
выделение зоны коворкинга;
«шахматная рассадка»;
бронирование, в том числе для командированных;
тиражирование на предприятия;
парковки.
Корр.: Доступ к Системе управления офисным пространством возможен только с компьютера или можно с других устройств заходить?
Л.А.: Сейчас только с компьютера, но на следующем этапе мы планируем сделать веб-версию, в которую можно будет заходить и с мобильных устройств.
Корр.: Как происходил процесс внедрения этой системы в коллективе?
Л.А.: Мы провели внутреннюю коммуникационную компанию, рассказывали о возможностях и преимуществах нового инструмента. В корпоративной деловой сети КЛИК периодически размещаем инструкции о функционале инструмента и другие лайфхаки. Недавно сделали мультфильм о том, как забронировать рабочее место в три клика. И конечно, всегда рады и ждем обратную связь от коллег по возможным доработкам.
Корр.: Каких результатов благодаря Системе управления офисным пространством вы добились?
Л.А.: Во-первых, мы внедрили революционный для компании формат незакрепленных рабочих мест. Во-вторых, получили оперативный, прозрачный инструмент управления офисным пространством. В-третьих, произошло снижение трудозатрат сотрудников, отвечающих за рассадку. И конечно, появилась возможности оптимизации арендованных площадей.
Эффекты от внедрения Системы управления офисным пространством в СИБУРе:
удобство для сотрудников внедрение революционного для компании формата незакрепленных рабочих мест;
прозрачность процесса размещения на рабочих местах в целом;
быстрая реализация «шахматной рассадки»;
возможность отказа от аренды 1630 кв. м;
снижение трудозатрат на поддержку процесса размещения.
