Не бывает универсального рецепта по составлению корпоративной политики. Все компании разные. Одни считают, что трэвел-политика – это документ, который может повлиять на климат в коллективе, и не хотят ни в чем ограничивать своих сотрудников. Другие ограничивают перелеты бизнес-классом и стоимость проживания в отеле. А кто-то, наоборот, прописывает
На мой взгляд, в трэвел-поли-тике важно отразить процесс бронирования билетов, гостиницы, трансфера и т. п. Есть варианты все заказывать через агентство, специально выделенного сотрудника или каждому самостоятельно, напрямую, а потом отчитываться перед компанией. Также содержание и подробность корпоративной трэвел-политики зависят и от того, как в компании организован процесс заказа поездки. Если существует трэвел-координатор, которому сотрудник говорит, что ему нужно лететь в командировку, и дальше об этом забывает практически до самого вылета, то корпоративная политика может быть простой, обозначая лишь цели, которых нужно достичь.
Если трэвел-политика сложная, например, когда билеты должны приобретаться у определенных операторов в зависимости от направления полета, или в организации много путешествующих сотрудников, то один координатор разобраться с таким количеством условий при заказе билетов и прочего не сможет. Сотрудникам также будет трудно самостоятельно заниматься подготовкой своих путешествий, им явно не захочется тратить время на изучение подобного документа. К тому же это нецелесообразно, особенно когда стоимость рабочего времени сотрудника велика. Поэтому важно при составлении политики сложного формата учесть, кто будет с ней работать и отслеживать ее соблюдение.
Например, трэвел-политика DHL очень простая. Основные пункты: при перелете до шести часов положены билеты эконом-класса, свыше – бизнес класс, вне зависимости от должности сотрудника. Также есть разграничения по стоимости проживания для разных уровней сотрудников.
Трэвел-политика должна быть исторически сложившимся документом, основанным на опыте компании. Прежде чем заняться ее написанием, я бы рекомендовал просмотреть статистику поездок, посмотреть кто, куда и зачем ездил, какую должность эти люди занимают, сколько денег сэкономит компания, если, например, запретит определенным категориям сотрудников летать бизнес-классом, как люди к этому отнесутся, и следует ли вообще вводить какие-либо ограничения.
Трэвел-политику нельзя взять и написать с чистого листа, она скорее кодификация решений, которые компания принимает по разным ситуациям, а вы сводите воедино и попутно устраняете противоречия. Например, применять ли шестичасовое ограничение на бизнес-класс ко всему полету или к каждому отрезку при перелете с пересадками? Подобные казусы как раз и необходимо прописывать в трэвел-политике.
Трэвел-политику нельзя скопировать с чужой компании. Это возможно только в том случае, если профили обеих организаций полностью совпадают. Это живой документ, в который можно вносить изменения хоть каждый день, чтобы потом не возвращаться повторно к решению одних и тех же вопросов.
Практически все трэвел-агентства предлагают помощь в анализе затрат и составлении трэвел-политики. Для этого хорошо иметь полноценную статистику ваших поездок хотя бы за год (всегда есть сезонность). Если статистики в компании нет, то агентство может предложить взять за основу трэвел-политику компании с таким же количеством сотрудников и поездок, как у вас. Можно попробовать какое-то время поработать с этим документом, а потом дополнить его новыми пунктами или переписать.
2012
