О нюансах архивного хранения документов. О том какие варианты архивного хранения существуют на рынке на данный момент. О плюсах и минусах каждого из этих вариантов журналу “Административный директор” рассказала эксперт Ольга Грукачева, менеджер по закупкам компании Siemens Energy, член Ассоциации Профессионалов по управлению закупками.
В процессе деятельности каждой компании формируются документы. Часть этих документов постоянно востребована в работе. Другая часть менее активно используется, но требует хранения в течение сроков, определенных действующим законодательством.
Архивация документов является неотъемлемой частью всех бизнес-процессов организации.
Следует отметить, что архивация документов – процедура, закрепляемая на законодательном уровне. Обязательному хранению подлежат:
- Учредительные документы (такие как устав, сведения о гос.регистрации, ликвидации юр.лица, положения о структурных подразделениях, документы по основной деятельности организации и др.);
- документы по личному составу (трудовые договора, личные дела работников, табели учета рабочего времени и др.);
- Документы по финансово-хозяйственной деятельности (бухгалтерская отчетность, документы учетной политики, счет-фактуры, налоговые декларации, реестры, документы об инвентаризации и др.);
- Договорные обязательства и проектные документы;
- Правовое обеспечение деятельности компании;
- Иные документы определенные внутреннем регламентом компании.
Срок хранения регламентируется от 1 года до 75 лет. Некоторые документы должны храниться на постоянной основе. Некоторые документы определяются требованиями законодательства. Другие внутреннем регламентом компании.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.