Экономия в моменте

Каждый сотрудник АХС, а уж тем более административный директор с опытом работы когда-либо сталкивался с сокращением затрат в своей службе. Когда руководство компании заявляет о том, что наступают тяжелые времена, сразу становится понятно: первое, что бизнес начнет сокращать, — это затраты на административную поддержку и персонал support-подразделений.

 

Руководство компании готово снижать затраты на все, главное — сохранить бизнес. И порой в компании может остаться один административный директор или в лучшем случае в паре с офис-менеджером. В такие моменты административный директор бессилен. Сокращают поддерживающие подразделения, так как «производство» сокращать нельзя — оно приносит прибыль. Руководство твердо уверено, что лучше сократить трех секретарей, чем одного инженера. Плюс сотрудники и партнеры говорят: «Мы сами можем себя обслуживать, а совсем сложные задачи отдадим на время на аутсорсинг, мы спокойно обойдемся без кофе и чая и прочего».

Хорошо, если история такого рода закончится на самостоятельной закупке канцтоваров и продуктов. Однако коллеги считают, что важные технические моменты по обслуживанию офиса также можно решить без какого-либо специального персонала: «Ничего же не течет? Вот и хорошо!» Увлекшись такого рода
рассуждениями, руководство компании может «свалиться» в процесс, который называется «неоправданная экономия». И когда от административного директора в течение двух-трех дней требуют принести стратегию сокращения административно-хозяйственных затрат на 50%, а порой и больше, может наступить паника…

Как в процессе сокращения не сократить то, что жизненно необходимо

Как объяснить руководству компании, что «неоправданная экономия» — один из стратегических рисков компании? В наше время редко найдется компания, которая не упражняется в стратегии рисков. Совместные брэйн-штормы по управлению рисками — это уже привычные мероприятия в бизнес-среде. Но, к сожалению, административного директора редко приглашают на такие собрания — и это ошибка руководства компании, так как риски, которыми управляет административный директор, достаточ-
но серьезные. И в этот период административному директору очень важно донести до руководства компании, что негативные последствия «неоправданной экономии» могут быть огромными. И первое, на что следует обратить внимание, — это риск от неоправданного сокращения затрат на административно-хозяйственные нужды. Что именно мы сокращаем? Какие риски несет в себе «неоправданное сокращение» затрат на АХС-нужды? Какие доводы необходимо предоставить руководству?

1. Сокращение объема закупок товаров или цен на них не всегда приносит желаемый результат

Каждый офис имеет определенные запасы. Закупки на АХС-нужды не исключение. Когда мы говорим о сокращении затрат, то в первую очередь думаем о снижении складских запасов, во вторую — о снижении объема закупок и в последнюю — об отказе от каких-либо товаров. Например, в период кризиса многие компании отказываются от закупок лимонов, чая, кофе. Некоторые ставят в офисе платные автоматы. Кто-то пересматривает ассортимент товаров, которые исключить из закупок полностью никак нельзя. Другие компании начинают закупать дешевые ручки, офисную бумагу и прочие товары, невзирая на ухудшение качества продукции.

Неопытный административный директор, пытаясь угодить руководству, снижает такого рода затраты до минимума, либо вообще перестает закупать какие-либо позиции, либо заменяет необходимые товары дешевыми аналогами. Результатом этого процесса станет экономия в моменте.

Но если рассмотреть данный процесс в перспективе, то такая экономия является недальновидной.

Рассмотрим риски:

— Потеря лояльности персонала компании. Сотрудники достаточно чутки к изменениям в офисе, каждое движение руководства рассматривается внимательно и с пристрастием, поэтому «пропажа» из обычного рациона сотрудников части продуктов, услуг может привести к потере лояльности. Компания не выполняет свои обязанности перед персоналом — это достаточно серьезный повод для обиды и «слухов» о нестабильности бизнеса, которые могут выйти за пределы офиса. С другой стороны, уже нет повода доказывать, что дополнительные «вкусняшки» в офисе приводят к увеличению работоспособности персонала.

— Дополнительные внеплановые закупки необходимых товаров, так как из-за низкого качества товары чаще выходят из строя.

Пример А. Компания закупала 100 ручек в месяц по цене 20 рублей за штуку, ручки не ломались и служили два месяца. Затраты ежемесячно составляли 1000 рублей. При сокращении затрат было принято решение закупать ручки худшего качества, но дешевле на 25% — по 15 рублей за штуку. Экономия по плану должна была составить 250 рублей в месяц. Однако дешевая ручка ломалась уже через две недели. Результат: закупка ручек стала происходить чаще (раз в две недели), что увеличило расход за два месяца на 100 ручек. Бюджет на месяц составил 1500 рублей.

Пример Б. Компания закупала дорогую трехслойную туалетную бумагу. В целях сокращения затрат решили закупать двухслойную бумагу — цена за рулон была меньше, однако и метраж бумаги в рулоне оказался меньше. Как результат: увеличение расхода рулонов в день
и, соответственно, увеличение бюджета, а не сокращение.

Пример В. Не секрет, что некачественные расходные материалы — причина внепланового ремонта оргтехники. Компания закупила некачественную бумагу для принтеров. В итоге ремонт обошелся в серьезную сумму.