Организованная доставка персонала на регулярной основе в офис, на производство, а также на корпоративные мероприятия становится все более востребованной услугой. Во многом это обусловлено тенденциями развития бизнеса, при которых перевозка сотрудников считается правилом хорошего тона. И поэтому нам важно получить не просто красивый автобус с водителем, следующий по заданному маршруту, а профессиональную услугу с качественным сервисом. Она должна быть безопасной и полностью соответствовать духу нашего бизнеса.
Представляя корпоративный автобус, мы часто мечтаем о «красивой картинке» — большом забрендированном автотранспорте, но поиск качественного провайдера, который возьмет на себя перевозку нашего персонала, не ограничивается только этим. В большинстве крупных компаний организацией и проведением конкурсов по выбору подрядчиков, в том числе и по перевозке сотрудников, занимается тендерный отдел. Основываясь на своем опыте, замечу: чем крупнее компания, тем порой сложнее выстроены закупочные процессы, тем чаще возникает противостояние между мнением тендерного специалиста, в задачах которого чаще всего только экономия денег компании, и административного директора с той же целью по экономии, но еще и с пониманием качества необходимой услуги. Как правило, миссия закупщиков и тендерных специалистов ограничена периодом выбора поставщика, а вот дальнейшее взаимодействие с ним ложится на плечи тех, кто будет внедрять его услугу в компании, решать сложные ситуации, контролировать оплату, и самое главное — следить за удовлетворенностью внутренних клиентов.
Для проведения успешного с разных точек зрения тендера по выбору поставщика по перевозке сотрудников в первую очередь рекомендуется начать с понимания, подробного описания, внедрения подобной услуги, особенно если такого опыта в компании не было. Если же услуга оказывалась ранее, но провайдер по каким-либо причинам не устраивает компанию, имеет смысл провести подробный анализ критериев несоответствия и учесть эти критерии при проведении нового тендера. Во вторую — с выявления лучших предложений на рынке и сверки медианы рынка. Если тендер на такую услугу проводится регулярно (многие делают это ежегодно), правильным будет провести сравнительный анализ всех поставщиков, участвовавших в конкурсах ранее, привлечь новичков, таким образом сформировать шорт-лист действительно лучших на текущий период.
При формировании технического задания (ТЗ) для тендерного отдела необходимо учесть следующие нюансы. Обычно существуют два способа создания ТЗ.
1. В большинстве организаций уже есть шаблон ТЗ, который требуется заполнить, четко следуя его пунктам. Зачастую такой шаблон написан подо все продукты и услуги, и может случиться так, что, например, при оформлении ТЗ на приобретение услуги по транспортировке сотрудников корпоративными автобусами вам будет не хватать в этом шаблоне важных пунктов. В этом случае необходимую информацию обязательно следует вносить в приложение. Я обычно делаю это в свободной форме, вписываю туда все важные аспекты проекта, даже расписание рейсов автобусов.
2. Если в компании нет четкого шаблона ТЗ, тогда оно составляется и заполняется в свободной форме. Конечно, такой вариант проще для специалиста с опытом, но для тех, кто пишет ТЗ впервые, данное упражнение может показаться сложным. Поэтому я рекомендую заранее подготовиться к этой процедуре: изучить, как составлены ТЗ на другие услуги, приобретаемые вашей компанией, попросить коллег по профессии поделиться опытом составления ТЗ именно по данной категории закупки.
Если в компании есть хороший, сложный шаблон ТЗ, то ответственно и с пониманием заполняя все его многочисленные пункты, вы помогаете закупщикам избежать приобретения некачественной услуги, а также заранее формируете все необходимые пункты будущего договора, так как именно ТЗ должно стать его основой.
Там, где нет четкого шаблона ТЗ, скорее всего существует хороший драфт внутреннего шаблона договора компании. А важные пункты качественно сформированного ТЗ, которые лягут в основу договора, помогут юристам компании понять все нюансы предстоящей сделки и сделать документ таким, чтобы бизнес чувствовал себя защищенным на весь срок действия договора.
Конечно, чем «навороченнее» шаблон ТЗ, тем сложнее и дольше будет проходить тендер. Мало того, что вам нужно будет подробно заполнить все пункты ТЗ и рассказать закупщикам о специфике сделки, провайдерам также потребуется ваша помощь, ведь каждый может понять вводные по-своему, а затем прислать запрошенную информацию в своем формате, а не в том, как просит организатор тендера. И если поставщикам не помочь, то когда наступят раунды тендера и закупщики начнут сводить ответы воедино, окажется, что у участников разное понимание услуги, и вот тогда придется организовывать дополнительные встречи, а может, даже вносить изменения в ТЗ и просить поставщиков переработать коммерческие предложения и заново прислать. Именно поэтому, на мой взгляд, чем проще ТЗ, тем легче и быстрее провести тендер. Важно также понимать, что все в договоре не пропишешь, качественные партнерские отношения с подрядчиками следует выстраивать еще на этапе тендера. Тогда это поможет вам при запуске проекта.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.