Номинация «Самый технологичный проект». Admin Portal (Service Desk) административного отдела группы компаний «Родная Речь» на платформах Atlassian Confluence и Яндекс Почта.
Номинант: Елена Селькина, административный менеджер группы компаний «Родная Речь»:
«Мы рады представить наш проект Admin Portal, реализованный на платформах Atlassian Confluence и Яндекс Почта, который стал эффективным инструментом цифровизации и оптимизации внутренних сервисов компании. Главная цель проекта — устранить длительные переписки в электронной почте, обеспечив сотрудникам удобный и структурированный способ подачи заявок с указанием всех необходимых данных сразу на платформе Confluence.
Технологическая новизна решения заключается в уникальной интеграции возможностей Atlassian Confluence и Яндекс Почты. Confluence выступает не только как база знаний, но и как интерактивный портал для создания и маршрутизации заявок. Реализовано многоступенчатое согласование заявок — с привлечением руководителя, финансового контролера и даже членов Совета Директоров — прямо в почтовом интерфейсе, что существенно ускоряет процесс и повышает прозрачность.
Актуальность проекта обусловлена потребностью в цифровизации административных процессов в условиях гибридной работы. Наш проект способствует оптимизации коммуникаций, обеспечивая прозрачность и контроль исполнения заявок, что критично для эффективного функционирования офиса. Внедрение Admin Portal позволило сотрудникам быстро и удобно подавать заявки по широкому спектру административных услуг: от пропусков и парковки до бронирования переговорных комнат, организации мероприятий и технического обслуживания офиса. Более 2 000 заявок было обработано за период с января 2024 по октябрь 2025 года, что подтверждает востребованность и стабильность работы системы.
Эффективность проекта проявляется в сокращении среднего времени обработки заявок на 35%, практически полном устранении потерь и дублирования обращений. Автоматизация рутинных операций высвободила до 15% рабочего времени сотрудников административного отдела, что позволило повысить качество сервиса. База знаний, размещённая на платформе Confluence, содержит инструкции, схемы расположения команд, правила БЦ и другую полезную информацию, что способствует самостоятельному решению типовых вопросов сотрудниками.
Интеграция с офисной инфраструктурой реализована через корпоративную почту Яндекс Почта. Это обеспечивает бесшовную работу сотрудников с привычными инструментами без необходимости внедрения сложных сторонних систем. Такой подход особенно удобен для сотрудников с разным уровнем цифровой грамотности.
Безопасность данных обеспечивается разграничением доступа по ролям, корпоративными протоколами аутентификации и шифрованием передачи данных между системами. Все действия пользователей логируются, что гарантирует прозрачность и возможность аудита. Хранение и обработка персональных данных соответствуют требованиям законодательства и внутренним политикам компании.
Масштабируемость решения заложена в модульной архитектуре, позволяющей быстро подключать новые сервисы и расширять функционал без остановки работы системы. В январе 2026 года планируется переход на платформы Яндекс Трекер и Яндекс Формы, что обеспечит дальнейшее развитие Admin Portal.
Удовлетворённость внутренних клиентов подтверждается ростом положительных отзывов и благодарностей. Сотрудники отмечают удобство подачи и отслеживания заявок, прозрачность процессов и оперативность реакции.
Наш проект демонстрирует, что технологичные решения могут быть простыми, доступными и эффективными для всех сотрудников, независимо от уровня цифровой грамотности. Инновации в административных процессах существенно повышают комфорт и продуктивность работы офиса, а интуитивная интеграция с привычными каналами коммуникации делает сервис максимально удобным и востребованным».
