В Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» дается следующее определение:
«Архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов».
Из этого документа следует, что архивирование документов – это упорядоченный способ хранения информации с целью ее повторного использования.
Итак, давайте вместе начнем разбор наших документов, и первое, что нам необходимо сделать – это провести систематизацию.
Для начала всем полкам и коробкам, имеющимся в вашем распоряжении, присваиваются порядковые номера, без учета специфики уже хранившихся там документов. Причем, полки нумеруются отдельно, коробки отдельно.
Затем каждое дело нужно просмотреть на предмет сохраняемых документов и сроков их хранения, определить, к какому подразделению оно относится, когда и кем было создано.
Теперь составляем опись хранящихся дел. На корешок каждой папки необходимо нанести номер, который присваивается поточно (сквозной номер). На сами короба, в которых будут храниться эти папки, наносится информация о начальных и конечных номерах, сохраняемых в папках. Можно так же разделить дела, хранящиеся на полках и в коробах, добавив к номеру индекс «П» и «К» соответственно.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.