Журнал «Административный директор» побывал в новом офисе «Анджелини Фарма Рус», где Наталья Егорова, административный менеджер компании, рассказала о причинах переезда и процессе выбора локаций как временного, так и постоянного офиса. Она также поделилась ценностями, лежащими в основе создания комфортной рабочей среды.
— Какие факторы стали решающими для переезда в новый офис?
— В новый офис мы переехали абсолютно неожиданно, хотя посыл «Давайте куда-нибудь переедем!» периодически звучал. Мною неоднократно делались срезы рынка офисной недвижимости, но мы все равно оставались на месте — уж слишком удобным было месторасположение нашего офиса на Патриарших прудах, да и арендная ставка была привлекательной. Наша компания занимала целый этаж в бизнес- центре, но он был небольшой, и в ка
кой-то момент мы перестали там помещаться. Сначала помог локдаун — все ушли на удаленку, а потом гибридный формат работы. Мы думали, что еще проживем в этом офисе какое-то время. C поисками нового помещения не торопились, присматривали достойную замену и надеялись
на лояльность арендодателя к нашей компании.
Договор аренды всегда был высокорисковым, но с 2015 года ежегодно он без проблем перезаключался. Однако все хорошее когда-то заканчивается. Неожиданно в апреле прошлого года арендодатель решил с нами попрощаться и в течение тридцати дней предложил покинуть помещение. Так мы перешли в фазу активного поиска.
— По каким критериям выбирали новый офис?
— Сначала нам надо было решить вопрос с юридическим адресом. Мы как фармкомпания можем работать только с лицензией, которая привязана к юридическому адресу, и чтобы лицензия не прервалась, нам нужно было сохранить район дислокации. Также хотели хотя бы ненадолго сохранить налоговую инспекцию, в которой долгие годы обслуживались. Поэтому руководством была поставлена задача переехать во временный офис в центре Москвы с возможностью регистрации юридического адреса, а параллельно искать офис в классическом бизнес- центре с хорошей инфраструктурой и такой площадью, чтобы все сотрудники могли там свободно разместиться.
— Что стало вашим временным пристанищем?
— Временный офис мы сняли в гостинично-административном комплексе «Пекин». Контракт с арендодателем подписали за несколько дней, также быстро оформили документы для смены юридического адреса. Как оказалось, «Пекин» — это не только гостиница, но и целый административный комплекс, где часть этажей выведена под офисы. Помещение, которое мы арендовали, было уникальным, с особым нале том истории: потолки в пять метров с лепниной, старинный паркет на полу, деревянные панели на стенах. В этом офисе мы разместили несколько рабочих мест в режиме hot-desk. Было оборудовано постоянное рабочее место секретаря, а остальных сотрудников отправили на удаленку.
Туда мы въехали в конце мая. Все лето сотрудники проработали дистанционно и были рады, что нет нужды приезжать в офис. Для еженедельных встреч руководства была арендована переговорная в коворкинге «Сады Пекина», раз в месяц мы организовывали расширенную встречу в большой переговорной гостиницы «Пекин». Командные встречи проводили в коворкингах или за завтраком в кафе.
— Как проходил процесс поиска нового офиса?
— Мы посмотрели более 50 локаций для нового офиса за полтора месяца. Сначала искали офис в центре или в пределах Садового кольца. Но вскоре расширили поле выбора, поняли, что найти в центре хорошее помещение по такой же низкой арендной ставке, какая у нас была, невозможно.
Плюс к этому свободные небольшие площади в современных бизнес- центрах оказались дефицитом. В итоге нам все же повезло: свой новый офис мы нашли в БЦ Silver City. Конечно, он располагался уже не на Пушкинской, но зато там оказалась прекрасная инфраструктура, и по планировке он нам подходил на 80%.
— Какие-то изменения были внесены в новый офис в процессе ремонта?
— Новый офис переделывали, но не кардинально. Здесь уже был прекрасный опен-спейс. Мы лишь добавили несколько переговорных, изменили конфигурацию кабинетов и оборудовали серверную, сделали новый дизайн, доработали инженерные системы. Особое внимание уделили зонированию опен-спейса. Наши сотрудники привыкли работать в кабинетах, поэтому нужно было создать определенное зонирование для команд, создающее эффект приватности, а также оборудовать места для быстрых переговоров в дополнение к переговорным комнатам.
Особого внимания заслуживает наш открытый балкон. Когда мы с генеральным директором впервые пришли посмотреть помещение, нам предложили взглянуть на этот прекрасный балкон, сказав, что он будет нашим. И это внесло весомый плюс в выбор данного офиса. Но когда прислали контракт, о балконе в нем не было даже упоминания. Переговоры, переговоры и еще раз переговоры, и в результате в контракте была зафиксирована возможность использования балкона. Наши усилия были не напрасны. К началу лета мы привели его в порядок: сделали легкую косметику, поставили красивые кашпо с растениями, кресла с подушечками. И все лето наслаждались!
— «Анджелини Фарма Рус» — международная компания с итальянскими корнями, головной офис озвучивал какие-то требования к офисному пространству?
— На момент проведения ремонтных работ требований не было. Брендбук с соответствующими рекомендациями был разработан к моменту окончания нашего ремонта. Но стоит отметить, что мы попали практически во все пункты.
— У вас большой опыт по ремонту офисных площадей различного размера. Какой офис сложнее ремонтировать — маленький или большой?
— Не важно, какая площадь помещения — 15 тыс. или 500 кв. м, проблемы при ремонте будут одни и те же. Простой пример: на 500 кв. м — один человек от технадзора, который будет приезжать два-три раза в неделю на площадку, а на 15 тыс. кв. м — пять человек, которые будут там «постоянно жить», и так далее. От размера офиса, по большому счету, ничего не зависит. Все зависит от людей, которые делают ремонт, и от руководителя, который задает тон.
— Какими ценностями руководствовались при создании нового офиса?
— Мы стремились создать не только комфортный офис, но и экологичный. Это важно для нас как компании, которая заботится о своей команде и окружающей среде. А с учетом того, что бизнес- центр сертифицирован по BREEAM, мы были просто обязаны следовать экологичной повестке — все, что можно назвать «зеленым офисом», оказалось прописано в нашем договоре аренды: специальное освещение, датчики на воду и прочее. У нас есть также сбор батареек и пластиковых крышечек. Обязательна сортировка мусора. Переехав в новый офис, сотрудники не нашли индивидуальных мусорных корзин, даже генеральный директор. Все мусор сортируют и выкидывают в специальные корзины с четырьмя отсеками, которые стоят в нескольких локациях офиса в доступном и удобном месте. Далее утилизацией отсортированных отходов занимается управляющая компания бизнес-центра.
— Как сотрудники восприняли переезд, пришлось ли их заманивать в офис после удаленки?
— Мы активно вовлекали в процесс ремонта нового офиса тех коллег, кто потом должен был в нем работать. Конечно, не просили красить стены, а, например, предлагали придумать названия переговорных, проголосовать за дизайн рисунков для матирования стекол переговорных комнат, проголосовать за цветовые решения отдельных элементов. Делали рассылки с информацией о том, как проходит ремонт.
И, конечно, мы провели торжественное открытие с шампанским, тортом, шариками, кейтерингом.
Чтобы сотрудники хотели работать в офисе, а не дома, нам приходилось какое-то время «подкупать» их различными удобствами. Мы рассказывали о том, что в бизнес- центре есть несколько мест, где можно пообедать и поужинать, фитнес-клуб, химчистка, магазины.
Переезд в новый офис стал для нас важным этапом развития компании. Мы создали комфортные условия для работы людей и продолжаем стремиться к улучшению нашего рабочего пространства.
Беседовала Виктория Тот
