Единый счет за автопарк

Здравствуйте, я работаю в крупной международной фармацевтической компании в городе Барнауле. В качестве служебного автомобиля наши медицинские представители используют Volkswagen Polo. Мы никак не можем заключить договор на ремонт автомобилей между официальным дилером Volkswagen в Барнауле и нашей компанией, а до Новосибирска, где есть договор с дилером, ехать более 200 км. Поэтому, когда необходимо произвести ремонт автомобиля, мы делаем это за наличный расчет, что очень неудобно. Подскажите, пожалуйста, как аналогичные вопросы решаются в других компаниях?

Сергей М., Барнаул

 

Большинство крупных компаний, которые эксплуатируют служебные автомобили на территории нашей страны, сталкиваются с проблемами при организации их обслуживания по безналичному расчету. Обычно это связано со следующими факторами:

1. Отсутствие достаточного количества контрагентов, которые готовы работать по безналичному расчету.

2. Неготовность контрагентов работать на условиях заказчика: большая отсрочка платежа, жесткие условия сотрудничества по договору.

3. Невозможность контрагента соответствовать требованиям заказчика: например, по форме собственности (ИП, частая смена форм собственности), порядку предоставления финансовой отчетности (невозможность своевременного предоставления закрывающих документов).

4. Слишком большое количество контрагентов, при котором процедура «заведения» нового поставщика в базу сопряжена со множеством согласований и длительными временными задержками.
5. Невозможность быстрого заключения договора с новым контрагентом или быстрого изменения условий работы с текущим из-за сложной внутренней процедуры согласований.

В большинстве случаев именно из-за вышеописанных факторов многие крупные компании или заключают договоры на ремонт и техническое обслуживание автомобилей на условиях контрагента, которые заведомо неудобны и невыгодны, либо при заправке топливом служебных автомобилей и их ремонте используют наличные деньги.

Ситуация может серьезно обостриться, когда основной бизнес компании приступает к быстрой экспансии в новые регионы, при этом хозяйственные службы, в том числе транспортный отдел, не успевают организовать качественный сервис для сотрудников в нужных городах, так как сроки заключения договоров с сервисами могут достигать двух-трех месяцев. И все это время сотрудники обслуживают автомобили за наличные средства, что крайне неудобно как им самим, так и компании.

По моему опыту, для эффективной работы транспортного отдела с количеством автомобилей в парке от 150 единиц необходимо иметь более 100 рабочих договоров с различными поставщиками в разных регионах страны. При этом по большинству из договоров количество транзакций может не превышать пяти в год, а сумма — 100 тысяч рублей.

Что такое услуга «Единый счет» для корпоративного автопарка?

Одним из вариантов решения задачи по внедрению в компании безналичной формы оплаты по всем расходам на корпоративный автопарк может стать услуга «Единый счет». Ее суть в том, что компания заключает агентский договор на обслуживание своего автопарка с единым поставщиком, который оказывает ей услуги по всей территории России при помощи своих подрядчиков. В результате заказчик по итогам месяца получает всего один счет абсолютно за все услуги и товары, которые в этот период приобретались для автопарка.

Набор услуг может включать различные сервисы:

— ремонт и ТО (договоры со станциями технического обслуживания);

— администрирование счетов (контроль стоимости и своевременности проведения ТО, ведение базы данных);

— шинный сервис (закупка шин, организация шиномонтажа и сезонного хранения);

— диагностические карты;

— топливная программа;

— доставка автомобилей (договоры с автовозами и перегонщиками);

— стоянка (договоры с автостоянками в различных регионах);

— помощь на дороге;

— продажа автомобилей (договоры с автоаукционами и trade-in-площадками);

— круглосуточный кол-центр;

— урегулирование страховых случаев.

Как формируется стоимость услуги «Единый счет»?

Как правило, услуга «Единый счет» формируется одним из четырех способов:

1. Ежемесячная абонентская плата. Заказчик оплачивает регулярно одинаковое ежемесячное вознаграждение за каждый автомобиль, который подключен к услуге, а счета от подрядчиков перевыставляются «один в один» без каких-либо наценок.

2. Сервисный контракт. Одинаковый ежемесячный платеж, в который входят все услуги (аналог лизингового платежа — без учета финансирования).

3. Стоимость за обращение. Заказчику перевыставляется счет от подрядчика «один в один», плюс согласованная в договоре стоимость за оказание конкретной услуги.

4. Процент от заказа-наряда. К стоимости, указанной в заказе-наряде, прибавляется согласованный в договоре процент.

Почему это выгодно? Эффект больших цифр

В больших городах, таких как Москва и Санкт-Петербург, а также в крупных региональных центрах (Краснодар, Казань, Новосибирск и другие) большие компании обычно эксплуатируют много автомобилей. В этих городах существует конкуренция среди сервисных станций, они борются за клиента, поэтому больших сложностей с эксплуатацией машин там не возникает. А вот в небольших городах, где, как правило, компании эксплуатируют один-два автомобиля, ситуация иная. Официальные дилеры чаще всего представлены в единственном числе и занимают монопольное положение. В связи с этим компании не имеют возможности работать на условиях стандартного для них договора с нужной отсрочкой платежа, скидками на обслуживание и прочим.

Подрядчики, которые предоставляют услугу «Единого счета», решают все эти проблемы за счет объемов заказов. Они консолидируют парки своих клиентов и тем самым добиваются большей «гибкостью» при заключении договоров, более выгодных условий и скидок. Таким образом, перейдя на обслуживание по «Единому счету», компания может сократить расходы на свой автопарк на 5—15%.

Процедуры согласования и заключения договоров

Обычно в крупных компаниях существует много правил и требований при заключении договоров с поставщиками. Необходимо проведение тендеров с подключением отдела закупок, подписание любого соглашения (договор, приложение, дополнительное соглашение и прочее) происходит через долгую процедуру согласования, требуется большой комплект документов от исполнителя (финансовая отчетность, уставные документы и прочее), оплата счетов возможна только после предоставления оригиналов документов (невозможность работать по скан-копиям). Таким образом, по нашим подсчетам, один человек может администрировать не более 80 контрактов.

Если эти услуги оказываются профессиональным провайдером, то один человек администрирует 150—200 контрактов, а на заключение нового договора уходит не более 14 календарных дней (в случае крупной корпорации этот период может составлять до четырех месяцев).

Управление денежным потоком

При оказании услуги «Единый счет» провайдер консолидирует все обращения в течение отчетного периода, а затем выставляет один счет в конце месяца, куда включены все услуги с полной детализацией. Некоторые провайдеры на оплату счета по договору готовы предоставить 30 календарных дней. Таким образом, заказчик получает совокупную отсрочку платежа за оказанные услуги в 60 дней, соблюдает корпоративные требования по срокам оплаты и баланс денежного потока в компании. Редко какой региональный поставщик даст такую отсрочку платежа.

Наличные деньги

С помощью данной услуги компания может избавиться от наличных расходов при эксплуатации служебных автомобилей. Чем плохи наличные расходы:

1. Невозможно контролировать полноту оказанных услуг.

2. Если работы оказаны и уже оплачены, но при проверке транспортной службой обнаружена ошибка в стоимости, ее сложно исправить.

3. Если в документах не выделен НДС, его невозможно принять к «зачету», а это потеря 18% от стоимости услуг.

4. Если финансовые документы оформлены не на компанию, а на сотрудника, который пригнал автомобиль в ремонт, или в них допущены ошибки — затраты невозможно списать на производственные расходы, тем самым уменьшив налогооблагаемую базу для налога на прибыль.

5. Большие административные затраты на проведение авансовых отчетов по наличным затратам. По нашим расчетам, они занимают в 1,5—2 раза больше времени, чем простая транзакция по безналичной оплате.