Гибкое администрирование

Александр Пахмутов пришел в «МегаЛабс», в только что созданный проект, на должность административного менеджера в 2011 году. Тогда в компании работали всего 46 сотрудников, а сегодня в ней трудится почти 300 человек, и это только в Москве, еще около сотни работают в восьми региональных офисах. Структура компании периодически претерпевает изменения, и под них, естественно, должны подстраиваться все функции, поддерживающие бизнес. Журнал «Административный директор» попросил Александра Пахмутова рассказать о том, как ему удается идти в ногу с бизнесом, своевременно и качественно осуществлять все его запросы.

 

 

 

— Александр, все знают «МегаФон» — вашу головную компанию, а в чем заключается бизнес «МегаЛабса»?

— Мы производим различные инновационные продукты для «МегаФона» и его клиентов. Например, отвечаем за альтернативный магазин приложений для смартфонов GetUpps!, «МегаФон ТВ», облачные сервисы. Также у нас есть проекты по бесконтактным платежам и стационарным платежным терминалам. Для терминалов наши специалисты разработали как программную, так и внешнюю оболочки. Один такой аппарат стоит в офисе, обратите внимание, насколько он отличается от тех, что размещены в магазинах и подъезда. У нас много интересных проектов, есть даже «МегаФон Такси».

— Ваша компания за два года по количеству сотрудников увеличилась практически в девять раз. Административно-хозяйственная служба росла такими же темпами?

— Наоборот, наше подразделение уменьшилось в несколько раз. Когда мы начинали, в службе было много сотрудников: водители, секретари, кофе-леди, несколько офис-менеджеров. Сейчас остались всего два человека — я и водитель. И мы прекрасно со всем справляемся. Водитель практически полностью работает на бухгалтерию, а я слежу и руковожу всеми процессами. Все услуги, необходимые для поддержания работы нашего офиса, мы аутсорсим. Административно-хозяйственная работа, построенная на таком организационном принципе, позволяет нам быть гибкими и полностью соответствовать всем запросам и изменениям бизнеса.

— Ваш офис находится в БЦ «Легион I». Это офис класса «А». Его техническое обслуживание вы доверили арендодателю?

— Нет, это наш поставщик. В данном направлении мы отказались от услуг арендодателя. Его система техобслуживания не такая удобная и гибкая, как нам требуется, — слишком долго обрабатываются заявки, требуется много согласований. А нам нужно, чтобы все происходило «по щелчку». Поэтому мы провели тендер и наняли компанию, сотрудники которой оказывают нам услуги не только с девяти утра до шести вечера, но в случае экстренных поломок оборудования в любое время дня и ночи. Конечно, эти услуги стоят недешево. Но чтобы как-то компенсировать высокую цену, мы договорились с провайдером, что выполнять эти работы будут утвержденные нашей компанией люди и у них будет расширенный круг обязанностей. Например, помимо регламентных и ремонтных технических работ, по нашей просьбе эти специалисты могут передвигать, собирать и разбирать офисную мебель, раскладывать стаканчики на кухнях, обслуживать кофе-машины, и прочее.

— А кто следит за порядком в офисе?

— Этим занимаюсь я. И днем и ночью ко мне либо на ресепшен приходят различные заявки. Также я регулярно хожу по офису, смотрю, что не так, проверяю работу клининга, офис-менеджеров, прошу коллег убирать со столов пустые коробки и многое другое. Следить за порядком в нашем офисе, конечно, сложно, но можно.

— Закупки тоже находятся в вашем ведении?

— Этот процесс происходит у нас централизованно, через отдел закупок «МегаФона». Но мы всегда находимся в активном взаимодействии. Коллеги к моим рекомендациям по поставщикам прислушиваются. Я ведь не только текущим партнерам могу положительные или отрицательные рекомендации давать. Общаясь с коллегами из других компаний на форумах или круглых столах, интересуюсь их опытом работы с компаниями, которые могут быть нашими потенциальными провайдерами. Это очень ценная информация.

— Можете привести пример, когда чужой опыт оказался вам полезен?

— Могу рассказать про последний конкурс на поставку офисной бумаги. В ноябре прошлого года тендер по московскому региону выиграла компания «П». Цена, которую они предложили нашему тендерному комитету, была очень привлекательная и существенно отличалась от других участников. Мы, конечно, задались вопросом по поводу столь низкой стоимости, но нас уверили, что это спецусловия, так как будет закупаться очень большой объем. А уже через месяц нам пришло письмо: «Извините, кризис. Доллар, евро растут, поэтому цена меняется». Подорожание составило почти 10%. Мы, конечно, сразу же перешли на альтернативного поставщика. Его цена по итогам тендера была выше, но в итоге оказалась ниже, чем новые цены компании «П». Я, конечно, понимал, что доллар вырос и даже был готов войти в положение этого поставщика и не судить его действия слишком строго, не вычеркивать из списка потенциальных партнеров. Но на одном из мероприятий, где представители компании «П» со сцены и в кулуарах нахваливали себя, многие мои коллеги, административные директора, резко их критиковали за некорректное участие в тендерах. Оказалось, что эта компания регулярно придерживается подобной формы участия в конкурсах, выставляя не ту цену, которую считает правильной и в которой были бы заложены все риски, а ту, которая была бы на 100% победной. А выиграв конкурс, сразу же информирует клиентов о повышении цены по не зависящим от нее причинам.

— По данным опроса, недавно проведенного нашим журналом, среди товаров, на которые с начала года поднялись цены, одним из лидеров была офисная бумага, а среди причин этого роста как раз было изменение курса доллара, вы согласны с этим?

— Возможно. Но я не понимаю, почему цена на бумагу должна увеличиваться на 10%, когда с начала года доллар вырос всего на 4%. К тому же практически всю бумагу, представленную на нашем рынке, делают в России, как это связано с долларом? Есть, конечно, австрийская, она высочайшего класса, плотная, отполирована с обеих сторон, но очень дорогая и ее редко закупают в больших объемах.

— То есть бумага российского производства все-таки отличается от иностранной?

— Да, практически вся наша бумага отполирована с одной стороны. Поэтому многие производители на упаковке рисуют стрелочки, информирующие, где находится полированная сторона листа и как этот лист правильно класть в принтер.

— Никогда не задумывалась над тем, какой стороной в принтер класть бумагу. Это действительно так важно?

— Я, конечно, сомневаюсь, что принтер сломается от того, что в него будут класть бумагу не той стороной. Кстати, у производителей много подобных «баек». Чаще всего поставщики бумаги говорят, что продукция их конкурентов очень пыльная и от этого принтеры могут выходить из строя. И заметьте, каждый производитель оргтехники рекомендует к использованию бумагу своей марки. Но уже давно всем известно, что их бумага производится в том же месте, где и обычная, только упаковка другая, фирменная. Поэтому подобные советы я воспринимаю лишь как маркетинговый ход.

— Тогда какое качество бумаги определяет ее преимущество?

— Бумага должна нравиться сотрудникам. Каких-то других, особых требований у меня нет. Толщина, текстура — на это вряд ли кто-то обращает внимание. Специфика нашего бизнеса такова, что бумагой пользуется только бухгалтерия, юристы и я. Посмотрите вокруг: у большинства сотрудников даже блокнотов и ручек нет на столах.