Эффективная оптимизация

Уже четыре года Татьяна Гавричкина руководит административным отделом AFI Development, отвечая за обеспечение жизнедеятельности всех офисов, а также других объектов, находящихся в управлении компании. Мебель, канцтовары, продукты питания, вода, кондиционирование, вентиляция, корпоративные автомобили, связь, IT, ресепшен, архив, тревел, страхование недвижимости и многое другое требуют ее заботы и ежедневного внимания. Журнал «Административный директор» встретился с Татьяной и попросил ее рассказать о работе, столь разнообразной по специфике административно-хозяйственных задач.

 

 

— Татьяна, кто самый главный сотрудник в вашей компании? В IT-компаниях особенно ценят IT-инженеров, в фармацевтических — медицинских представителей, а у вас?

— В AFI Development, как и в других иностранных компаниях, все сотрудники важны, но, конечно, бэк-офис создает максимально комфортную обстановку для людей, занятых в основном бизнесе компании — девелопменте. Это и те, кто разрабатывает новые проекты, и те, кто реализует уже имеющиеся, в частности сотрудники, занимающиеся различными согласованиями, инженеры, службы контроля над строительством и все остальные, без кого была бы невозможна эффективная работа компании. Наши строительные офисы живут немного обособленно, но даже являясь отдельными юридическими лицами, они — часть общих процессов. И мы из центрального офиса обеспечиваем их всем необходимым, согласовываем расходы и приобретения, тем самым соблюдая оптимальность и эффективность. Мы всегда руководствуемся разумностью требований бизнеса: иногда как исключение из правил организуем немедленные и срочные поставки или задаем дополнительные вопросы и делаем вывод, что запрос в администрацию не имел оснований.

— Насколько люди на строительных объектах притязательны?

— Когда как: одному подавай чистящую машину для обуви, другого не устраивает вентиляция во временном офисе и прочее. Конечно, все зависит от персоналий, и в первую очередь от руководителя проекта, на которого равняются остальные сотрудники. Расположение объекта также диктует определенные условия, на стройке машинка для чистки обуви является не роскошью, а необходимостью — после визита на объект обувь требует дополнительной чистки, даже если это штаб строительства, а не центральный офис.

— Ваши строительные офисы находятся в разных районах Москвы и Московской области, поддерживать их работу на административном уровне непросто, как и контролировать. Какие решения, на ваш взгляд, упрощают взаимодействие центрального аппарата и удаленных объектов?

— Безусловно, высокую важность имеет выстроенная система процедур, регламентов, правил. В то же время, как все знают, лучше один раз обсудить вопрос при личном общении или по телефону, чем полдня переписываться по электронной почте. И в этом оптимизировать работу нам помогают системы видеоконференцсвязи, установленные в центральном офисе и на объектах.

Первоначально наша задача заключалась только в том, чтобы наладить конференцсвязь между кабинетом руководителя и переговорной на другом этаже с возможностью подключаться к разговору без акцепта из переговорной, с обеспечением видео только в кабинете. Skype не рассматривался, так как не решал поставленную задачу, к тому же мы опасались его частых сбоев в работе. В процессе проработки проекта добавились требования по организации аналогичной связи с переговорными на объектах — в штабах строительства. Кроме того, на монитор-телевизор в кабинете руководителя потребовалось дополнительно вывести видео с внешних камер наблюдения, установленных на нескольких стройплощадках и обеспечивающих просмотр ведущихся работ. В результате задача из несложной и не требующей большого вложения средств, переросла в очень непростую.

Скажу честно, платить миллионы рублей за те решения, которые нам предлагали некоторые компании, специализирующиеся на подобной связи, мы считали нецелесообразным по нескольким причинам: штабы строительства — временные объекты, зачем там устанавливать столь дорогостоящее оборудование? Конференцсвязь предназначалась в основном для использования во время совещаний, а не постоянно, что также подтверждало неэффективность вложения больших денежных средств в ее организацию.

Поэтому была поставлена цель найти более простое, дешевое, но не менее эффективное решение. И у нас все получилось — мы построили видеоконференцсвязь на базе оборудования и ПО компании Polycom, что оказалось практически в десять раз дешевле специализированных систем, но отвечало всем потребностям наших бизнес-структур. Трудности, конечно, поначалу были. Связь иногда пропадала, наладка оборудования потребовала от сотрудников IT дополнительных знаний, но сегодня все работает без проблем.

Таким образом, мы не только реализовали желание генерального директора быть в курсе строительства и участвовать в переговорах, но и решили проблему с еженедельными совещаниями. Теперь половина нашего центрального офиса уже не уезжает на полдня на объект, например в Одинцово, а использует переговорную комнату с видеоконференцсвязью. Помимо экономии времени реализация этого проекта решила острый вопрос с обеспечением транспортом команды сотрудников (обычно не менее 10 человек), регулярно выезжающей на такие совещания. Потребность в специальном автобусе отпала.

Конечно, профессиональные технические решения по видеоконференцсвязи имеют ряд значительных преимуществ по сравнению с системой, реализованной нами. Но, скорее всего, в нашем случае эти преимущества не были бы востребованы, а платить за то, что не требуется, — не наш принцип.

— IT редко находится в подчинении административного директора. Наверное, непросто руководить таким отделом?

— У меня диплом инженера-электрика со специализацией по биомедицинской электронике и охране среды. Управление IT-отделом стало тем самым challenge, который был мне очень интересен. На мой взгляд, данный отдел не должен подчиняться напрямую генеральному директору, конечно, если это не бизнес компании. Это такой же сервис для внутренних клиентов, хоть и более емкий по человеческим и финансовым ресурсам. Зачем руководителю тратить время на решение вопросов из разряда: каким именно каналом следует соединять офисы и т. п.

— Что самое сложное в управлении IT-отделом?

— Непросто внедрять политики и проводить тендеры по приобретению компьютерной и оргтехники. Продукты на данном рынке постоянно обновляются, сложно уследить за новинками и ценовыми изменениями. Появляющиеся новые модели могут не отвечать нашим потребностям и ценовой политике, поэтому составленных ранее тендерных заданий не хватает и на полгода: либо какое-то оборудование технически устарело, либо его сняли с производства. Мы находимся в вечном тендере.

— А управлять сотрудниками IT-отдела просто?

— В нашем случае есть некоторые сложности с клиентоориентированностью работников IT-отдела. Но мы работаем над этим, и изменения уже отмечены сотрудниками компании. Как технически грамотный человек, в прошлом имеющий опыт работы с компьютерной техникой, я постоянно ставлю айтишникам нестандартные задачи, решение которых помогает им быть подготовленными к аналогичным вопросам от внутренних клиентов и предоставлять сервис на должном уровне. Как с продвинутым пользователем со мной сложно спорить и трудно ввести в заблуждение — это помогает в работе. Однако профессионалов нужно ценить, и с некоторыми их специфическими особенностями приходится мириться. К тому же на позиции, например, системного администратора коммуникации с внутренними клиентами, по моему мнению, не являются основным критерием оценки работы.

— Специфика деятельности AFI Development такова, что без большого количества бумаги не обойтись. Каковы пути оптимизации в этом направлении?

— Наша компания действительно тратит очень много бумаги и расходных материалов, поэтому мне постоянно приходится думать об оптимизации в этом направлении. Какое-то время назад мы оценили экономичность нашей печати, изучили статистику и выяснили, что сотрудники в большинстве случаев печатали документы в цвете, причем без всякой необходимости. Была проведена определенная работа, и сейчас на всех МФУ по умолчанию стоит черно-белая печать. Когда человеку действительно необходимо что-то распечатать в цвете, он должен заранее вручную выбрать необходимую опцию для печати.