Анна Динмухаметова,
директор по организационному развитию Группы компаний «КорпусГрупп»
Офисная печать
Огромная доля затрат в нашей компании приходится на офисную печать. Статистические данные говорят о том, что в среднем мы тратим на печать документов 2—5% своего годового дохода, при этом на одного сотрудника приходится 600— 700 долларов в год.
Для решения этой проблемы был заключен клик-контракт на установку в центральном офисе компании копировальных и печатающих машин. При этом
было принято решения отказаться от персональных принтеров в каждом отделе. По условиям контракта поставщик бесплатно устанавливает оборудование в офисе и берет на себя обязательства по бесплатной замене картриджей, запасных частей и регулярному сервисному обслуживанию. Мы же оплачиваем стоимость услуг один раз в месяц за фактически выполненные отпечатки согласно выбранному тарифу. Данная схема позволила нам уменьшить бюджет на картриджи на 1,5 млн рублей, реальная годовая экономия при этом составит 35—40%. Если раньше печать одного листа обходилась нам в среднем 2 рубля 50 копеек, то теперь одна копия стоит 29 копеек. Компании также удалось снизить общий объем материалов, которые печатаются в офисе.
IT. Программные продукты
Как управляющая компания мы занимаемся централизованным управлением всего имеющегося программного обеспечения во всех наших офисах. У нас стоит большое количество различных автоматизированных платформ, в том числе западных. С некоторыми из них работаем, просто отдавая дань моде. С целью оптимизации мы пересмотрели такие многомодульные программы, как «Консультант Плюс» и «1 С», и выяснили, какие модули наиболее востребованы нашими специалистами. Благодаря тщательному анализу и отказу от ненужных модулей нам удалось не просто избежать индексации цен, но даже снизить стоимость обслуживания.
Нематериальная мотивация
Также «КорпусГрупп» запланировала экономию 1,5 млн рублей в год за счет отказа от оплаты парковочных мест для наиболее экономически защищенной категории сотрудников — менеджеров высшего звена. Также было принято решение временно отказаться от предоставления ДМС, оплаты корпоративной мобильной связи и очного обучения, сделав упор на дистанционное обучение и видеосеминары.
Связь
В 2014 году за стационарные услуги связи наша компания ежемесячно платила 300 тысяч рублей. В целях сокращения затрат была приобретена система видеоконференций, позволяющая вести переговоры с региональными представительствами. Реальная экономия составила 150 тысяч рублей в месяц (в два раза), причем без учета денег, сэкономленных на командировках наших сотрудников, благодаря максимальному задействованию видеоконференцсвязи, скайпа и других средств связи.
Архивы
Ведение архивов компании, накопившихся за 24 года ее существования, переведено на аутсорсинг. Это позволило нам в восемь раз снизить затраты по сравнению с самостоятельным ведением архива, для которого мы снимали помещение с определенным температурным режимом и влажностью, а также платили за услуги архивиста.
Инна Алексеева, генеральный директор PR Partner
Как и в любом офисе, в PR-агентстве PR Partner есть расходы, которые необходимы для обеспечения основной функции бизнеса, а именно — обслуживания клиентов, а есть дополнительные, которые приятно делать, но вовсе не обязательно. К первым можно отнести принтеры, картриджи, бумагу, бейджи и прочую кан-целярку, чай, кофе, воду, кружки. Согласитесь, будет странно, если во время переговоров клиент попросит у вас стакан воды, а вы ему откажете. Ко вторым относятся все расходы на атмосферу внутри компании, на украшательство: допустим, цветы в офис (раньше мы их регулярно заказывали у компании, которая занимается озеленением) или корпоративная сувенирка. Конечно, хорошо иметь брендированные ластики, стаканчики или календари, но ведь можно без потери качества наших услуг обойтись без них. Из-за падения рынка пиар-услуг на 20% с конца прошлого года мы сократили именно второй тип расходов — до лучших времен. Заказчики и сотрудники этих изменений даже не заметили.
Также мы стали заказывать подарки заранее: к примеру, подарки на 14 февраля мы заказали еще в декабре, а сейчас размещаем заказ на корпоративные подарки ко дню рождения компании, который будет в августе. Это позволит нам получить существенную скидку.
Ранее мы легкомысленно относились к срочным затратам, а теперь экономим. По предварительным подсчетам, такое самоограничение позволило нам сократить офисные расходы на 20%. Конечно, мож
Продолжение статьи доступно только подписчикам.