Smartway — онлайн-сервис для бронирования деловых поездок. Он объединяет корпоративные инструменты, необходимые для планирования и организации командировок. В какой-то момент динамично развивающейся IT-компании в связи с расширением штата потребовался более просторный офис. Журнал «Административный директор» попросил административного директора компании Анастасию Доронину и Евгения Златина, главного архитектор, партнера компании G5 ARCHITECTS, рассказать о том, как создавался новый офис.
Корр.: Чем была вызвана необходимость переезда в новый офис?
Анастасия Доронина: Поиск нового офиса для нашей компании — не история одного дня или месяца. Вопрос возник примерно за год до переезда. Но так как не было острой необходимости в переезде на тот момент, процесс поиска и отбора помещений был вялотекущим. Однако в августе 2019 года все изменилось: численность персонала начала расти с каждым днем. За полтора месяца в команду было принято более 10 сотрудников, и ютиться в «четырех стенах» стало сложно. К тому же большая часть сотрудников активно общалась с клиентами по телефону, в какой-то момент они просто перестали слышать себя и абонентов на другом конце линии из-за постоянного шума и гула.
Помимо нехватки пространства в основной части офиса, когда свободного места было настолько мало, что приходилось временно пересаживать сотрудников в переговорные комнаты, мы столкнулись с нехваткой мест на кухне. В компании не существовало определенного перерыва на обед. Но как правило, большинство ребят предпочитали делать это в промежутке с 12:00 до 14:00. В это время на кухню было невозможно зайти даже для того, чтобы просто сварить себе кофе «на вынос», не говоря уже о том, чтобы сесть за стол и спокойно там его выпить.
Существовал еще целый список нюансов, который сподвиг нас на переезд. Например, проблемы с вентиляцией и банальное отсутствие нормальной канализации в офисе, кухня была без раковины, а санузел — общий, в коридоре бизнес-центра.
Корр.: Каковы основные параметры подбора нового пространства?
А.Д.: Главным критерием при поиске нового офиса была локация. Мы привязаны к нашему району по многим причинам. Также площадь — не менее 300–400 кв. м. Но самое главное, мы искали комфортный open space. Мы не хотели отдельных кабинетов для руководителей, важно, чтобы все сидели в одном пространстве. Единственные стены, которые мы могли себе позволить — перегородки между переговорными комнатами, в санузлах и кухне. Новый офис должен был стать большим, светлым, с большим количеством окон, минимумом стен, а лучше вообще без них.
Корр.: Какие задачи ставили архитекторам?
А.Д.: Им нужно было создать не просто уютный офис, но и сделать его супер-функциональным. Нам были необходимы просторная кухня, несколько переговорных комнат, зона отдыха и место для хранения архива, бумаг, лишней техники и кучи разных странных технических штук, которые есть в каждой компании. Еще нам требовалось дополнительное свободное место для рабочей зоны на случай увеличения персонала.
Так как в новом офисе мы не планировали перегородки между столами, то понимали, что может быть довольно шумно. Поэтому нужно было расставить столы таким образом, чтобы рабочие группы (отделы) продолжали сидеть рядом и могли взаимодействовать, но при этом и не мешали друг другу.
Помимо вышеперечисленного мы хотели сделать отдельную тихую зону, не выстраивая дополнительных стен, где разместились бы сотрудники, которым необходимо работать в тишине.
Что касается цветовых решений — за основу были выбраны цвет дерева, серый, графит, черный и красный. Почему такой выбор? Красный — наш корпоративный цвет, а остальные цвета родились из-за черного потолка, который нам достался по наследству от предыдущих арендаторов. В итоге получился довольно стильный скандинавский стиль, который мы потом немного разбавили цветными элементами.
Корр.: Как выбирали подрядчика по строительству?
А.Д.: С выбором подрядчика получилось проще, чем с выбором самого офиса. Ранее архитектурное бюро G5 ARCHITECTS реализовало личный проект нашего генерального директора. Все работы были выполнены качественно, сроки соблюдены, таким образом G5 ARCHITECTS завоевало доверие и без сомнения стало нашим подрядчиком.
Корр.: Какими технологическими и архитектурными, дизайнерскими решениями отличается новый офис от старого, от офисов конкурентов?
А.Д.: Наш офис получился очень необычным, он вызывает восхищение гостей компании. Однозначно «звездой» офиса стали зона отдыха и многоуровневый подиум, где мы разбросали кучу подушек, с которыми можно пообниматься или просто на них поваляться.
Я уже говорила ранее, что офис должен быть функциональным. Так вот, этот подиум внутри пустой, и в нем мы храним архив, коробки с различным офисным хламом и даже двухметровую елку, которую мы достаем раз в год. Данное решение позволило нам существенно сократить количество шкафов. А еще в этой зоне расположились три кресла-шара, в которых, как в «домике», можно спокойно отдыхать или работать.
Совсем недавно у нас в зоне отдыха появилась огромная плазма, там мы любим проводить видеоконференции с нашим пензенским офисом, а в свободное время смотреть все вместе фильмы.
Все зоны в офисе получились очень крутыми! Яркая стильная кухня с панорамными окнами, переговорные комнаты со стеклянными перегородками и дверями, а также фотообоями в стиле поп-арт. Всего у нас три переговорные комнаты, каждая имеет название согласно изображению на стене: Гагарин, Дарвин и Эйнштейн.
В новом офисе много живых цветов, которые помогают сохранять воздух чистым. Рабочие зоны разделены стеллажами, в них вставлены кубы для хранения личных вещей.
Главная особенность нового офиса — огромные панорамные окна. Летом в офисе практически не нужно включать искусственный свет. А если солнце будет мешать, то на окнах есть рулонные шторы в цвет ковролина.
Невероятно красивыми получились новые санузлы. Декоративная серая штукатурка на стенах, раковины из натурального камня, деревянная столешница, большие круглые подвесные зеркала в металлической черной раме на кожаных ремнях. Это одно из главных отличий нашего офиса от других. А дополняет этот антураж полумрак из-за точечного света, который дают потолочные споты, небольшие растения в белых горшках около раковин и аромамасла одной известной израильской парфюмерной компании. Думаю, вы понимаете теперь, какое мое самое любимое место в офисе?
Во входной зоне у нас вместительный гардероб, стойка ресепшена, а еще лифтовой холл нашего этажа расписан граффити с тематикой, которая отражает суть деятельности нашей компании. Офис оборудован всем необходимым с технической точки зрения: отличная вентиляция, кондиционеры, увлажнители воздуха.
Корр.: Что в проекте было самым сложным?
А.Д.: Сроки. Как только мы нашли подходящий офис, сразу написали уведомление в управляющую компанию о переезде. И начался квест под названием «сделай ремонт с нуля за три месяца и не умри».
Должна отметить, что офис в формате «полный open space» мы так и не нашли, поэтому первый этап ремонта заключался в демонтаже всех имеющихся стен нового пространства. А это шумные работы и первые проблемы. Соседи сверху и снизу работают по стандартному графику с 9:00 до 18:00, они были не готовы терпеть шумные работы в дневное время. Поэтому весь демонтаж происходил в ночное время, что затормозило все намеченные сроки. Еще один фактор, повлиявший на скорость ремонта, — множество согласований с управляющей компанией. Все только в письменной форме, без визы генерального директора управляющей компании мы не могли даже пальцем пошевелить. Но немного дипломатии, папка служебных записок — и дело сдвинулось с места.
Лично для меня как административного звена во всей этой истории самое сложное было находиться на связи 24/7. Ремонт требовал полной включенности, но помимо него в офисе оставалось много других незакрытых задач. И я хочу поблагодарить нашего подрядчика и его команду за отзывчивость, быстроту реакции и взаимовыручку.
Честно признаюсь, с самого начала мне все это казалось кошмаром, ведь это мой первый опыт ремонта в офисе, да и еще такого масштаба. Увидев горы строительного мусора после демонтажа, я думала только об одном: почему это происходит со мной? Но спустя неделю я втянулась в процесс, и ремонт стал казаться даже увлекательным. Однако сроки все равно продолжали гореть. В какой-то момент было принято решение работать в прямом смысле 24/7 в несколько смен. Честно, я не представляю, как ребята справились с этим объемом в такой короткий промежуток времени, но главная задача была выполнена — мы переехали в срок!
Корр.: Принимались ли во внимание пожелания сотрудников?
А.Д.: Пожелания сотрудников были учтены изначально при выборе офиса. Но удовлетворить все «хотелки» невозможно. Одним из главных пожеланий было наличие нормальной, настоящей посуды и заварочных чайников для чая. Как я уже рассказывала, в старом офисе не было своей канализации, а это значит — отсутствие раковины на кухне, поэтому мы были вынуждены пить и есть из одноразовой посуды, а чай покупать только в пакетиках. В новом офисе все совершенно по-другому! Там, как дома: металлические приборы, стеклянная посуда и, конечно же, разнообразие листового чая, который удобно расфасован в специальные стеклянные баночки. А еще в новом офисе мы поставили посудомоечную машину, что, несомненно, улучшило качество жизни в офисе. Сотрудникам не нужно тратить часть своего обеденного времени на мытье посуды. Поел, убрал в посудомойку, на следующий день достал чистую посуду и все без лишних усилий.
Продолжение статьи доступно только подписчикам.