С начала 2014 года Ирина Зернова работает директором по бизнес-процессам и администрированию в России и странах СНГ компании Visa в России, до этого она трудилась во Всероссийском банке развития регионов, инвестиционном банке Morgan Stanley и Американской торговой палате.
Что и говорить — бесценный опыт и громадный багаж знаний. О том, как стать настоящим профессионалом в административной деятельности, мы и решили с ней поговорить.
Первый административный опыт – работа пионервожатой
— Ирина, вы 13 лет проработали в Американской торговой палате, шесть лет — в Morgan Stanley и год во Всероссийском банке развития регионов. Абсолютно разные компании и по бизнес-задачам, и по организационным структурам, ваши обязанности также были различны?
— В Американской торговой палате я занималась организацией мероприятий, вела переговоры с партнерами, решала вопросы маркетинга и PR, выросла до вице-президента по операционным вопросам. В Morgan Stanley шла за совершенно иным опытом — школой администрирования. Это была уникальная практика, которую редко где встретишь даже сегодня. Мне очень нравилось в этой компании, но появилась хорошая возможность поработать в российском банке, и после стольких лет в иностранных компаниях я решила попробовать себя в российской. Попробовала, и не жалею об этом опыте. Он меня закалил, сделал богаче как профессионала. И еще я поняла, что для меня главное в работе — непрерывное движение вперед и отношение компании к сотрудникам. Visa, где я работаю сейчас, современная, динамичная организация, там трудятся молодые, открытые к инновациям сотрудники, которых очень ценят в компании.
— Вы упомянули школу администрирования, которую прошли в Morgan Stanley. Где еще вы получали знания и опыт, необходимый для работы?
— Мое первое образование — педагогическое, я преподаватель английского языка. Когда встал вопрос, куда поступать, папа, поскольку был военным, захотел, чтобы я выучилась на военного переводчика. Стала заниматься английским, пошла поступать, но с первого раза не получилось. Я продолжила изучать английский и устроилась на работу в школу — стала пионервожатой. Это был хороший опыт по организации мероприятий. Я бы сказала, мой первый административный опыт. А через какое-то время стала преподавателем английского. И чтобы больше не рисковать, через год поступила на вечернее отделение института Мориса Тореза — преподавателей брали вне конкурса. Пока училась и работала в школе, давала частные уроки, поняла, что хочется чего-то большего.
— Именно тогда вы и пошли работать в Американскую торговую палату?
— Да, это был 1994 год. Собеседование со мной проводил американец, и я очень боялась, что не пойму его, поэтому инициативу взяла в свои руки и все интервью провела сама. Он мне задал первый вопрос, и я больше не дала ему говорить — сама все о себе рассказала. Меня взяли. Это была очень хорошая школа, к полученному там опыту я периодически возвращаюсь. А какие-то уроки запомнились навсегда. Например, однажды в ответ на просьбу моего на-чальника-американца я сказала «нет», на что он отреагировал так: «Сначала попытайся получить результат и только потом говори «нет». Или однажды меня попросили отправить важные письма, а я не знала, как это сделать, и отложила решение этого вопроса на потом. Когда начальник узнал об этом, он не ругал, а просто сказал: «Если не знаешь, всегда лучше спросить. Никто тебя за это не убьет». И еще один момент я запомнила: мне нужно было заказать автобус, я выбирала наилучшую по цене компанию и в результате в нескольких местах сделала заказ, затем поняла, какой выгоднее, но более дорогой не отменила. Когда мне позвонили из той компании, которая мне не подошла, было очень неловко, поскольку ее представитель стал мне объяснять, что даже если я уже не нуждаюсь в чьих-то услугах, нужно позвонить и сказать об этом.
Мы не приносим в компанию деньги, но можем их сэкономить
— Всегда ли в компаниях понимают, зачем им нужен административный директор?
— Нет. Часто люди в офисе не понимают, что за этим стоит. Им кажется, что если работает кондиционер, порядок на кухне, то больше ничего и не нужно. Но административный директор — это стратегическая позиция, которая напрямую работает с менеджментом, занимается тем, чтобы в коллективе был нормальный микроклимат.
Многие компании принимают совсем неопытных сотрудников на эту должность и потом начинаются проблемы. Скажем, переезд в новый офис. Кому-то может показаться, что достаточно взять проектного менеджера, архитекторов, строителей, и они все сделают. Но это не так. Обязательно должен быть человек, который видит всю картину целиком, со всех сторон, знает все процедуры и умеет их проходить. Да, мы не приносим в компанию деньги, но мы можем их сэкономить и даже помочь их зарабатывать.
Процедуры против хаоса
— А в чем все-таки разница в работе административного директора в западной компании и в российской?
— В российской компании всегда можно объяснить ситуацию и убедить, построить все на личных отношениях. Можешь с руководством договориться, «включить» человеческий фактор. В европейских — обычно все прописано, а следовательно, может быть только так и никак иначе. Допустим, тебе сказали, что срок три недели, — значит, три недели и ни днем больше.
В Morgan Stanley, например, в каждом офисе — не важно, в какой стране мира он расположен, — многие вещи повторяются. Даже какие кондиционеры в новом офисе нам надо установить, было понятно с самого начала проекта. Компании, которые работали на проекте Morgan Stanley, сразу сказали, что работать легко, поскольку заказчик знает, чего хочет. Как бы ни были прекрасны проектные менеджеры, кто-то должен представлять интересы компании. Например, о том, как и где пройдут кабели, сколько розеток будет на столе, чтобы потом не получилось, что все гнезда заняты и включить зарядку для телефона некуда. Да, я не инженер, но понимаю, как это должно работать, знаю, что у меня должно быть на выходе.
— Что еще важно для работы административного директора?
— Наличие прописанных процедур. Почему? Возьмем, например, такую вещь, как парковка. Почему одним положено парковочное место, а другим нет? — такие разговоры слышны очень часто. Что мы делаем для того, чтобы избежать такой конфликтной ситуации? Прописываем процедуру: у тебя такой уровень — ты имеешь парковочное место на постоянной основе, у тебя такой — используешь принцип ротации. В результате сразу понятен принцип распределения. Поэтому процедуры так важны. Если в офисе работают более 30 человек, только прописанные правила и процедуры способны защитить от хаоса.
Порядок и правила относятся ко всему: к доставке почты, тревел-политике и прочему. Благодаря этому, если в офисе нештатная ситуация, я не ищу виноватых, не наказываю их, а возвращаюсь в ту точку, где все произошло, и пытаюсь разобраться, в чем была ошибка.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.