Жители России не понаслышке знают, к каким последствиям могут привести капризы природы Последние годы богаты на природные катаклизмы: ураганы и смерчи проносились над городом Сочи, Ленинградской Московской и Челябинской областями, от наводнения пострадали Краснодарский, Хабаровский края и Амурская область.
Несокрушимая мощь стихии способна разрушить дома и инфраструктуру, стать причиной пожаров и дорожно-транспортных происшествий, привести к уничтожению материальных ценностей, нарушению нормальной деятельности населения, травмам и гибели людей.
Что необходимо предпринять при стихийных бедствиях, чтобы уберечь здоровье и жизнь работников, минимизировать материальные потери организации и сократить срок приостановления ее деятельности?
Поскольку бедствия зачастую случаются неожиданно и приносимый ими ущерб во многих случаях невозможно предотвратить, организациям нужно прежде всего позаботиться о страховании офисного помещения и хранящегося в нем ценного имущества (оборудования, техники). Рекомендуется приобретать страховые продукты, которые покрывают риски повреждений водой, пожара, противоправных действий третьих лиц и стихийных бедствий.
Согласно оценкам экспертов, самый распространенный страховой риск, которому подвержено недвижимое имущество, — повреждение водой вследствие аварий водопроводных, отопительных и канализационных систем (60%). Вторую позицию в рейтинге количества страховых случаев занимает пожар (15%). Риск нанесения ущерба имуществу третьих лиц составляет 7,1%. На стихийные бедствия приходится 5,1% страховых случаев.
Но, к сожалению, страхование не решает ряда задач, связанных с сохранением рабочих документов, компьютерных файлов, ценных бумаг, денежных средств, а главное — здоровья и жизни сотрудников.
Общие рекомендации по обеспечению безопасности
В современных бизнес-центрах обычно предусмотрены все необходимые системы безопасности: видеонаблюдение, охранная и пожарная сигнализации, система оповещения и прочее. Однако если ваша организация размещается в отдельно стоящем здании или особняке, необходимо убедиться, что при его строительстве были соблюдены все санитарные нормы и требования безопасности и установлены необходимые системы защиты.
В каждой организации или бизнес-центре обязательно наличие:
— обновляемой аптечки первой помощи;
— списка телефонных служб спасения (скорая помощь, полиция, охрана, районные больницы, пожарная служба и т. п.);
— схемы эвакуации людей в случае стихийного бедствия или пожара;
— схемы местонахождения безопасного помещения для укрытия;
— плана готовности к чрезвычайным ситуациям;
— пожарной сигнализации;
— первичных средств пожаротушения (пожарных рукавов, огнетушителей, подвергающихся ежегодной проверке).
Важно четко знать, какие виды происшествий предполагают эвакуацию из здания (потоп, пожар, разлив ядовитого или токсичного вещества, отравление воздуха в помещении и т. п.), а когда требуется оставаться в помещении или прятаться в специальном укрытии (загрязнение или отравление воздуха снаружи здания, ураган, смерч, буря, метеоритный дождь и т. п.). Следует разработать план действий в каждом из возможных вариантов чрезвычайных ситуаций.
Маршрут эвакуации с указанием местонахождения аварийных выходов чертится на схеме здания и размещается в помещениях, где одновременно пребывают более 10 человек. Кроме маршрута важно заранее разработать и прописать детальную инструкцию по эвакуации сотрудников, в которой указывается следующая информация:
— ответственные лица на случай чрезвычайного происшествия с перечнем обязанностей;
— месторасположение схемы эвакуации;
— место хранения ключей от аварийных выходов;
— методы оповещения;
— порядок действий;
— места сбора сотрудников до и после эвакуации из здания и прочее.
Следует выбрать и отметить на схеме здания наиболее безопасное место на случай стихийных бедствий. При этом желательно заранее определить порядок захода в укрытие и выхода из него, предусмотреть доступ людей к пище, воде, санузлу и вещам первой необходимости.
Каждый сотрудник должен знать свои права и обязанности в случае возникновения внештатных ситуаций. В команде по эвакуации назначаются руководитель, а также ответственные за инструктаж и вывод людей из здания, подсчет эвакуировавшихся, поиск пропавших, помощь работникам с инвалидностью, наблюдение за местами сбора и прочее. Для ситуаций, при которых необходимо укрываться в здании, определяются лица, направляющие сотрудников в безопасные места, ответственный за мониторинг погодных условий, объявлений и рекомендаций СМИ при стихийных бедствиях и руководитель группы.
Пакет документов, включающий план готовности к внештатным ситуациям, схему эвакуации, список сотрудников и прочее, должен храниться у руководителя группы ответственных лиц.
План обеспечения бесперебойной деятельности организации при чрезвычайных ситуациях
План готовности к чрезвычайным ситуациям представляет собой детальный перечень мероприятий, которые должны быть выполнены до, во время и после происшествия. Наличие подробного, регулярно испытываемого плана позволит сохранить больше имущества и минимизировать финансовые потери, сократить период сбоя в деятельности организации, обеспечить безопасность сотрудников и посетителей офиса и оградить организацию от судебных исков по поводу халатности.
План предполагает:
— оценку потенциальных угроз и выявление критически важных факторов для бесперебойной работы организации;
— анализ возможных последствий тех или иных происшествий;
— разработку стратегии их устранения для восстановления нормальной деятельности организации;
— документирование;
— обучение сотрудников;
— имитацию бедствия.
При оценке рисков выявляются виды бедствий, которые могут произойти в конкретном месте, и их вероятность. Для каждого типа бедствия определяются возможная продолжительность и последствия. Обследуется инфраструктура здания и его окружения, проводится инвентаризация имущества, составляется перечень наиболее ценных ресурсов, документов и имущества. План также может содержать следующие документы: схемы коммутации телефонов, процедуры для аварийного отключения электропитания и другие технические инструкции.
В разработке плана готовности к внештатным ситуациям кроме административного директора должны принимать участие руководство компании, а также представители функциональных подразделений (отделов), каждое из которых предлагает процедуры действий с учетом своих возможностей и приоритетов. При чрезвычайной ситуации каждое подразделение должно реализовать свою часть плана в рамках общих усилий по восстановлению работы организации.
Восстановление функционирования информационной системы должно стать задачей всей компании, а не только сотрудников IT-подразделения. Желательно заранее создать резервные копии стратегически важных файлов и документов, хранящиеся вне рабочих помещений, и позаботиться о защите компьютеров с помощью специальных устройств бесперебойного питания и систем дублирования информации. При необходимости к разработке плана может быть привлечен внештатный консультант.
План должен содержать следующую информацию:
— типы бедствий, которые могут произойти в конкретном месте;
— вероятная продолжительность каждого возможного бедствия;
— последствия каждого возможного бедствия для деятельности организации;
— действия и ресурсы, необходимые для минимизации возможных последствий.
В отношении ликвидации последствий происшествия разрабатывается план получения необходимых материалов и ресурсов с указанием поставщиков и организаций-подрядчиков по выполнению восстановительных работ. Следует учитывать, что существует множество вариантов восстановления деятельности организации: ремонт помещения, переезд в альтернативное помещение, использование оборудования компании, хранящегося в ином месте, заключение соглашения с другой компанией о взаимной поддержке и коллективном использовании ресурсов в чрезвычайных обстоятельствах. В некоторых случаях возможно совмещение нескольких вариантов восстановления деятельности.
План подготовки к чрезвычайным ситуациям должен быть задокументирован, сохранен на жестком диске, выложен в Интранете и распространен среди всех работников компании.
Рекомендуется ежегодно проводить обучение сотрудников правилам безопасности и поведения на случай бедствия, а также инсценировку эвакуации и других необходимых действий, что позволит оценить работоспособность и эффективность плана, выявить слабые места и при необходимости усовершенствовать его. Следует обеспечивать регулярное испытание этого плана с циклической заменой сотрудников, участвующих в этом процессе. Желательно, чтобы как можно больше работников приняли участие в испытаниях. Большинство крупных компаний проводят испытание плана минимум один раз в полгода.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.