18 июня в Meeting Point (БЦ «Белые Сады») прошла конференция «Новый офис в реальном времени. Теория и практика», которую провел журнал «Административный директор». Более 100 административных руководителей и менеджеров, а также поставщиков собрались, чтобы обсудить вопросы и тенденции создания нового офисного пространства.
Какой он, офис мечты работодателей и сотрудников, рассказала Юлия Анисимова, генеральный директор Office Line (международная компания АНКОР). В своем выступлении Юлия привела результаты HR-исследования в области улучшения работоспособности и формирования максимально комфортной рабочей среды. Сегодня интерьер офисного пространства развиваются в форматах «Мультирум» и «Умный дом», а это индивидуальный комфорт температуры, влажности воздуха и света, адаптивность рабочего пространства. Драйверами креативности и продуктивности становятся пространства для общения, а тренды “Здоровый офис”: здоровая еда, дни фруктов и овощей, “Пища для ума” – корпоративная библиотека, становятся все более популярными.
Оксана Лабунец, административный директор «Грин девелопмент», и Ирина Хорошилова, директор, руководитель отдела услуг корпоративным клиентам CBRE дали рекомендации о том, как принять решение о смене офиса. Ключевые моменты, которые эксперты рекомендуют рассмотреть, прежде чем выходить с предложением о переезде к руководству: ожидаемый рост персонала – планируется ли увеличение количества рабочих мест, требуется ли реорганизация офисного пространства для повышения синергии и продуктивности сотрудников, участвует ли компания в «войне» за таланты, какова стратегия оптимизации, какие существуют оптимальные качественные и финансовые решения в области недвижимости. Также Ирина Хорошилова заметила, что сегодня, в условиях высокого спроса, доля свободных площадей заметно снижается. Но в тоже время на рынок выходят качественные офисные проекты, большинство из которых располагается в Ленинградском деловом районе. В условиях повышенного спроса уже создается конкуренция за лучшие офисные блоки и на этих объектах. Доллар снова выходит на первый план. Заметны первые признаки роста ставок аренды. Достигнут максимальный за 10 лет объем новых сделок и минимальный за почти 20 лет объем нового строительства.
Об особенностях проведения тендеров по выбору PM, архитектора и генерального подрядчика рассказала Екатерина Бирюкова, директор по закупкам компании «Сервье». Эксперт поделилась опытом создания проекта по оборудованию офисного пространства: «Работа с контрагентами». Екатерина рекомендовала участникам конференйии всегда изучать рынок и проводить процедуры выбора, чтобы выбрать лучшее предложение; проверять мнение внешних экспертов и прислушиваться к своей проектной команде; уделять достаточное внимание управлению изменениями, внутренним коммуникациям, предлагать сотрудникам принимать активное участие в выборе проектных решений.
На круглом столе «Строим вместе. Заказчик + Подрядчик = Эффективный тандем» эксперты: Наталья Воробьева, административный директор Yota, Марина Лобынцева, административный директор HeadHunter, Анна Шитова, административный директор АО «МаксимаТелеком», Анастасия Кузьмина, руководитель направления развития «Гинт-М», Евгений Шевкун, генеральный директор Keyfor, Мария Борисова, директор по развитию СFC. Обсудили вопросы взаимодействия сторон, участвующих в строительсве нового офиса.
Евгений Шевкун рассказал о нюансах проведения реновации офиса. По его мнению, ремонт текущего офиса, его переделка зачастую решают многие вопросы, которые могут быть связаны как с модернизацией пространства, так и с бизнес-потребностями компании.
Мария Борисова, выделила новые тенденций, которые в ближайшем будущем повлияют на офисный ландшафт. По ее словам, сегодня во многих компаниях большая часть сотрудников работает в «полях», ежедневно в среднестатистическом офисе пустует до 50% рабочих мест. Новое поколение ждет от работодателей гибкости. При этом, щепетильнее относится к интерьеру – если в офисе невозможно выполнять свои обязанности эффективнее, чем дома или в любом другом месте, зачем тогда вообще туда ходить? Поскольку в корпоративной жизни частенько нарушается баланс работы и личной жизни (разумеется, не в пользу последней), сотрудники взамен ожидают от работодателей самой искренней и неподдельной заботы об их здоровье и благополучии. Согласно исследованию Staples Workplace Survey, 80% респондентов считают, что их работодатели несут прямую ответственность за их умственное и физическое здоровье. Очевидно, что компании, способные на деле продемонстрировать сотрудникам свою заботу, с большей вероятностью выиграют конкурентную борьбу за ценные кадры.
Также на круглом столе Анастасией Кузминой были развенчаны следующие ключевые мифы, которые возникают при строительстве офисных интерьеров: открытые потолки дешевле, чем модульные, фальшпол дороже, чем стяжка, шпонированные панели дороже, чем ламинированные, без проекта строить дешевле и быстрее, основная часть бюджета идет на архитектурный раздел проекта, новые, дорогие технологии очень долго окупаются.
Во время дискуссии как административные директора, так и представители строительных компаний пришли к единому мнению, что успех проекта во много зависит от доверительных отношений, которые складываются между клиентом и подрядчиком. А в основе доверительных отношений лежит деловая репутация обеих сторон проекта, которорую нужно хранить и преумножать.
Марина Лобынцева и Мария Борисова Анастасия Кузьмина и Наталья Воробьева
Евгений Шевкун Анна Шитова
В завершении первой части Вера Резникова, управляющий партнер Dot Café, партнер по питанию конференции «Новый офис в реальном времени» рассказала о том, как кофе-корнер становится необходимой составляющая современного офиса. Сегодня в России кофе вне дома пьют чаще, чем в Италии и Франции. За последние 10 лет потребление кофе среди миллениалов выросло в 2 раза.
Во второй части конференции Александр Астапенков, руководитель направления «Архитектура и Дизайн» компании «MДM Лайт» рассказал об индивидуальных осветительных решениях в России. Компания более 10 лет занимаемся разработкой, дизайном и производством профессиональных осветительных систем и помогает архитекторам и дизайнерам воплощать в жизнь самые амбициозные проекты. Александр ответил на множество вопросов участников конференции и поделился своим богатым опытом организации световых решений в офисных пространствах.
О том, как наладить эффективное взаимодействие с арендодателем по вопросам эксплуатации офиса рассказала Елена Чурюкина, руководитель административного отдела «АйТиТуДжи». По ее мнению, все нюансы аренды и договоренности с арендодателем необходимо фиксировать в договоре-аренды или приложениях. Что бы избежать лишних затрат, Елена рекомендует при приемке помещений создать рабочую группу, которая будет проводить осмотр нового пространства. Все отклонения (сколы на сантехнике, плохо открывающиеся окна и т.д.) фиксировать в акте и прилагать фотографии. Фотографии отклонений и их описание должны стать приложением к договору, которое будет подписано обеими сторонами. Только в этом случае арендатор будет защищен от всевозможных рисках, сопутствующих арендным отношениям, и на срок аренды, и в момент возврата помещений .
Борис Денисов, управляющий недвижимостью на проекте Tetra Pak от компании CBRE, поделился опытом модернизации инженерных систем в работающем офисе. Борис считает, что в крупные проекты реконструкции можно спокойно идти только при поддержке надежного и профессионального FM-оператора, способного предоставить предварительную экспертизу здания и выполнить проекты по модернизации большинства инженерных систем. Самое важное при таком проекте по мнению эксперта: заранее предусмотреть возможность увеличения мощностей (воздух, сила, СКС), внедренить экологичные/энергосберегающие решения, иметь возможность обустройства временных инженерных сетей. Также важно понимать, насколько сопоставимы затраты на модернизацию и ожидаемый эффект.
“Эксплуатационные риски и пути их минимизации. Как прогнозировать и бюджетировать форс-мажоры при эксплуатации офиса? Календарь эксплуатации” – тема выступления Алены Кулаченковой, административного директора телеканала Shop&Show. Календарь эксплуатации объектов находится в прямой зоне ответственности АХО. По мнеию Алены, каждый административный директор должен понимать, как создается такой календарь, разбираться во всех его пунктах и строчках. Календарь необходимо регулярно обновлять в ответ на вновь появляющиеся риски. Регулярная аналитика чек-листов по эксплуатации поможет создать реалистичный бюджет на эксплуатацию и забюджетировать «форс-мажоры» по эксплуатации. Как считает эксперт, устранить эксплуатационные риски невозможно, но их возможно минимизировать.
Завершилась конференция круглым столом «Переезд в новый офис». О том, как работать с сопротивлением сотрудников, какие существуют эффективные инструменты коммуникаций в этот момент, как происходит адаптация сотрудников после переезда рассказали эксперты: Наталья Филатова, операционный директор компании Luxoft, Дарья Морозова, административный директор Smart Company, Вера Щербакова, административный директор BIOCAD.
По итогам круглого стола экспертами круглого стола был сделан вывод: за последние годы Переезд в новый офис для большинства административных директоров и компаний из пожара превратился в праздник. Во многом это произошлом благодаря профессиональному росту мувинговых компаний и административных руководителей!
Дарья Морозова Наталья Филатова Вера Щербакова
В перерывах между выступлениями в различных зонах конференц-пространства Meeting Point партнеры конференции рассказывали и показывали участникам мероприятия свои новые, инновационные и востребованные решения для офисов.
ИД «Административный директор» благодарит всех участников и партнеров мероприятия за эффективно проведенный рабочий летний день и доброжелательную, дружескую атмосферу!
ФОТО и ПРЕЗЕНТАЦИИ
Партнеры конференции:
 |
Meeting Point — многофункциональные бизнес-пространства с представительскими мини-офисами, переговорными, конференц-залами и просторной деловой гостиной с кофе-баром. В бизнес-пространствах есть всё для организации рабочего процесса с максимальным комфортном. Meeting Point оказывает услуги по управлению офисными площадями «под ключ» www.point2meet.ru
|
 |
Корпоративные кофе-пойнты Dot Cafe — это комплексное решение, подразумевающее креативный подход к организации общественных пространств офисов и полную кастомизацию под нужды и бренд компании. Кофе-корнеры являются не только точкой общественного питания, где можно купить качественный кофе по доступной цене, но и инструментом, повышающим лояльность сотрудников к компании-работодателю. www.dot-cfe.com
|
 |
Кeyfor – это нацеленный в будущее fit out подрядчик, активно внедряющий передовые технологии строительства и управления, формирующий тренды на рынке. Компания предоставляет полный спектр услуг для реализации проектов по отделке офисных помещений под ключ. www.k-for.ru
|
|
Компания CBRE предлагает клиентам разработку стратегии, услуги по продаже и сдаче в аренду; управление недвижимостью и проектами; привлечение кредитования; услуги по оценке, девелопменту; управление инвестициями; исследования рынка и консалтинговые услуги, услуги в области жилой недвижимости. www.cbre.ru
|
 |
«Лофтис» –эксперт в области аутсорсинга непрофильных бизнес-процессов. С 2010 года «Лофтис» комплексно решает задачи клиентов в административной сфере, в области корпоративного автопарка, кадрового администрирования и расчета заработной платы, а также дизайна и реконструкции офисов. www.loftice.ru
|
 |
«Деликатный переезд» — мувинговая компания. «Деликатный переезд» оказывает профессиональные услуги по переезду офисов и квартир с 2000 года. В активе компании более 25 000 переездов офисов. Так же компания принимает на ответственное хранение имущество — офисную мебель, технику, архивы, оборудование. В любом объеме, на любой срок, с гарантией сохранности. www.pereezd.ru
|
 |
Холдинг АНКОР — основан в 1990 году и является одним из лидеров кадрового рынка в СНГ. АНКОР оказывает услуги бизнесу в области рекрутмента, стаффинга, аутсорсинга и консалтинга. В России, Украине, Казахстане и Беларуси мы располагаем обширной сетью офисов и представительств более чем в 40 городах. На глобальном рынке АНКОР работает в партнерстве с международным холдингом Randstad. www.ancor.ru
|
 |
«Гинт-М» — строительная компания «Гинт-М» ™ осуществляет полный комплекс услуг в области строительства и проектирования, реконструкции и инженерного оснащения помещений и зданий. Многопрофильная структура компании «Гинт-М» ™ охватывает все сегменты рынка недвижимости. www.gint-m.ru
|
 |
CFC —строительная компания, которая работает на рынке коммерческой недвижимости и осуществляет полный комплекс общестроительных работ, работы по механике, электрике и слаботочным системам, включая инженерное проектирование. Все проекты реализуются командой штатных специалистов. www.c-f-c.ru
|
 |
«Кофейные Нотки» – российский бренд высококачественного зернового кофе авторской обжарки и подбора вкусов для организации кофе-решений для офисов, аренда и обслуживание профессиональных кофемашин и торговых автоматов лучших мировых производителей. Кофейные станции и фудтраки на мероприятия. www.coffeenotes.ru
|
|
|
Компания HAWORTH – крупнейший в мире производитель офисной мебели. Производственные центры HAWORTH сертифицированы по строгим международным стандартам и обеспечивают безупречное качество выпускаемой продукции, подтверждаемое предоставляемой гарантией от 10 лет. www.haworth.ru
|
 |
Healthy Food — первая в России сеть кафе вкусной и здоровой еды. Это кафе со здоровой едой в офисе или доставка еды прямо в офис. www.hfood.pro
|
 |
Dyson — это беспроводные пылесосы, климатическая техника, устройства для красоты волос, освещение и сушилки для рук. Подразделение Dyson Professional поставляет компаниям сушилки для рук, светодиодные светильники, фены, очистители воздуха, вентиляторы и беспроводные пылесосы. www.dyson.com.ru.
|
 |
Business Water Solutions — запатентованная технология подачи питьевой воды, выгодное решение для бизнеса, немецкое качество, сервис европейского уровня 24/7. www.bwater.ru
|
 |
Компания МДМ-ЛАЙТ более 10 лет занимается производством профессиональных осветительных систем и помогает архитекторам и дизайнерам воплощать в жизнь самые значимые и смелые идеи. Компания располагает неограниченными возможностями для инженерии и проектирования систем освещения, благодаря чему осуществляет широкий спектр осветительных проектов, в том числе требующих индивидуального подхода. www.mdm-light.ru
|
