административный директор группы компаний Вгаупе
Человек, который отвечает в компании за административно-хозяйственную деятельность, кажется руководству универсальным сотрудником.
В связи с этим в АХС «прилетают» задачи, которые зачастую не только не выполнимы, но иногда на первый взгляд выглядят нереальными. Роль золотой рыбки в компании — должность почетная, но порой не дает права на ошибку. Как справиться с ситуацией? Что делать: отказать или взять ответственность на себя? С учетом того, что чаще всего нереальные задачи ставит руководство, отказываться не стоит, надо выполнять задания, учитывая все нюансы и риски.
Ситуация первая
Руководство компании поставило задачу, которая кажется невыполнимой. «У страха глаза велики» — мы впадаем в ступор и не понимаем, что делать, куда идти и каким маршрутом.
Такой страх возникает во многом потому, что задача, которую ставит руководство, очень ярко эмоционально окрашена: «срочно», «оперативно», «если не сделаете, то…», «выполнить любой ценой…», нередко все эти слова сопровождаются негативными эмоциями. В такой атмосфере трудно принимать правильные и рациональные решения. Нервы сдают, и вы уже готовы отказаться от выполнения задачи. А так ли все страшно? Попробуем разобраться.
Получив задание (на первый взгляд практически невыполнимое) не спешите делать выводы, а самое главное — не произносите их вслух…
Часто руководитель желает получить комментарии на месте: сможете ли вы решить поставленную задачу, каковы риски, вероятность стопроцентного выполнения задачи и прочее. Получив ответы на свои вопросы сразу, руководитель уже рисует в голове некую итоговую картину. В случае, если ваш реальный результат с его ожиданиями не сойдется, придется давать объяснения.
Как правило, поставив перед вами задачу, руководитель уже имеет свой взгляд на ее решение
и свои ожидания. Он «направляет» вас и хочет услышать нужные ему «правильные» комментарии. Не спешите с озвучиванием своих планов — не давая конкретных, непродуманных ответов сразу же, вы имеете больше возможностей для маневров в решении поставленной задачи.
Любое сложное задание — это процесс и управление им. Процесс — совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы и выходы.
У нас есть цель, которую необходимо достичь. Разберем процесс решения сложной задачи на составные части:
1. Прогнозирование достижения цели — постарайтесь сделать прогноз выполнения задачи, важности данной задачи в будущем, рисков от ее невыполнения и выполнения.
2. Поиск ресурсов — определите ресурсы, которые необходимы для решения задачи, как очевидные, так и те, которые на первый взгляд не очень подходят, порой именно эти ресурсы оказываются необходимыми.
3. Разложите задачу на мини-процессы и распределите их по мере необходимости выполнения, также определите параллельные процессы в задаче.
4. Разработайте планы выполнения каждого из мини-процессов, включающих в себя использование очевидных ресурсов, а также подумайте над неклассическими решениями, определите бюджет и сделайте выбор в пользу решения «цена — качество», также определите исполнителей, поставщиков.
5. Получите стопроцентное подтверждение от поставщиков и подрядчиков на выполнение задач.
6. Создайте единый план выполнения задачи, определив сроки выполнения как отдельных процессов, так и задачи в целом. Постарайтесь «запараллелить» как можно больше процессов, это значительно сократит сроки.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.