С точки зрения управления бизнесом, 2022 год был непростым, однако многие компании не только не остановились в развитии, но сумели показать как значительный технологический рост, так и увеличение показателей удовлетворенности своих сотрудников. Среди них Группа компаний «Росводоканал», которая реализовала ряд амбициозных проектов и стала призером премий «Хрустальная пирамида — 2022» и «ESG Excellence Award 2022», прошедших в рамках XXIII саммита HR-директоров.
Журнал «Административный директор» поздравил представителей компании с наградами и попросил подробнее рассказать о проекте «Автоматизация командировочных решений», который был удостоен третьего места в номинации «Технологическое решение года» премии «Хрусталь пирамида — 2022».
- Группа компаний «Росводоканал» — крупнейший в стране частный оператор централизованных систем водоснабжения и водоотведения. Под управлением компании ООО УК «Росводоканал» находятся десять региональных водоканалов России, обслуживающих свыше 6 млн потребителей в различных федеральных округах, городах-миллионниках и крупных промышленных центрах: Омске, Воронеже, Тюмени, Краснодаре, Оренбурге, Орске, Барнауле, Архангельске, Южно-Сахалинске, Липецке. Численность персонала — свыше 12 тысяч работников, из которых 70% — производственный персонал.
В рамках внутреннего проекта компании необходимо было создать интуитивно понятную и удобную ИТ-систему, чтобы сотрудники ГК «Росводоканал» могли самостоятельно оформлять командировки и отчетность по ним. Требовалось исключить ручной труд сотрудников и руководителей по составлению и согласованию заявок на командировки, кадровых специалистов — по созданию приказов о направлении сотрудников в командировки, бухгалтеров — по созданию авансовых отчетов на основании сданных сотрудниками документов и проведению закрывающих документов в учете. Руководством была поставлена задача максимально исключить все возможные ручные операции с документами для оптимизации процесса, при этом для командированных сотрудников все должно происходить в одной интуитивно понятной системе.
Редакция: Как компания пришла к необходимости внедрения проекта по автоматизации командировочных решений?
Евгения Чигаева, руководитель направления документационного обеспечения дирекции по персоналу УК «Росводоканал»: При работе над проектом стало понятно, что необходима полная цифровизация командировочного процесса в соответствии со стратегией цифровизации и оптимизации бизнес-процессов ГК «Росводоканал». Оперативное внедрение завершающих этапов проекта во многом было вызвано пандемией COVID-19. Перед нами была поставлена задача организовать процесс отчетности по командировкам таким образом, чтобы сотрудники оформляли все документы удаленно, не приезжая в офис. Для реализации проекта по переходу на безбумажный документооборот при оформлении служебных поездок необходимо было выбрать исполнителя внутри компании и единого корпоративного внешнего подрядчика. Ими стали Центр компетенций «1С» департамента информационных технологий «Росводоканала» и компания «Милленниум-командировочные решения» (Millennium). А в рамках еще одного внутреннего проекта «Внедрение ИТ-платформы юридически значимого электронного документооборота» провести полную автоматизацию авансовых отчетов по командировкам.
Ирина Кузнецова, руководитель направления трудовых отношений и учета персонала дирекции по персоналу УК «Росводоканал»: Ранее процесс оформления командировки в нашей компании был полностью бумажным, а значит, очень трудоемким. Плюс ко всему сотрудники сами покупали билеты, бронировали гостиницы, что было неудобно и непрозрачно, случались злоупотребления. Заявка на командировку подписывалась независимо от покупки билета. Срок подписания часто нарушался. Случались потери заявок, несвоевременное оформление командировок.
Что касается процесса согласования, руководитель, утверждая командировку, не видел конечную стоимость поездки, так как искать подходящие билеты и гостиницы, рассчитывать затраты его подчиненный начинал только после согласования командировки. Поэтому поездку приходилось утверждать дважды. Таким образом, основные наши риски были связаны с традиционным бумажным процессом оформления командировок вручную, отсутствием контроля бюджета, анализа и оптимизации командировочных затрат.
Редакция: Почему в подрядчики выбрали Millennium?
Евгения Чигаева: Мы провели масштабный тендер, проанализировали условия обслуживания, опыт и технические возможности более 20 подрядчиков. Принципиальным моментом стали невысокая стоимость обслуживания, гибкость решений, полный комплекс услуг и возможности технологической платформы подрядчика.
Одним из главных преимуществ Millennium был их цифровой подход к процессам. В компании работает хорошая команда разработчиков во главе с генеральным директором Юлией Мануйловой. Они очень гибкие, всегда готовы идти навстречу, дорабатывать систему с учетом особенностей компании.
Редакция: Как устроен новый процесс оформления командировок?
Евгения Чигаева: Сотрудник может входить в систему Millennium через любой браузер по ссылке, корпоративный портал, личный кабинет, мобильное приложение. Далее он самостоятельно выбирает нужные билеты и услуги, создает заказ — это и есть электронная заявка на командировку, которая стала заменой служебной записки о направлении в командировку. Сотрудник заполняет командировочную форму непосредственно в заказе в системе Millennium, указывая необходимые данные для формирования кадрового приказа о направлении в служебную командировку: город, цель, даты командировки, данные о льготах, причины поездки в выходные дни и прочее.
В системе уже зафиксированы все необходимые настройки тревел-политики ГК «Росводоканал», включая лимиты расходов по билетам и гостиницам, класс авиа и ж/д билетов в зависимости от грейда работника, а также размер суточных работников каждого уровня управления. Поддерживаются в актуальном состоянии справочники (данные сотрудников, информация о льготных категориях, отделы, цели командировки, причины выезда в командировку в выходной день, форма компенсации за работу в выходной день, выбор дня отдыха, виды расходов для авансового отчета), списки согласующих лиц по каждому подразделению.
Согласование также происходит в системе Millennium, для удобства руководителей — с использованием электронной почты. Руководитель получает письмо на электронную почту или push-уведомление. При нажатии команды «Авторизовать» билеты и ваучеры на проживание в отеле автоматически выкупаются, затем поступают на электронную почту сотрудника, который направляется в командировку.
Письмо о согласовании поездки также поступает специалисту отдела кадров.
Данные для приказа о направлении в командировку автоматически выгружаются из системы Millennium во внутреннюю систему компании «1С Зарплата и управление персоналом» («1С.ЗУП»). Автоматически в «1С:ЗУП» формируется проект приказа и ожидает проверки кадровым специалистом, после чего приказ проводится. Работодатель подписывает приказ усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Ознакомление работника с приказом происходит во внутренней системе «PROводник» в личном кабинете с помощью простой электронной подписи (ПЭП) после получения уведомления по электронной почте или СМС-сообщения. Подписанный приказ автоматически направляется в наш Общий центр обслуживания (ОЦО) для расчетов с сотрудником, в платежной системе формируется заявка на выплату суточных. Таким образом, участие человека в этом процессе сведено до минимума.
После возвращения из командировки сотрудник получает письмо-напоминание на электронную почту из системы Millennium о необходимости своевременной сдачи авансового отчета по командировке. Уведомления об авансовом отчете руководителей высшего звена из системы направляются на электронную почту их помощников.
Авансовый отчет создается сотрудником в заявке на командировку в системе Millennium нажатием специальной кнопки. Данные по суточным и документы по заказанным билетам и услугам уже есть в системе. В авансовый отчет загружаются суточные, которые рассчитываются автоматически по количеству дней командировки, а также билеты и услуги, оформленные в онлайн-системе, и дополнительные расходы, указанные сотрудником. Сотрудник заполняет только информацию о дополнительных расходах, неизвестных системе, и проверяет данные по билетам и суточным, автоматически загруженные системой в авансовый отчет, затем подписывает его электронной подписью.
Ольга Брылкина, директор по финансовому учету и отчетности «РВК.Бизнес-сервис» — Общий центр бухгалтерского обслуживания ГК «Росводоканал»: Ранее по возвращении сотрудник был обязан собрать все бумажные документы по командировке, оформить опись и передать (иногда привезти) документы для отправки в Общий центр обслуживания, после получения от бухгалтера заполненного авансового отчета подписать его и снова передать для отправки в ОЦО.
Этот процесс требовал улучшения, необходимо было сократить трудозатраты всех его участников. Также для нас было важным, чтобы при заполнении отчета по расходам в системе можно было выбрать только разрешенные виды расходов. Мы утвердили перечень таких расходов и типы чеков (электронные или бумажные). Электронные чеки в новой системе прикрепляются в виде сканов, загруженных по ссылке. Таким образом, сейчас в офис сотрудник приезжает только в случае необходимости передать на хранение бумажные подтверждающие документы в оригинальном виде.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.